Przyjrzyjmy się temu na przykładzie spółki, która w 2025 r. rozwiązała z pracownikiem (członkiem zarządu) umowę o pracę  na mocy porozumienia stron. Spółka zobowiązała się do wypłaty należności (rekompensaty) obejmujących odszkodowanie w kwocie czteromiesięcznego wynagrodzenia brutto pracownika. Powodem wypłaty rekompensaty było zrzeczenie się przez pracownika dochodzenia od spółki w przyszłości roszczeń z jakiegokolwiek tytułu, a tym samym uniknięcie kosztów związanych z ewentualnym procesem, w tym wydatkami na obsługę prawną, czy też ewentualne ryzyko zasądzenia przez sąd odszkodowania w kwocie wyższej niż uzgodniona. 

Jakie wydatki są kosztem

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT).

Aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:

  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
  • jest definitywny, a więc bezzwrotny,
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  • poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
  • nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów,
  • został właściwie udokumentowany.

Uwaga: Obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku przyczynowego z osiąganymi przychodami lub zabezpieczeniem ich źródła. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. 

Kosztami podatkowymi mogą być również „koszty pracownicze”, gdyż wydatki ponoszone na rzecz pracowników, co do zasady stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów, jeśli tylko spełniają ogólne przesłanki określone w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, różnego rodzaju premie, nagrody jubileuszowe, diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, a także odprawy i rekompensaty za wcześniejsze rozwiązanie stosunku pracy jako inne należności wynikające ze stosunku pracy.

Rekompensata to koszt pracowniczy

Istota problemu sprowadza się do ustalenia, wypłacona rekompensata dla byłego pracownika z tytułu rozwiązania stosunku pracy na mocy porozumienia stron stanowią koszt uzyskania przychodu?

W analizowanym przypadku należy wskazać, że koszty ponoszone przez pracodawcę w celu rozwiązania umowy o pracę stanowią element prowadzonej działalności służącej osiąganiu przychodów. Wydatki te zostały wynegocjowanie w ramach istniejącego stosunku pracy (wynikają z porozumienia na podstawie którego rozwiązano stosunek pracy) i mają związek z ponoszonymi przez spółkę kosztami pracy. Jednocześnie koszty te nie mieszczą się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Zatem przyznanie i wypłacenie pracownikowi rekompensaty, wynikającej z zawartego z nim porozumienia ma związek z prowadzoną działalnością Spółki, a tym samym  koszty poniesione w związku z wypłatą rekompensaty mogą stanowić koszty uzyskania przychodów,  pod warunkiem należytego ich udokumentowania.

Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 grudnia 2024 r., 0111-KDIB2-1.4010.545.2024.1.AG).

Autor: Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy

Czytaj również: Czy spółka odliczy wydatki na rekrutację prezesa w spółce zależnej