Przeanalizujmy przykład spółki kapitałowej, która zawarła umowę najmu długoterminowego rowerów oraz rowerów ze wspomaganiem elektrycznym, służących pracownikom do celów służbowych, jak i prywatnych. Poszczególne rowery są przypisywane do konkretnych osób. Głównym celem tego programu jest zwiększenie efektywności pracy poprzez ułatwienie pracownikom codziennych dojazdów do biura oraz do klientów. Zainteresowanym pracownikom, w drodze aneksu do umowy o pracę, zostanie pomniejszone wynagrodzenie. Kto zdecyduje się na udział w programie, w pełni pokrywa w całości koszt związany z ich użytkowaniem - ponosi pełną opłatę za wynajem roweru. Spółka ponosi te koszty na rzecz firmy leasingowej ze środków obrotowych. Miała wątpliwości, czy czynsze oraz ewentualnie inne wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT).

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  • poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
  • został właściwie udokumentowany,
  • nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Czytaj też w LEX: Czy podatnikowi, który kupił rower elektryczny przysługuje prawo do pełnego odliczenia VAT? >

Niestety w analizowanym przypadku spółka nie tych odliczy kosztów. Aby określony wydatek mógł stanowić koszt podatkowy, musi on być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie może być podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona. Tutaj natomiast ponoszone przez spółkę z bieżących środków obrotowych wydatki związane z najmem rowerów jest w istocie finansowane (w pełni) przez pracowników, poprzez obniżenie ich wynagrodzeń. Tym samym ponoszone przez spółkę wydatki nie będą miały charakteru definitywnego i nie mogą stanowić kosztów podatkowych.

Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (m.in. interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 sierpnia 2025 r., 0111-KDIB2-1.4010.242.2025.4.AG).

Sprawdź też w LEX: Czy rower złożony samodzielnie przez przedsiębiorcę w celu wykorzystania go w działalności będzie objęty spisem z natury? >

Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy