Trudne są początki elektronizacji zamówień publicznych w Polsce. Najpierw łyżką dziegciu były rozbieżne stanowiska składów orzekających Krajowej Izby Odwoławczej w sprawie m.in. podpisów elektronicznych i skanów umów. Spowodowały one dużą niepewność u wykonawców i zamawiających. Uczestnicy procesu zamówień publicznych mieli olbrzymie wątpliwości jak niektóre przepisy interpretować i czy odrzuceniu nie będzie podlegało sporo złożonych w pierwszym okresie ofert. Na wysokości zadania stanął UZP, Minister Cyfryzacji i Polska Izba Informatyki i Telekomunikacji, które to instytucje wyznaczyły słuszne kierunki. Teraz, po ogłoszeniu informacji o rozwiązaniu umowy na budowę Platformy e-Zamówienia, pojawiło się pytanie, co dalej? Żeby na nie odpowiedzieć przede wszystkim trzeba „rozbić” projekt na części, a także wyraźnie powiedzieć, czym platforma nigdy nie miała być. Potem można już śmiało powiedzieć, że w Polsce e-zamówienia mogą być prowadzone, nawet bez centralnej platformy.
------------------------------------------------------------------------------
Śniadania biznesowe już 5 maja we Wrocławiu: Elektronizacja zamówień publicznych
- doświadczenia, orzecznictwo, mity. Zarejestruj się
------------------------------------------------------------------------------
Czym ma być Platforma e-Zamówienia
Przede wszystkim warto pamiętać, że Minister Cyfryzacji nigdy nie planował, aby Platforma służyła do przesyłania ofert, wniosków, oświadczeń między zamawiającymi a wykonawcami. Miały do tego służyć portale e-usług, które miały być zintegrowane z Platformą. Zatem brak Platformy niczego nie zmieni w tym obszarze. Taką funkcję już obecnie zapewniają portale prywatne lub miniPortal przygotowany przez UZP. Podobnie jak zabezpieczają oferty i wnioski. Platforma miała mieć funkcjonalność dodatkowego zabezpieczenia poufności ofert i wniosków, ale obecnie portale gwarantują takie bezpieczeństwo. System zamówień publicznych działa i nie ma paraliżu w zakresie postępowań unijnych. Tak naprawdę Platforma ma składać się z wielu modułów, które jednak mogą działać niezależnie. Popatrzmy na przykład na moduł aukcji i licytacji elektronicznych. Zamysłem była wymiana obecnego modułu funkcjonującego w UZP, ze względu na jego zapóźnienie technologiczne. Niemniej jednak moduł UZP jest i działa, a portale e-usług, przynajmniej niektóre mają własne moduły zapewniające tę funkcjonalność. Obecnie działa również Biuletyn Zamówień Publicznych. Podobnie jak w aukcjach zamysłem była jego optymalizacja. Planowany moduł e-Sender. też nie jest niezbędny. Niezależnie od certyfikatu e-Sender, zamawiający mogą publikować swoje ogłoszenia bezpośrednio na e-Notices - tak jak dotychczas. Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii oraz UZP wielokrotnie podkreślali, że zaletą Platformy będzie moduł analizy i monitorowania danych - takiego rozwiązania obecnie nie ma. Moduł ten nie wynika jednak z obowiązków wynikających z Prawa zamówień publicznych. Bez niego można prowadzić postępowania w formie elektronicznej. Jest jeszcze Centralne Repozytorium Danych, czyli moduł służący do bieżącego zbierania danych z Portali e-Usług, na których zamawiający prowadzą postępowania. Z pewnością jest on ważny, ale nie niezbędny dla zapewnienia elektronicznej komunikacji. Kolejny moduł składający się na Platformę e-Zamówienia jest dedykowany Krajowej Izbie Odwoławczej. Moduł KIO miał zapewniać obsługę procesu składania odwołań, pism procesowych, komunikację z odwołującymi i przystępującymi oraz przekazywanie dokumentacji postępowania. Prawda jest taka, że i bez tego modułu KIO działa.
Podsumowując, projekt Platforma e-Zamówienia jest ważny, zwiększy bezpieczeństwo ofert, ergonomię pracy zamawiających, zapewni możliwość analizy danych, ale nie jest niezbędny dla wypełnienia wymagań wynikających z dyrektyw i przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. Czy oddala to nas jako kraj od pełnej elektronizacji? Zdecydowanie nie! Pełna elektroniczną komunikację i archiwa elektroniczne zapewniają portale e-usług, te bardziej zaawansowane regulują również proces planowania zamówień, rozliczania umów i obiegu e-faktur.
Scenariusz dla ministra cyfryzacji
Z mojego punktu widzenia obecnie nie jest najważniejsze jak najszybsze ratowanie Platformy. W sumie to dobra wiadomość dla zamawiających, że minister rozwiązał umowę. Dzięki temu spokojnie mogą korzystać ze swoich platform zakupowych lub bezpłatnego miniPortalu. Aktualnie najistotniejsze jest, aby przeprowadzić proces certyfikacji istniejących portali e-usług. Trzeba pamiętać, że dane przetwarzane w portalach są wrażliwe, zwłaszcza newralgiczny jest etap przed odszyfrowaniem ofert czy wniosków. Bardzo ważne jest, aby systemy zapewniały absolutne bezpieczeństwo danych. Równie ważna jest wysoka dostępność systemu, aby nie było sytuacji, w których wykonawca nie może złożyć oferty. Czasu zostaje coraz mnie, bo pełna elektronizacja wszystkich zamówień ma obowiązywać już od 1 stycznia 2020 r.
Anna Serpina-Forkasiewicz jest prezesem spółki PortalPZP, która specjalizuje się w elektronizacji zamówień publicznych. Stworzyła narzędzie do pełnej komunikacji między zamawiającym a wykonawcą oraz archiwum elektroniczne, czyli właśnie PortalPZP. prowadzi też Kancelaria Prawną specjalizującą się w pomocy prawnej w przygotowywaniu i przeprowadzaniu postępowań w oparciu o Prawo zamówień publicznych,
