Do pisma procesowego lub załączonego do niego dokumentu zawierającego dane osobowe lub inne dane, których prawo przeglądania jest ograniczone na podstawie przepisu szczególnego, dołącza się wyciąg z tego pisma procesowego lub dokumentu z pominięciem tych danych – przepis tej treści ma pojawić się w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym w wyniku nowelizacji (projekt nr UDER49). W przypadku uchybienia przewidzianemu w nim obowiązkowi, zastosowanie znajdą przepisy kodeksu postępowania cywilnego dotyczące uzupełnienia braków formalnych pod rygorem zwrotu pisma.
Prawo.pl informowało o tym w tekście: Deregulacja jest dla sądów. Dla firm - obowiązki i ryzyko
- W praktyce oznacza to przerzucenie ciężaru anonimizacji danych z sądów na przedsiębiorców - komentowała wówczas Martyna Popiołek-Dębska, inspektor ochrony danych, radca prawny prowadząca kancelarię MPD. Zwracała uwagę, że wbrew pozorom anonimizowanie nie jest zadaniem prostym. Ponieważ projekt nie precyzuje, jakie dane i w jaki sposób należy anonimizować (czy chodzi wyłącznie o numery PESEL i adresy, czy także o podpisy, a może o wszystkie dane pozwalające na identyfikację osoby fizycznej, w tym członków organów), można spodziewać się wątpliwości oraz rozbieżności interpretacyjnych.
Mimo wątpliwości, przepis znalazł się także w najnowszej wersji projektu datowanej na 23 kwietnia, która niedawno została umieszczona na stronie Rządowego Centrum Legislacji i skierowana do Stałego Komitetu Rady Ministrów.
Czytaj też w LEX: Anonimizacja dokumentów a wykorzystanie sztucznej inteligencji w sądownictwie >
Sądy mają obawy co do postępowań rejestrowych
Pomysł ministerstwa był przedmiotem uwag w trakcie konsultacji. VIII Wydział Gospodarczy KRS Sądu Rejonowego Poznań-Nowe Miasto i Wilda zwrócił uwagę właśnie na kwestię niepewności co do zakresu danych mających korzystać z ochrony (np. czy będą to adresy członków władz podmiotów, które są istotne nie tylko dla postępowań sądowych, ale również w szeroko rozumianym obrocie gospodarczym).
- Dane, które podlegają ujawnieniu w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz złożeniu do akt rejestrowych, są określone w ustawie o KRS oraz innych przepisach. Zatem nie jest zasadne określanie przesłanek ochrony danych osobowych w ustawie o KRS - uznało jednak MS. Zgodziło się jedynie doprecyzować w uzasadnieniu, co rozumie przez „wyciąg”.
Czytaj też w LEX: Cyfryzacja postępowań sądowych - zmiany w zakresie doręczania pism procesowych z użyciem portalu informacyjnego >
Na inny aspekt problemu wskazuje pismo przekazane przez Sąd Apelacyjny w Gdańsku. Sędziowie tamtejszej apelacji zwrócili uwagę, że jeśli dołączony do wniosku o zmianę wpisu w KRS dokument zostanie zwrócony celem anonimizacji, a wnioskodawca nie wykona tego w terminie, sąd rejestrowy będzie musiał rozpoznać wniosek bez owego dokumentu. Resort uznał jednak, że „ projektowany przepis nie narusza obowiązujących przepisów dotyczących zwrotu wniosku w przypadku nieusunięcia jego braków formalnych”.
Wniosek o wpis do KRS a RODO
Na uwagi o tym, że projektowany przepis przerzuca obowiązek z sądu na wnioskodawców (zgłaszane przez Związek Pracodawców Polska Miedź oraz Stowarzyszenie Notariuszy RP), ministerstwo odpowiedziało, że to wnioskodawca powinien „zadbać o to aby chronić dane nadmiarowe, dane wrażliwe”. Uzasadniło to stanowiskiem, że wnioskodawca składający do sądu rejestrowego dokumenty przetwarza (w rozumieniu RODO) dane osobowe w nich występujące.
- Wnioskodawca powinien dodatkowo (obok dokumentu o pełnej treści) dołączyć jego zanonimizowaną wersję. Zatem sąd zawsze będzie miał dostęp do dokumentu o pełnej treści – wyjaśnił znaczenie projektowanych przepisów resort.
Czytaj też w LEX: Wnoszenie określonych pism procesowych w postępowaniu cywilnym za pośrednictwem portalu informacyjnego >
Ustępstwo na rzecz notariuszy
Ministerstwo zrezygnowało natomiast z nakładania na notariuszy obowiązku sporządzania i umieszczania w Centralnym Repozytorium Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN) wyciągu z aktu notarialnego z pominięciem tzw. zbędnych danych osobowych, jeśli akt ten stanowi podstawę wpisu do KRS albo podlega złożeniu do akt rejestrowych. Przewidujący to przepis był przedmiotem krytyki zarówno ze strony Stowarzyszenia Notariuszy RP, jak i Krajowej Rady Notarialnej.
Notariusze będą natomiast mieli obowiązek szerszego pouczenia stron takiego aktu o prawach i obowiązkach, w tym o treści nowego przepisu dotyczącego dołączania zanonimizowanych wyciągów do pism i dokumentów składanych do KRS.
Czytaj też w LEX: Wpływ sztucznej inteligencji na pracę notariusza >
Cel: Odciążenie sądów
Po co w ogóle Ministerstwo Sprawiedliwości zaproponowało nowy przepis? Dowiadujemy się, z lektury oceny skutków regulacji:
Wprowadzenie powyższego wymogu jest uzasadnione koniecznością zapewnienia sądom rejestrowym możliwości sprawnego i szybkiego wykonania obowiązku udostępniania akt rejestrowych i zbioru dokumentów, o którym mowa w art. 9 ust. 6 ustawy o KRS każdemu zainteresowanemu podmiotowi, co w przypadku akt rejestrowych prowadzonych w systemie teleinformatycznym następuje poprzez ich udostępnienie za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych.
Innymi słowy - akta rejestrowe KRS są dostępne dla wszystkich w Portalu Rejestrów Sądowych, za pośrednictwem usługi „RAR - Przeglądarka akt rejestrowych KRS”. Jeśli sąd otrzyma zanonimizowany wyciąg, nie będzie musiał samemu usuwać danych objętych ograniczeniem dostępu.
Maciej Ogórek, radca prawny z Rödl & Partner, powątpiewał jednak, czy proponowane rozwiązanie rzeczywiście przyspieszy rozpoznawanie spraw rejestrowych, skoro niewykonanie przez wnioskodawcę nowego obowiązku będzie skutkować wezwaniem do usunięcia braków formalnych pod rygorem zwrotu pisma procesowego. - W praktyce taka sytuacja prowadzi do znaczącego wydłużenia postępowania rejestrowego - powiedział Prawo.pl.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów LEX jest zależny od posiadanych licencji.
