Przyjrzyjmy się temu na przykładzie przedsiębiorcy, prowadzącego działalność gospodarczą, polegającą na wykonywaniu transportu drogowego rzeczy na terenie Polski i innych krajów UE. Przedsiębiorca działalność wykonuje osobiście, prowadząc pojazdy będące jego własnością i służące do wykonywania działalności gospodarczej.
Przedsiębiorca w podróży służbowej
Stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Tymi odrębnymi przepisami jest obowiązujące od 1 marca 2013 r. rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).
Należy tutaj podkreślić odmienny charakter regulacji w przypadku pracownika i osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Pracownikowi cel podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, natomiast w odniesieniu do przedsiębiorcy istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową winno być ustalenie, czy wyjazd ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Wskazuję zatem, że odesłanie w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT do pojęcia pracownika może mieć zastosowanie jedynie w kontekście ograniczenia wysokości diety z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, nie natomiast samej zasady dopuszczalności zastosowania tego przepisu do wymienionych w nim podmiotów.
Z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT wynika konieczność wyłączenia z kosztów podatkowych wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom. Oznacza to, że osobom tym przysługuje prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tj. do wysokości diet przysługujących pracownikom.
Powołane przepisy ustawy o PIT, obejmując swoją dyspozycją podróże służbowe osób prowadzących działalność gospodarczą, nie przewidują w tej kategorii podatników żadnych wyłączeń o charakterze przedmiotowym lub podmiotowym, dlatego nieuprawnione jest różnicowanie osób prowadzących działalność gospodarczą według rodzaju tej działalności. W szczególności przepisy te nie przewidują żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach działalności gospodarczej, ani też nie rozróżniają wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego, czy świadczenia usług w wykonaniu zawartej umowy.
Cena promocyjna: 49.8 zł
|Cena regularna: 249 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 49.8 zł
Diety są kosztem
Dlatego należy stwierdzić, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.
Na taka ocenę nie ma wypływu art. 26f ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. z 2024 r. poz. 220), zgodnie z którym kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77(5) par. 1 ustawy kodeks pracy. Przepis ten bowiem nie dotyczy przedsiębiorców prowadzących osobiście działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych, lecz pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy.
Podsumowując, przedsiębiorca (właściciel firmy), który świadczy osobiście działalność gospodarczą w zakresie transportu drogowego, ma prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wartość diet z tytułu podróży służbowych (delegacji zagranicznych), w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 lipca 2025 r., 0113-KDIPT2-3.4011.487.2025.2.KKA).
Autor: Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy
