Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT).

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  • poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
  • został właściwie udokumentowany,
  • nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Spółki kapitałowe dominujące w grupach kapitałowych ponoszą wydatki na usługi rekrutacyjne w celu wyłonienia kandydatów do pełnienia funkcji w organach wykonawczych (np. członków zarządu, prezesa zarządu) lub nadzorczych (radach nadzorczych lub komisjach rewizyjnych) w podmiotach zależnych. Organy podatkowe wyłączają te wydatki z kosztów uzyskania przychodów. Sam fakt sprawowania przez spółkę dominującą nadzoru właścicielskiego nad spółkami zależnymi z grupy kapitałowej nie uzasadnia ponoszenia kosztów za te spółki.  Głównym zainteresowanym, by wybierane na te stanowiska osoby posiadały odpowiednie kompetencje i w stabilny sposób zapewniały ciągłość ich działań, powinny być poszczególne podmioty, u których taka potrzeba rekrutacji zaistnieje, tj. podmioty zależne.  

Organy podatkowe nie dostrzegają związku pomiędzy wydatkami na usługi rekrutacyjne w celu wyłonienia kandydatów do pełnienia funkcji w organach wykonawczych lub nadzorczych w podmiotach zależnych, a zabezpieczeniem źródła przychodów spółki dominującej. Zatem ponoszone przez spółkę dominującą za spółki zależne wydatki na usługi rekrutacyjne, nie spełniają dyspozycji art. 15 ust. 1 ustawy CIT, umożliwiającej zaliczenie tego typu wydatków do kosztów podatkowych spółki dominującej  (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 lipca 2025 r., 0114-KDIP2-2.4010.260.2025.1.AS).

Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy