Firmy muszą zapewnić odzież roboczą i jej pranie nie tylko pracownikom, ale także zleceniobiorcom. Czy zatem wypłacając ekwiwalent - zwrot kosztów za pranie odzieży roboczej - zleceniodawca ma obowiązek pobierania zaliczki na PIT?
Przepisy ustawy o PIT nie zawierają definicji nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 11 ust. 1 ustawy o PIT. Rozumienie tego pojęcia zostało jednak wypracowane w orzecznictwie.
Kwestia rozumienia pojęcia innych nieodpłatnych świadczeń – w aspekcie świadczeń pracowniczych – była również przedmiotem analizy Trybunału Konstytucyjnego, który w wyroku z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13, stwierdził, że za przychód pracownika z tytułu innych nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą być uznane takie świadczenia, które:
- po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
- po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
- po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).
Wyrok TK dotyczy wprawdzie świadczeń uzyskiwanych przez pracowników, jednak zawiera wskazówki pomocne przy interpretacji pojęcia nieodpłatnych świadczeń kwalifikowanych do źródła przychodów, jakim są np. umowy zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 lit. a) ustawy o PIT (interpretacja KIS z 10 stycznia 2023 r., 0113-KDIPT2-3.4011.751.2022.4.JŚ).
Polecamy też w LEX komentarz praktyczny: Ziółkowski Paweł, Świadczenia BHP w podatkach dochodowych>
Obowiązki pracodawcy i zleceniodawcy
Podstawowym obowiązkiem pracownika jest przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy jest (art. 27 kodeksu pracy). W szczególności jest obowiązany stosować środki ochrony zbiorowej, a także używać przydzielonych środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z ich przeznaczeniem (art. 211 pkt 4 kodeksu pracy). Obowiązki te ciążą również m.in. na osobach fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (zob. art. 304(1) kodeksu pracy).
Obowiązkiem pracodawcy jest bezpłatne zapewnienie, w przypadkach określonych w przepisach kodeksu pracy (zob. art. 237(6) – art. 237(8)) środków ochrony indywidualnej, a także odzieży i obuwia roboczego.
Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie (art. 237(9) par. 2 kodeksu pracy). Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (art. 237(9) par. 3 kodeksu pracy).
Polecamy poradnik w LEX: Kryczka Sebastian , Kontrola PIP w obszarze bezpieczeństwa zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych>
Cena promocyjna: 49.8 zł
Cena regularna: 249 zł
Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 49.8 zł
Zwolnienie z podatku dla pracowników i zleceniobiorców
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.
Jak wskazał dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 23 czerwca 2022 r., nr 0115-KDIT2.4011.183.2022.1.RS, wypłacane pracownikom kwoty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz naprawę, konserwację i pranie odzieży roboczej stanowić będą dla nich przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy PIT, podlegający zwolnieniu z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy. Podobnie stanowi Interpretacja indywidualna z 10 stycznia 2024 r., 0112-KDIL2-1.4011.811.2023.2.MKA i interpretacja z 24 sierpnia 2023 r., 0113-KDIPT2-3.4011.386.2023.3.GG.
Uwaga: Wartość świadczenia polegającego na zapewnieniu środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, a także prania i konserwacji nie stanowi dla pracownika przychodu. Koszty tych świadczeń mogą być zaliczone w koszty uzyskania przychodów na zasadach ogólnych, a VAT od tych świadczeń odliczamy na zasadach ogólnych.
Podobne zasady dotyczą zleceniobiorców. Zatem wypłacane zleceniobiorcom kwoty stanowiące zwrot kosztów za pranie odzieży roboczej w postaci ekwiwalentu lub faktycznie poniesionych kosztów wykazanych rachunkiem, stanowią dla nich przychód z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o PIT, podlegający zwolnieniu z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. W związku z tym zleceniodawca jako płatnik od wartości tych świadczeń nie będą zobowiązani do pobierania zaliczki na PIT.
Wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży może być ustalona także w sposób inny niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez zleceniobiorców. Jako ekwiwalent, wypłacane zleceniobiorcom kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez nich poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i zleceniobiorców i wynikać – jak to ma miejsce w przedmiotowej sprawie – z wewnętrznego regulaminu (interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 stycznia 2025 r., 0112-KDIL2-1.4011.868.2024.2.MKA).
Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy
Czytaj również: Ulga na mieszkanie w Hiszpanii nie dla każdego
Polecamy też poradnik w LEX: Liżewski Sławomir, Napoje wydawane pracownikom podczas upałów – konsekwencje podatkowe>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
