Jakie koszty podatkowe gdy zasiłek chorobowy jest jedynym przychodem pracownika?

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego KsięgowegoJakie można zastosować koszty uzyskania przychodu rozliczając pracownika z przychodów w rozliczeniu rocznym, jeśli przez jeden miesiąc pracownik przebywał na zasiłku chorobowym, a poza tym pracował pełny rok kalendarzowy?Czy można zastosować maksymalną kwotę kup przysługującą za rok, czy tylko za 11 miesięcy?I analogicznie, jeśli pracownik podjął pracę od stycznia, ale pierwsze wynagrodzenie (za styczeń) było wypłacone w lutym, czy również z rozliczeniu rocznym można zastosować kwotę 1335 zł, czy tylko za 11 miesięcy?

Odpowiedź:

W przypadku gdy w danym miesiącu jedynym przychodem pracownika był zasiłek chorobowy, to koszty uzyskania przychodów za ten miesiąc nie przysługują również w rozliczeniu rocznym.

W przypadku gdy w styczniu pracownik świadczył pracę, ale nie uzyskał przychodów ze stosunku pracy w tym miesiącu z powodu obowiązującego w zakładzie pracy terminu wypłaty wynagrodzenia, ryczałtowe koszty uzyskania przychodów za ten miesiąc może uwzględnić w zeznaniu rocznym.

Uzasadnienie:

Do przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej stosuje się ryczałtowe koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w przepisach art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f.

Koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej wynoszą:

• 111,25 zł miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
• 139,06 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1668,72 zł, w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę. 

Warunkiem zastosowania kosztów uzyskania przychodów jest uzyskanie przychodów ze stosunku pracy. Nie ma tu znaczenia faktyczne świadczenie pracy, czy pozostawanie w stosunku pracy. Jeśli zatem pracownik był nieobecny w pracy ale uzyskał przychód ze stosunku pracy koszty przy obliczaniu zaliczki mogą być zastosowane. Ważne jest aby uzyskany przez pracownika przychód miał związek z łączącym pracownika stosunkiem pracy.

Zasiłek chorobowy za cały miesiąc a koszty uzyskania przychodów w rozliczeniu rocznym

Wynagrodzenie za czas choroby stanowi przychód ze stosunku pracy natomiast zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego stanowią przychód z innych źródeł, do którego obliczając zaliczkę na podatek nie stosuje się kosztów uzyskania przychodów (art. 20 ust. 1 i 2 u.p.d.o.f.). Jeśli pracownik cały miesiąc choruje pracownicze koszty uzyskania przychodów będą przysługiwały ale tylko w przypadku gdy oprócz zasiłku chorobowego pracownik uzyskał wynagrodzenie lub inne świadczenia zaliczane do przychodów ze stosunku pracy np. wynagrodzenie chorobowe. W przypadku gdy przychód ze stosunku pracy (wynagrodzenie chorobowe) jest niższy niż kwota kosztów, koszty zostają obniżone do wysokości uzyskanego przez pracownika przychodu. 

Takie stanowisko przedstawił Podlaski Urząd Skarbowy w interpretacji indywidualnej z dnia 2 lutego 2007 r.,  PO-II/423/74/EF/06. Jak czytamy w uzasadnieniu „Do przychodu z pracy (jako źródła określonego w art. 12) mają zastosowanie koszty uzyskania przychodu określone w art. 22 ust. 2. Natomiast świadczenia w postaci zasiłków z ubezpieczenia społecznego, otrzymane przez pracownika (w tym również za pośrednictwem zakładu pracy) stanowią przychód z innych źródeł. Dla tego źródła przychodu ustawa z 26.07.1991 r. nie przewiduje kosztu uzyskania przychodu”. 

Minister Finansów w piśmie z dnia 31 maja 1993 r. PO 2/10-8010-0938/93, uznał, ze „Jeżeli pracownik nie uzyskał żadnych przychodów (w rozumieniu art. 12 ustawy) ze stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy lub pracy nakładczej, gdyż np.: przez cały miesiąc korzystał ze zwolnienia lekarskiego, przebywał na urlopie bezpłatnym lub urlopie wychowawczym – koszty uzyskania przychodów za ten miesiąc nie mogą być odliczone. W opisanej sytuacji odliczenie kosztów nie będzie możliwe zarówno od wypłacanego przez zakład pracy zasiłku chorobowego jak i w obliczeniu kosztów uzyskania przychodów za cały rok podatkowy.” 

Oznacza to, że w przypadku gdy w danym miesiącu jedynym przychodem pracownika był zasiłek chorobowy, to koszty uzyskania przychodów za ten miesiąc nie przysługują również w rozliczeniu rocznym.

Wypłata wynagrodzenia do 10-go dnia następnego miesiąca a koszty uzyskania przychodów

Jak wynika z treści pytania pracownik został zatrudniony w styczniu 2015 r. i świadczył pracę w 2015 r. przez 12 miesięcy. Ponieważ zgodnie z obowiązującymi przepisami wewnątrzzakładowymi wynagrodzenie pracownika jest wypłacane do 10 dnia następnego miesiąca płatnik zastosował koszty uzyskania przychodów za 11 miesięcy i takie koszty wykazał w informacji PIT-11 sporządzonej za 2015 r. W przypadku gdy w styczniu pracownik świadczył pracę ale nie uzyskał przychodów ze stosunku pracy w tym miesiącu z powodu obowiązującego w zakładzie pracy terminu wypłaty wynagrodzenia, ryczałtowe koszty uzyskania przychodów za ten miesiąc może uwzględnić w zeznaniu rocznym. Pracownik w rozliczeniu za 2015 r., będzie mógł wykazać koszty za 12 miesięcy, nie więcej niż 1335 zł w przypadku gdy uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego.
Takie stanowisko przedstawił Minister Finansów w cytowanym już piśmie z dnia 31 maja 1993 r., PO 2/10-8010-0938/93. Jak czytamy w piśmie „W sytuacji, gdy zakład pracy w ciągu roku podatkowego nie dokonywał systematycznych wypłat wynagrodzeń (np. z powodu kłopotów płatniczych, zmiany terminu wypłat itp.) i w związku z tym przy obliczaniu zaliczek nie mógł odliczyć od przychodów pracownika kosztów za miesiące, w których pracownik nie otrzymywał wynagrodzenia (przychodów) – przy obliczaniu podatku za cały rok podatkowy zakład pracy powinien uwzględnić przysługujące pracownikowi koszty uzyskania również za te miesiące, w których pracownik świadczył pracę a nie otrzymywał wynagrodzenia, bowiem koszty uzyskania związane są bezpośrednio ze świadczeniem pracy przez pracownika wynikającym z umowy, który to obowiązek pracownik spełnił.”.

Barbara Tomaszewska,
autorka współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego

Odpowiedzi udzielono 29.04.2016 r.