Pytanie:
Co oznaczają znaczniki w poszczególnych polach tabeli kodów i podkodów w procedurze VAT-REFUND?
Czy państwo zwrotu, które w preferencjach określiło, ze nie wymaga użycia podkodu może odmówić zwrotu podatku jeżeli w tabeli kodów i podkodów w pozycji na konkretny podkod nie ma znacznika?
Czy Francja zwraca VAT za przejazd autostradą samochodami ciężarowymi pow.3500 kg (czyli podkod 4.1 - w tabeli podkodów to pole jest niezaznaczone)?
Czy przysługuje zwrot z Belgi za zakwaterowanie pracowników (podkod 6.1.)?
Czy rachunki za paliwo z kwotą brutto niższą niż 150€ muszą zawierać dane nabywcy?
Czy to dotyczy wszystkich państw jednakowo czy może poszczególne państwa regulują o szczegółowo?

Odpowiedź:
Państwa, które w preferencjach wskazały, że wymagają podania pod-kodów, ale w konkretnej pozycji towarowej nie wskazały znacznika, nie mogą odmawiać zwrotu podatku tylko z tego powodu (tj. z uwagi na brak podania pod-kodu).

Uzasadnienie:
Zagadnienia dotyczące zwrotu podatku od wartości dodanej zapłaconego w innych krajach UE podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu, lecz mającym siedzibę w innym państwie członkowskim regulują przepisy:
- Dyrektywy Rady 2008/9/WE z dnia 12 lutego 2008 r. określająca szczegółowe zasady zwrotu podatku od wartości dodanej, przewidzianego w dyrektywie 2006/112/WE, podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu, lecz mającym siedzibę w innym państwie członkowskim (Dz. Urz. UE L z 2008 r. Nr 44/23) - dalej Dyrektywa oraz
- Rozporządzenie Komisji (WE) NR 1174/2009 z dnia 30 listopada 2009 r. ustanawiające zasady wykonania art. 34a i 37 rozporządzenia Rady (WE) nr 1798/2003 w odniesieniu do zwrotu podatku od wartości dodanej zgodnie z dyrektywą Rady 2008/9/WE (Dz. Urz. UE L z 2009 r. Nr 314/50) - dalej Rozporządzenie.
Zgodnie z art. 9 ust. 2 Dyrektywy, państwo członkowskie zwrotu może wymagać od wnioskodawcy dodatkowych informacji, przedstawionych za pomocą kodów elektronicznych (tzw. pod-kodów), odnoszących się do każdego kodu, do których przypisano dany rodzaj towarów (1=paliwo; 2=wynajem środków transportu; 3=wydatki związane ze środkami transportu /inne niż towary i usługi, o których mowa w kodzie 1 i 2/; 4=opłaty drogowe i inne opłaty dla użytkowników dróg; itd. aż do poz. 10=inne) w zakresie, w jakim informacje takie są niezbędne z powodu jakichkolwiek ograniczeń prawa do odliczenia na zasadach stosowanych w państwie członkowskim zwrotu lub do celów zastosowania odpowiedniego odstępstwa uzyskanego przez państwo członkowskie zwrotu.
Informacje na temat wymagalności pod-kodów przez państwa członkowskie zwrotu zostały zawarte w "Liście preferencji VAT-REFUND" dostępnej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów, w zakładce Administracja Podatkowa, e-Deklaracje.
Z kolei w art. 1 rozporządzenia (które ma moc powszechnie obowiązującą we wszystkich krajach UE) wskazano, że w przypadku gdy państwo członkowskie zwrotu zawiadamia pozostałe państwa członkowskie, że wymaga dodatkowych informacji, przedstawionych za pomocą kodów elektronicznych, zgodnie z art. 9 ust. 2 Dyrektywy, do celów przekazywania tych informacji używa się kodów określonych w załączniku do Rozporządzenia.
"Tabela kodów i pod-kodów w procedurze VAT-Refund" zamieszczona na ww. stronie internetowej MF została opracowana na podstawie treści ww. załącznika do Rozporządzenia.
Jak wynika z ww. przepisów znaczniki (tj. "x" w tabeli kodów i pod-kodów) oznaczają, że dane państwo w odniesieniu do konkretnego wyrobu wymaga podania pod-kodu. Dla przykładu, występując do belgijskiej administracji podatkowej o zwrotu VAT zapłaconego przy zakupie paliwa w celu odsprzedaży należy podać odpowiedni pod-kod (tj. pod-kod 1.6).
W mojej ocenie państwo zwrotu, które w preferencjach określiło, że nie wymaga użycia pod-kodu nie może żądać ich podania. Aktualnie są to Niemcy, Luksemburg, Czechy i Cypr. Pozostałe państwa żądają dla różnego rodzaju towarów podawania pod-kodów. Uważam, że również państwa, które w preferencjach wskazały, że co do zasady wymagają podania pod-kodów, ale w konkretnej pozycji towarowej nie wskazały znacznika, nie mogą odmawiać zwrotu podatku tylko z tego powodu (tj. z uwagi na brak podania pod-kodu).
Właściwe organy każdego państwa członkowskiego zwrotu są bowiem zobowiązane powiadomić drogą elektroniczną właściwe organy pozostałych państw członkowskich o wszelkich informacjach, jakich zażądały na mocy art. 9 ust. 2 Dyrektywy, czyli informacji na temat rodzaju towarów i usług, dla pod-kodów wymagają podania pod-kodów. Powyższy obowiązek wynika z art. 34a ust. 2 Rozporządzenie Rady Nr 1798/2003 w sprawie współpracy administracyjnej w dziedzinie podatku od wartości dodanej i uchylające rozporządzenie (EWG) nr 218/92.
Odpowiedzi na pytanie, czy Francja zwraca VAT za przejazd autostradą samochodami ciężarowymi o masie powyżej 3.500 kg, zaś Belgia za zakwaterowanie pracowników należy poszukiwać odpowiednio we francuskich i belgijskich przepisach dotyczących VAT (których interpretacją Wydawnictwo się nie zajmuje). Nie każdy bowiem wniosek o zwrot VAT jest rozpatrywany pozytywnie. W zależy to od uregulowań obowiązujących w kraju UE, do którego został skierowany wniosek. Przedsiębiorca otrzyma zwrot podatku od wydatku tylko wówczas, gdyby prowadząc działalność w danym kraju UE miał prawo do odliczenia VAT-u w związku z analogicznym zakupem.
Polskie regulacje w zakresie podatku od towarów i usług, tj. ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - dalej u.p.t.u. - wprowadziła instytucję tzw. faktury uproszczonej (por. art. 106e ust. 5 pkt 3 u.p.t.u.). Faktura taka może nie zawierać m.in. danych nabywcy. Dokument ten może być wystawiony dla określonego rodzaju transakcji, tj. dla udokumentowania dostawy, której kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro. Jeżeli wartość transakcji nie przekracza ww. progu na jej potwierdzenie dostawca może wystawić fakturę nie zawierającą danych nabywcy również wówczas, gdy przedmiotem sprzedaży jest paliwo.
To czy ustawodawstwo poszczególnych krajów UE przewiduje możliwość wystawiania faktur (rachunków) bez danych nabywcy oraz statut tych dokumentów jako podstawy do odliczenia VAT, rozstrzygają przepisy tych państw.