Firma przekaże pracownikowi PIT-11 w dowolnej formie

Ustawa o PIT zostawia pracodawcom swobodę co do formy przekazywania pracownikom informacji PIT-11. Można to zrobić np. przez internetowy system kadrowo-płacowy (np. portal pracowniczy), pocztą, mailem, czy osobiście w siedzibie firmy - wyjaśnia Ministerstwo Finansów. Natomiast do urzędu skarbowego trzeba przesłać PIT-11 w formie elektronicznej.

Ministerstwo Finansów wydało objaśnienia dotyczące formy i sposobu przekazywania imiennej informacji PIT-11 przez płatników i inne podmioty zobowiązane do jej sporządzenia (nr DD3.8203.3.2025). 

Formularz PIT-11 jest przesyłany:

• urzędom skarbowym– najpóźniej do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym (art. 42g ust. 1 pkt 1 ustawy PIT).
• podatnikom – najpóźniej do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (art. 42g ust. 1 pkt 2 ustawy PIT).

- Ustawa PIT nie zawiera regulacji dotyczącej formy i sposobu przekazywania PIT-11 podatnikom. Oznacza to, że w tym zakresie ustawodawca pozostawił płatnikom i innym podmiotom sporządzającym formularz PIT-11 swobodę w wyborze formy i sposobu jego przekazania podatnikom - stwierdził minister finansów.

W praktyce oznacza to, że PIT-11 może być przekazywany podatnikom zgodnie z zasadami obowiązującymi u danego płatnika, czy innego podmiotu sporządzającego ten formularz. Może to zatem przykładowo nastąpić:

• przez internetowy system kadrowo-płacowy (np. portal pracowniczy),
• na adres poczty elektronicznej (np. służbowy e-mail lub inny e-mail wskazany przez podatnika),
•  listem za pośrednictwem poczty,
• osobiście, np. przez odbiór formularza w siedzibie firmy.

Inne zasady obowiązują w przypadku przesyłania formularzy do urzędu skarbowego. Należy to zrobić:

• wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, tj. za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym, albo
• za pomocą oprogramowania interfejsowego (w tym również usługi Web Service Uniwersalnej Bramki Dokumentów dedykowanej dla wysyłki masowych dokumentów elektronicznych PIT-11) udostępnionego w BIP MF (serwis podatki.gov.pl)

Elektroniczna forma przekazywania formularza PIT-11 urzędom skarbowym jest niezbędna dla realizacji usługi „Twój e–PIT”, która polega na przygotowaniu (na podstawie uzyskanych od płatników i innych podmiotów formularzy podatkowych, w tym PIT-11) przez Krajową Administrację Skarbową (KAS) rocznego zeznania podatkowego. Zeznania te są udostępniane podatnikom 15 lutego roku następującego po roku podatkowym. Elektroniczna forma uzyskiwania danych z formularzy podatkowych (w tym z PIT-11) umożliwia zatem KAS przygotowanie podatnikom, w dwutygodniowym okresie, rocznych zeznań podatkowych.