Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Z przepisu tego wynika, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 powołanej ustawy.
Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy koszt poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
Niewątpliwie wydatki na firmowy samochód spełniają te warunki. Jednak z uwagi na fakt, iż najczęściej ich wartość przekracza 10 000 zł nie można ich jednorazowo zaliczyć do kosztów a poprzez odpisy amortyzacyjne.
Tym samym samochody o wartości przekraczającej 10 000 zł należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych i amortyzować. Wynika to z faktu, że – w myśl ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) – środkami trwałymi są składniki majątku firmowego przeznaczone do użytkowania przez okres dłuższy niż jeden rok, wykorzystywane na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.
W przypadku nabycia pojazdu, którego wartość początkowa nie przekracza 10 000 zł, przedsiębiorca ma możliwość wyboru sposobu rozliczenia wydatku – może zaliczyć go jednorazowo rozliczyć w kosztach (zaliczając bezpośrednio do kosztów albo poprzez jednorazowy odpis amortyzacyjny) lub wprowadzić samochód do ewidencji i dokonywać odpisów amortyzacyjnych w czasie. Natomiast W przypadku samochodów droższych (powyżej 10 000 zł) ustawodawca nie przewiduje wyboru – muszą one zostać wprowadzone do ewidencji środków trwałych, a ich wartość rozliczana jest stopniowo poprzez amortyzację.
Ustalenie wartości początkowej
Za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania.
Zawarty w ustawach podatkowych katalog wydatków związanych z zakupem ma charakter otwarty. W szczególności zawiera on koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji. Cenę nabycia pomniejsza się o podatek od towarów i usług, z wyjątkiem przypadków gdy zgodnie z odrębnymi przepisami nie stanowi on podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.
A zatem do kosztów związanych z zakupem są zaliczane nie tylko koszty związane z zakupem środka trwałego od sprzedawcy, ale także związane z jego zakupem wydatki dokonane do dnia przekazania go używania. W związku z powyższym należy uznać, że wszystkie poniesione wydatki do dnia przekazania do użytkowania wydatki zwiększają cenę nabycia samochodu, tym samym jego wartość początkową.
Cena promocyjna: 49.8 zł
|Cena regularna: 249 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 49.8 zł
Stawka amortyzacji
Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik jest zobowiązany do wprowadzenia do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, którego wartość przekracza 10 000 zł – w kwocie netto w przypadku czynnych podatników VAT lub brutto w przypadku podatników zwolnionych z tego podatku. Taki pojazd powinien zostać objęty amortyzacją, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o PIT.
Przedsiębiorca ma możliwość wyboru jednej z dwóch metod amortyzacji, zależnie od charakteru pojazdu:
- metoda liniowa – stosowana w przypadku samochodów nowych; okres amortyzacji wynosi 5 lat (60 miesięcy), przy zastosowaniu stawki 20 proc. wynikającej z wykazu stawek amortyzacyjnych,
- metoda z indywidualną stawką amortyzacyjną – możliwa do zastosowania w przypadku samochodów używanych, które przed nabyciem były eksploatowane przez co najmniej 6 miesięcy; wówczas roczna stawka amortyzacji może wynosić 40 proc., co pozwala na skrócenie okresu amortyzacji do 2,5 roku.
Ograniczenie w zaliczaniu do kosztów
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę 225 000 zł – w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym oraz 150 000 zł – w przypadku pozostałych samochodów osobowych.
Przykład: Przedsiębiorca nabył samochód osobowy o wartości 200 000 zł netto i stosuje amortyzację liniową według stawki 20 proc. rocznie (okres amortyzacji 5 lat).
Roczny odpis amortyzacyjny wynosi: 200 000 × 20 proc. = 40 000 zł.
Miesięczny odpis amortyzacyjny: 40 000 zł ÷ 12 = 3 333,33 zł.
Ponieważ wartość samochodu przekracza ustawowy limit 150 000 zł, do kosztów podatkowych można zaliczyć jedynie 75 proc. odpisu (150 000 / 200 000).
