Terminy na realizację poszczególnych obowiązków sprawozdawczych określa ustawa o rachunkowości. Podstawowe z nich dotyczą zamknięcia ksiąg rachunkowych i sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego. Pierwszy z nich wynosi 3 miesiące od dnia kończącego rok obrotowy. Na sporządzenie sprawozdania finansowego spółki również mają 3 miesiące, ale liczone od dnia bilansowego, którym jednak w praktyce również jest dzień kończący rok obrotowy.
Sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu, co powinno nastąpić w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Zatem w praktyce do końca czerwca sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone i zatwierdzone. Następnie, w terminie 15 dni od zatwierdzenia, sprawozdanie należy złożyć w rejestrze sądowym, wraz z odpisem uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. Jeśli sprawozdanie podlegało badaniu przez biegłego rewidenta, należy złożyć wraz z nim również sprawozdanie z badania. Ponadto spółki zobowiązane do sporządzenia sprawozdania z działalności jednostki, powinny przedstawić do sądu rejestrowego również to sprawozdanie.
Czytaj w LEX: Zatwierdzanie sprawozdania finansowego krok po kroku >>>
Najczęściej termin na złożenie sprawozdania do KRS będzie upływa w połowie lipca, ale może nastąpić to wcześniej, ponieważ termin ten wyznacza zatwierdzenie sprawozdania, a nie zakończenie roku obrotowego. Jeśli sprawozdanie z jakichkolwiek względów nie zostanie zatwierdzone, to także należy je złożyć do sądu rejestrowego. Wówczas 15-dniowy termin biegnie od dnia, w którym sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone.
Czytaj w LEX: Sprawozdanie z działalności jednostki - komentarz praktyczny >>>
Czytaj w LEX: Specyfika badania sprawozdań finansowych jednostek z branży handlowej >>>
Czytaj w LEX: Specyfika badania sprawozdań finansowych spółek z branży informatycznej >>>
Podatnicy CIT są zobowiązani do przekazania sprawozdania finansowego wraz ze sprawozdaniem z badania Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej. Wykonanie tego obowiązku powinno nastąpić w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Obowiązek ten nie dotyczy jednak podmiotów zwolnionych podmiotowo z podatku oraz podmiotów, które mają obowiązek przekazywania sprawozdań finansowych do KRS. W praktyce więc spółki mogą poprzestać na złożeniu sprawozdania do KRS.
Należy natomiast pamiętać o innych obowiązkach sprawozdawczych, dotyczących niektórych kategorii podmiotów. Mowa jest tu w szczególności o sporządzeniu sprawozdania z działalności, który to obowiązek dotyczy przede wszystkim spółek kapitałowych, a w niektórych sytuacjach także spółek osobowych. Jednostka, której średnioroczne zatrudnienie przekracza 500 osób oraz której suma aktywów bilansu przekracza 85 mln zł lub 170 mln zł w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów, zawiera dodatkowo w sprawozdaniu z działalności oświadczenie na temat informacji niefinansowych. Innym szczególnym obowiązkiem jest sporządzenie sprawozdania z płatności, co dotyczy niektórych jednostek działających w przemyśle wydobywczym lub zajmujących się wyrębem lasów pierwotnych.
Czytaj w LEX: Bilans jako podstawowy element sprawozdania finansowego >>>
Czytaj w LEX: Podpisywanie sprawozdania finansowego >>>
Przedłużenie terminów niepewne
W związku z pandemią Covid-19 terminy realizacji obowiązków dotyczących sprawozdań finansowych za lata 2019-2021 były przedłużane w drodze kolejnych rozporządzeń Ministra Finansów. Dotyczyło to zarówno sporządzenia, jak i zatwierdzenia sprawozdania oraz złożenia go do KRS. Większość terminów była przedłużona o trzy miesiące, aczkolwiek z wyłączeniem jednostek prowadzących działalność objętą nadzorem nad rynkiem finansowym.
Na razie nie wiadomo, czy analogiczna decyzja zostanie podjęta w odniesieniu do sprawozdań za rok 2022. Jeżeli tak się stanie, to zapewne nastąpi to dopiero w marcu. Do tego czasu należy przyjąć, że wykonanie obowiązków sprawozdawczych powinno nastąpić w terminach ustawowych.
Czytaj w LEX: Składanie jednostkowych rocznych sprawozdań finansowych do rejestru sądowego >>>
Czytaj w LEX: Sporządzanie sprawozdania finansowego w organizacji non profit krok po kroku >>>
Odpowiedzialność zarządu
Za złożenie sprawozdania finansowego do KRS odpowiada kierownik jednostki. W przypadku spółek kapitałowych jest to zarząd. Chodzi tu o zarząd w aktualnym składzie, a nie takim, który pełnił obowiązki w roku obrotowym objętym sprawozdaniem. To ważne, ponieważ omawiany obowiązek łączy się z ryzykiem odpowiedzialności karnej za jego niewykonanie. Zgodnie bowiem z art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości, niezłożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym stanowi czyn zabroniony.
Przestępstwo to jest zagrożone karą grzywny albo ograniczenia wolności. Jednak już sam fakt skazania za przestępstwo może stanowić poważną komplikację dla członka zarządu. Co ważne, od odpowiedzialności za ten czyn nie zwalnia złożenie czynnego żalu. Wynika to z faktu, iż czyn ten został stypizowany w ustawie o rachunkowości, która w ogóle nie przewiduje instytucji czynnego żalu. Z kolei niezłożenie w terminie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego stanowi wykroczenie z kodeksu karnego skarbowego. Ponieważ KKS dla odmiany przewiduje możliwość skorzystania z czynnego żalu, to w przypadku tego czynu można uniknąć kary za jego popełnienie właśnie poprzez złożenie takiego „autodonosu”. Jednak w przypadku spółek problem odpowiedzialności zarządu za niezłożenie sprawozdania do KAS nie wystąpi, gdyż spółki przekazują sprawozdania jedynie do KRS.
Z kolei samo niezatwierdzenie sprawozdania finansowego nie stanowi czynu zabronionego. Z punktu widzenia odpowiedzialności karnej zarządu kluczowe jest więc, by sprawozdanie zostało sporządzone i zgłoszone do KRS.
Autor: Grzegorz Keler, adwokat, doktor nauk prawnych, associate w Kancelarii SPCG.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.