Praca zdalna będzie dominującą formą wykonywania obowiązków służbowych w najbliższych miesiącach. To jest już pewne. Pracownicy, ale też i pracodawcy powinni więc zweryfikować poprawność swoich rozliczeń. Innymi słowy, czy wykonywanie pracy zdalnej nie wpłynie na poprawne stosowanie pracowniczych kosztów uzyskania przychodu. Ustawa o PIT uzależnia bowiem wysokość takich kosztów od m. in. miejsca wykonywania pracy. W przypadku pracy zdalnej kluczowe będzie właśnie miejsce wykonywania pracy, które będzie wpływało na wysokość takich kosztów.

Pracownicze koszty uzyskania przychodów w przepisach ustawy o PIT

Standardowe miesięczne koszty wynoszą 250 zł miesięcznie, a podwyższone 300 zł miesięcznie. Kwoty te wynikają z art. 22 ust. 2 ustawy o PIT. Wynika z niego, że koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

  1. wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł - w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
  2. nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy - w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
  3. wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł - w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
  4. nie mogą przekroczyć łącznie 5400 zł za rok podatkowy - w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Czytaj w LEX: Zryczałtowane koszty uzyskania przychodów >


Warunkiem wyższych kosztów jest też dojeżdżanie do pracy

Izabela Rutkowska, doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii Savior Legal&Tax, zaznacza jednak, że podwyższonych kosztów nie stosuje się w przypadku, gdy pracownik otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy (z wyjątkiem, gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu).  Zasada ta wynika z art. 22 ust. 13 ustawy o PIT. Zdaniem Izabeli Rutkowskiej, oznacza to, że podwyższone koszty uzyskania przychodów nie są uzależnione od samego faktu zamieszkiwania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, ale także od tego, aby pracownik dojeżdżał do tego zakładu. - W przypadku pracy wykonywanej z domu, warunek ten nie jest zaś spełniony – podkreśla ekspertka.

Zobacz również:
Koszty uzyskania przychodów dla umowy o pracę można zwiększyć >>
Nagrody motywują pracowników, ale firmy mają problem z rozliczeniem kosztów >>

Źle naliczone koszty uzyskania przychodów poprawi pracownik w rocznym PIT >>
 

Warunki konieczne do spełnienia

Tobiasz Szczęsny, doradca podatkowy, menadżer w Gekko Taxens, zwraca z kolei uwagę, że podwyższone koszty przysługują wtedy, jeśli zostaną spełnione łącznie następujące warunki: miejsce zamieszkania podatnika (pracownika), bez względu na to czy ma charakter stały czy czasowy znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę, pracodawca nie dokonuje zwrotu kosztów dojazdu do pracy. Pracownik musi też złożyć oświadczenie, że jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy.

Sprawdź w LEX: W jaki sposób przeliczyć moment przekroczenia przez pracownika progu podatkowego?  >

- Organy podatkowe wskazują, że pracownik musi faktycznie dojeżdżać do zakładu pracy w innej miejscowości niż jego miejsce zamieszkania. Wydaje się, że świadczy o tym brak możliwości zwrotu kosztów dojazdu przez pracodawcę, co jednak zakłada jego dojazdy. Moim zdaniem taka wykładnia powoduje, że pracownik zdalny nie może stosować podwyższonych kosztów – podkreśla ekspert.

Wynika to z tego, że nie dojeżdża on do pracy, więc nie ponosi dodatkowych kosztów z tym związanych.

 


Zdaniem Tobiasza Szczęsnego, na niekorzyść pracowników zdalnych przemawia również wykładnia celowościowa. Trudno bowiem uznać, że jeden z dwóch pracowników, nie ponoszących wydatków na dojazdy do pracy, będzie miał wyższe koszty niż drugi. Ich sytuacja ekonomiczna jest taka sama, a tylko jeden z nich miałby wyższe koszty. W pewnym sensie byłaby to też określona forma dyskryminacji. - Na pociesznie pozostaje w dalszym stopniu możliwość stosowania 50-proc. autorskich kosztów uzyskania przychodu. Gdyby pracownik zdalny nie mógł stosować takich kosztów autorskich, dalej przysługują mu standardowe koszty pracownicze, tj. 250 zł miesięcznie – dodaje ekspert.

Czytaj w LEX: Czy w rejestrze czynności przetwarzania danych należy umieścić czynność, która była do niedawna wykonywana, ale już nie jest (np. wykonywanie pracy zdalnej i zbieranie w związku z tym dodatkowych danych np. prywatny nr telefonu)? >

Pracownik może wnioskować o wyższe koszty, ale nie powinien

Co ciekawe, pracownik sam z siebie może złożyć oświadczenie o stosowaniu podwyższonych kosztów. Musiałoby jednak faktycznie dojść do zmiany jego miejsca zamieszkania. Miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest zaś miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu. Nie zawsze więc kilkumiesięczna praca zdalna w innym miejscu niż miejsce zamieszkania będzie skutkowała jego zmianą.

Sprawdź w LEX: W jaki sposób obliczyć hipotetyczną zaliczkę na podatek dla pracownika poniżej 26 roku życia, który ma prawo do 50% autorskich kosztów uzyskania przychodów? >

- Wydaje się, że konstrukcja przepisu o złożeniu tego oświadczenia nakazuje pracodawcy stosować podwyższone koszty aż do czasu jego odwołania. Może być więc tak, że pracownik zdalny nie odwoła go, a pracodawca będzie dalej potrącał wyższe koszty – zauważa Tobiasz Szczęsny. Jak jednak podkreśla nasz rozmówca, pomimo potencjalnej zmiany miejsca zamieszkania, pracownik zdalny nie powinien składać takiego oświadczenia.

Czytaj w LEX: Organizacja pracy zdalnej w kontekście technicznego bezpieczeństwa pracy >

Za podatek odpowiada pracownik

Co do zasady za prawidłowe obliczenie i wpłacenie podatku odpowiada pracownik. Z kolei art. 26a par. 1 ordynacji podatkowej stanowi, że podatnik (pracownik) nie ponosi odpowiedzialności z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika (pracodawcę) podstawy opodatkowania czynności, m. in. ze stosunku pracy – do wysokości zaliczki, do której pobrania zobowiązany jest płatnik.

- Moim zdaniem są pewne wątpliwości, czy przepis ten będzie skutecznie chronił pracownika. Trudno zakładać, że pracodawca zaniżył podstawę opodatkowania lub jej nie ujawnił, gdy wykonana on jego ustawowy obowiązek o zastosowaniu podwyższonych kosztów pracowniczych na skutek złożonego oświadczenia przez pracownika – podsumowuje Tobiasz Szczęsny.

Zobacz w LEX: Kalendarz najważniejszych zmian w podatkach w 2021 r. >