Oznacza to, że: Rocznie do kosztów trafi 40 000 × 0,75 = 30 000 zł, a miesięcznie przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów 3 333,33 × 0,75 = 2 500 zł.
W efekcie, przy samochodach o wartości przekraczającej 150 000 zł, część odpisów amortyzacyjnych przypadająca na nadwyżkę ponad ten limit nie stanowi kosztu uzyskania przychodu i nie wpływa na obniżenie podstawy opodatkowania.
Leasing operacyjny
Leasing operacyjny jest jedną z najczęściej wybieranych form finansowania samochodu w działalności gospodarczej. Jego popularność wynika przede wszystkim z prostoty rozliczeń, elastyczności umowy oraz korzystnych skutków podatkowych. W przeciwieństwie do zakupu pojazdu na własność, w leasingu operacyjnym samochód pozostaje własnością finansującego (leasingodawcy) przez cały okres trwania umowy, a przedsiębiorca – korzystający z pojazdu (leasingobiorca) – uzyskuje prawo jego używania w zamian za opłacanie rat leasingowych.
Zgodnie z przepisami ustawy o PIT (art. 23b ustawy o PIT) leasing operacyjny ma miejsce wtedy, gdy:
- umowa leasingu została zawarta na czas oznaczony,
- okres jej trwania stanowi co najmniej 40 proc. normatywnego okresu amortyzacji środka trwałego (dla samochodów osobowych – minimum 2 lata),
- suma ustalonych w umowie opłat, pomniejszona o należny podatek VAT, odpowiada co najmniej wartości początkowej przedmiotu leasingu.
Po zakończeniu umowy leasingobiorca może wykupić samochód na własność – z reguły po symbolicznej cenie wykupu ustalonej w umowie – lub zwrócić go leasingodawcy i zawrzeć nową umowę na inny pojazd.
W leasingu operacyjnym samochód nie stanowi środka trwałego leasingobiorcy, a więc nie podlega amortyzacji w jego ewidencji. Całość opłat leasingowych (raty, czynsz inicjalny, opłaty manipulacyjne) stanowi koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem że samochód wykorzystywany jest w działalności gospodarczej.
Zobacz również: Darowizna poleasingowego auta pozwoli uniknąć podatku
Do kosztów zalicza się:
- czynsz inicjalny (opłatę wstępną) – jednorazowo lub proporcjonalnie do okresu trwania umowy,
- raty leasingowe – w części stanowiącej spłatę wartości samochodu oraz w części odsetkowej,
- inne opłaty wynikające z umowy leasingu, np. prowizje, ubezpieczenia czy opłaty manipulacyjne.
W przypadku samochodów osobowych obowiązuje jednak limit kosztów uzyskania przychodu – analogiczny jak przy amortyzacji pojazdu będącego własnością podatnika. Oznacza to, że wydatki z tytułu leasingu dotyczące samochodu o wartości przekraczającej 150 000 zł (lub 225 000 zł w przypadku pojazdu elektrycznego) mogą być zaliczone do kosztów podatkowych tylko proporcjonalnie do limitu.
Przykład: Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT zawarł umowę leasingu operacyjnego na samochód osobowy o wartości 180 000 zł netto. Umowa została podpisana na okres 36 miesięcy, a miesięczna rata leasingowa wynosi 3 500 zł netto + 23 proc. VAT (805 zł). Samochód wykorzystywany jest zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, dlatego przedsiębiorca odlicza jedynie 50 proc. VAT.
Wartość pojazdu przekracza ustawowy limit 150 000 zł, dlatego do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć jedynie część wydatków odpowiadającą proporcji:
180 000+20.700 (50 proc. vat)=200 700zł
150 000/200 700 = 0,74738, czyli 74,74 proc.
Zatem miesięczny koszt uzyskania przychodu z tytułu raty leasingowej wyniesie:
3.500+402,50 = 3 902,50zł
3 902,50 x 74,74 proc. = 2 916,73zł jest kosztem uzyskania przychodu, zaś 985,77 nie stanowi kosztu.
Leasing operacyjny to rozwiązanie, które pozwala przedsiębiorcy korzystać z samochodu bez konieczności angażowania dużych środków finansowych na początku inwestycji, a jednocześnie umożliwia bieżące zaliczanie opłat leasingowych do kosztów uzyskania przychodu. Dodatkowym atutem jest elastyczność umowy i możliwość dostosowania jej warunków do potrzeb firmy.
W praktyce leasing operacyjny stanowi korzystną alternatywę dla zakupu pojazdu na własność – zwłaszcza dla przedsiębiorców, którzy preferują prostsze rozliczenia podatkowe i częstą wymianę floty. Należy jednak pamiętać o obowiązujących limitach w zaliczaniu kosztów oraz właściwym dokumentowaniu wykorzystania samochodu w działalności gospodarczej.
Zmiany od 2026 roku
Warto zaznaczyć, że od 1 stycznia 2026 roku wejdą w życie istotne zmiany w zasadach rozliczania samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Zmodyfikowane przepisy wprowadzają nowe limity wartości pojazdów, do wysokości których przedsiębiorcy będą mogli zaliczać wydatki do kosztów uzyskania przychodu w ramach amortyzacji lub rat leasingowych. Dotychczas obowiązujący limit 150 000 zł dla samochodów spalinowych zostanie obniżony do 100 000 zł w przypadku pojazdów o emisji CO₂ równej lub wyższej niż 50 g/km. Dla aut hybrydowych o niskiej emisji oraz samochodów plug-in limit pozostanie na poziomie 150 000 zł, natomiast dla samochodów elektrycznych i wodorowych utrzymany zostanie dotychczasowy, wyższy próg 225 000 zł. Zmiana obejmie pojazdy wprowadzone do ewidencji środków trwałych po 31 grudnia 2025 roku, jak również samochody nabyte w leasingu operacyjnym zawartym od 2026 roku. Nowe regulacje mają charakter prorozwojowy i proekologiczny – ich celem jest stopniowe ograniczanie preferencji podatkowych dla aut spalinowych i promowanie pojazdów niskoemisyjnych. W praktyce jednak oznacza to, że przedsiębiorcy kupujący droższe samochody spalinowe będą mogli rozliczyć w kosztach znacznie mniejszą część wydatków niż dotychczas.
Nowe regulacje będą miały zastosowanie do samochodów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych od dnia 1 stycznia 2026 roku. Inaczej sytuacja wygląda w sytuacji umów leasingowych, ograniczenie ma bowiem zastosowanie do rat leasingowych wynikających z umów zawartych zarówno po, jak i przed tą datą. Oznacza to, że przedsiębiorcy korzystający z leasingu na droższe samochody spalinowe nie zachowają prawa do rozliczania kosztów według dotychczasowych zasad – już od 2026 roku wysokość kosztów podatkowych będzie ograniczana do wartości pojazdu mieszczącej się w nowym limicie.
W praktyce zmiana ta oznacza, że wielu przedsiębiorców ponoszących wysokie raty leasingowe będzie mogło zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu mniejszą część wydatków niż dotychczas. Ustawodawca tłumaczy te regulacje względami ekologicznymi – celem jest promowanie samochodów niskoemisyjnych i ograniczanie przywilejów podatkowych dla pojazdów spalinowych. Jednak dla wielu firm może to oznaczać realny wzrost obciążeń podatkowych związanych z użytkowaniem aut w działalności gospodarczej.
Odliczenie VAT samochody osobowe
Nabycie samochodu, niezależnie od tego, czy następuje w formie zakupu na własność, czy w leasingu operacyjnym, rodzi określone konsekwencje w zakresie podatku od towarów i usług. Przepisy ustawy o VAT w tym zakresie są stosunkowo restrykcyjne i uzależniają prawo do odliczenia podatku naliczonego od sposobu użytkowania pojazdu oraz dopełnienia określonych obowiązków formalnych.
W przypadku zakupu samochodu na własność przedsiębiorca, będący czynnym podatnikiem VAT, ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury zakupu. Co do zasady, odliczenie przysługuje w wysokości 50 proc. kwoty VAT, jeśli pojazd wykorzystywany jest zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych. Jest to najczęstszy przypadek w praktyce, gdy samochód służy przedsiębiorcy do dojazdów na spotkania służbowe, ale również do celów osobistych. Ustawodawca uznaje wówczas, że połowa podatku VAT nie podlega odliczeniu, gdyż pojazd nie jest w pełni związany z działalnością gospodarczą.
Pełne, 100-procentowe odliczenie VAT możliwe jest jedynie wówczas, gdy samochód wykorzystywany jest wyłącznie do działalności gospodarczej. W takim przypadku przedsiębiorca musi jednak spełnić szereg warunków formalnych. Po pierwsze, pojazd należy zgłosić do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26 w terminie 7 dni od dnia, w którym poniesiono pierwszy wydatek z nim związany. Po drugie, podatnik ma obowiązek prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu, w której ujmuje wszystkie trasy służbowe wraz z danymi kierowcy, celem wyjazdu i liczbą przejechanych kilometrów. Dodatkowo przedsiębiorca powinien wprowadzić w firmie regulamin użytkowania pojazdu, który jednoznacznie wyklucza używanie samochodu do celów prywatnych. Należy przy tym pamiętać, że nawet jednorazowe wykorzystanie pojazdu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą pozbawia prawa do pełnego odliczenia VAT.
Analogiczne zasady obowiązują w przypadku leasingu operacyjnego. Każda rata leasingowa stanowi w świetle przepisów odrębną usługę, od której leasingobiorca ma prawo odliczyć podatek naliczony. Jeśli samochód wykorzystywany jest w sposób mieszany, przysługuje prawo do odliczenia 50 proc. VAT z faktury leasingowej. Jeżeli natomiast pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej i spełnione są wszystkie wymogi formalne – wówczas podatnik ma prawo odliczyć 100 proc. VAT. W praktyce przedsiębiorcy najczęściej korzystają z wariantu częściowego odliczenia, ponieważ nie wymaga on prowadzenia dodatkowej ewidencji ani składania oświadczenia VAT-26.
Warto podkreślić, że w przypadku leasingu operacyjnego 50 proc. nieodliczonego VAT zwiększa koszt uzyskania przychodu. Oznacza to, że część podatku, której przedsiębiorca nie może odliczyć, może jednocześnie stanowić koszt podatkowy, obniżając podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Z kolei w przypadku zakupu samochodu na własność, nieodliczony VAT powiększa jego wartość początkową i jest rozliczany pośrednio – poprzez odpisy amortyzacyjne.
Zasady odliczenia VAT odnoszą się również do wydatków eksploatacyjnych związanych z użytkowaniem samochodu. Obejmują one zakup paliwa, części zamiennych, usług serwisowych, napraw czy ubezpieczenia. W sytuacji gdy samochód wykorzystywany jest w sposób mieszany, podatnik może odliczyć 50 proc. VAT od tych wydatków. Pełne odliczenie możliwe jest wyłącznie przy użyciu pojazdu wyłącznie do celów firmowych i przy spełnieniu wszystkich wymogów formalnych. Wyjątkiem są samochody ciężarowe, które spełniają kryteria techniczne określone w ustawie o VAT – w ich przypadku przysługuje prawo do pełnego odliczenia podatku bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu.
Podsumowując, prawo do odliczenia VAT przy nabyciu i użytkowaniu samochodu osobowego zależy przede wszystkim od sposobu wykorzystywania pojazdu i przestrzegania formalności określonych w przepisach. Zakup lub leasing samochodu wykorzystywanego zarówno w celach służbowych, jak i prywatnych, pozwala na odliczenie 50 proc. VAT, podczas gdy pełne odliczenie przysługuje wyłącznie w sytuacji, gdy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i odpowiednio udokumentowany. W praktyce większość przedsiębiorców decyduje się na rozwiązanie prostsze – częściowe odliczenie – które nie wymaga prowadzenia szczegółowej ewidencji i gwarantuje bezpieczeństwo podatkowe.
