W tym roku jedynie protokół zgromadzenia wspólników z podjętymi uchwałami mogą być przygotowane do końca czerwca. Spółki, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, na przygotowanie pozostałych dokumentów sprawozdania finansowego tak naprawdę miały  czas do końca marca 2019 r., choć potem te dokumenty mogły być modyfikowane.

Sprawdź w LEX: Jak złożyć sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej >>

Bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa, sprawozdanie zarządu  muszą podpisać wszyscy członkowie zarządu, i to podpisem elektronicznym albo bezpłatnym profilem zaufanym. Nie można zatem – jak dawniej - zostawić formalności na ostatnią chwilę. Nie da się podpisać dokumentów tuż przed 15 lipca, czyli przed ostatecznym terminem złożenia ich do KRS. E-podpis pokazuje bowiem faktyczną datę powstania sprawozdania. Uchwały zatwierdzające sprawozdanie są nadal podpisywane w formie tradycyjnej, skanowane i dołączane w systemie S24. Uwiarygadnia je osoba przesyłająca sprawozdanie do KRS - bezpłatnie może to zrobić członek zarządu, którego PESEL jest ujawniony w KRS oraz pełnomocnik będący radcą prawnym, adwokatem lub prawnikiem zagranicznym.

Czytaj również:
Plusy i minusy podpisu kwalifikowanego i profilu zaufanego >>
Jak podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym >>

 

Koniec papierowych sprawozdań

Nowelizacja z 26 stycznia 2018 r. ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wprowadziła od 1 października 2018 r. obowiązek składania sprawozdania finansowego na podstawie ustawy o rachunkowości (UR). Co do zasady muszą więc zostać przygotowane nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego i podpisane do tego dnia, czyli 31 marca. Zgodnie zaś art. 45 ust. 1f  ur powinno być one sporządzane w postaci elektronicznej w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionym przez ministra finansów.

Dla spółek wpisanych do KRS jest to struktura logiczna w formacie XSD, XML. W większości przypadków program księgowy przygotowuje sprawozdanie w takim formacie. Można też kupić osobny program, którzy służy do przygotowania e-sprawozdań. 1 października 2018 r. zatem skończyła się era papierowych  sprawozdań finansowych. Wydruk sprawozdania sporządzonego w postaci elektronicznej będzie tylko kopią sprawozdania finansowego, a nie oryginałem. Każdy wydruk stanowi tylko kopię sprawozdania finansowego.
Zobacz w LEX: Czy spółka komandytowa, której udziałowcami są osoby fizyczne wysyła sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej za 2018 r. do KRS? >

 


Era podpisu elektronicznego

Sprawozdanie spółki musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. – Sporządzone w formie elektronicznej: bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa muszą być zatem  podpisane przez wszystkie osoby z zarządu, bez względu na określony w KRS sposób reprezentacji. Tak wynika z art. 52 ustawy o rachunkowości – podkreśla Łukasz Drożdżowski, radca prawny. To oznacza, że jeśli w zarządzie są cztery osoby, to wszystkie muszą złożyć podpis.

Część księgowych zaleca wyrobienie dla całego zarządu podpisu elektronicznego, twierdząc, że jest to najprostszy sposób na podpisanie sprawozdania. Odkąd jednak pojawiła specjalna e-usługa Podpisz dokument elektroniczny za pomocą Profilu Zaufanego, warto rozważyć skorzystanie z niej. Dzięki Ministerstwu cyfryzacji można też odczytać sprawozdanie podpisane PZ. - Teraz jest już możliwe proste i intuicyjne podpisywanie dokumentów za pomocą profilu zaufanego i to nie tylko sporządzanych w formacie xml, ale m. in. doc oraz pdf. Usługa ta pozwala również ustalić tożsamość osób podpisujących się pod danym dokumentem – tłumaczy Łukasz Drożdżowski.

Ci, którzy nie chcą za niego płacić mogą więc skorzystać z profilu zaufanego. Musi jednak mieć go każdy z członków zarząd oraz sama spółka. Agnieszka Bartula, prowadząca biuro rachunkowe Apis, radzi firmom, które  zdecydują się na składanie podpisów profilem zaufanym, przygotowanie się do tej czynności. Jak? – Warto zapoznać się instrukcjami, wyjaśnieniami ministerstw: finansów i cyfryzacji, sprawdzić, czy konta na epuap działają, czy można podłączyć i podpisać dokument na jakimś testowym pliku, tak żeby nie było kłopotów, jak przyjdzie do podpisywania sprawozdania - podkreśla Agnieszka Bartula.

Trzeba przy tym pamiętać, że gdy zarząd jest wieloosobowy, to każdy następny członek podpisuje sprawozdanie podpisane i pobrane przez poprzednika. Ponadto zwykle ePUAP się zawiesza. Ponadto, jeśli członek zarządu nie ma numeru PESEL, bezpłatna opcja odpada. Jest on niezbędny do złożenia Profilu Zaufanego i potwierdzenia wniosek. Co więcej numer PESEL jest potem niezbędny do przesłania sprawozdania do KRS.

Czytaj również:
Podpisywanie sprawozdań finansowych wreszcie bez kłopotów >>
Niektóre firmy CIT-8 złożą później >>

 


Dla cudzoziemców tylko podpis kwalifikowany

- Decydując się na sposób podpisywania dokumentów finansowych, trzeba dobrze się zastanowić, jaką opcję wybrać – radzi Łukasz Drożdżowski. -  W przypadku podmiotów zarządzanych przez cudzoziemców użycie profilu zaufanego może okazać się niemożliwe przez brak numeru PESEL lub utrudnione ze względu na barierę językową – tłumaczy Drożdżowski. - W przypadku takich podmiotów podpis kwalifikowany wydaje się bardziej praktyczny i wskazany. Zwłaszcza, że oprogramowanie do jego składania często jest dostępne w języku angielskim - dodaje radca.
Zestawy do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego można kupić w Polsce tylko w pięciu, certyfikowanych przez państwo firmach: Unizeto - Certum, PWPW, Krajowa Izba Rozliczeniowa, CenCert oraz Euro Cert. Zestaw zawierający czytnik kart kryptograficznych, certyfikat kwalifikowany, oprogramowanie, mikro kartę kryptograficzną kosztuje ok. 300 zł. Tyle, że po dwóch latach trzeba go odnowić.

- Z drugiej jednak strony, korzystanie z podpisu kwalifikowanego niekiedy stanowi dość poważne wyzwanie, zwłaszcza dla osób, które mają do czynienia z tym po raz pierwszy. Dotyczy to nie tylko samego procesu podpisywania, ale również wprowadzenia odpowiednich ustawień, zwłaszcza, gdy kilka osób korzysta z innego oprogramowania. W tym względzie zatem korzystanie z opcji podpisu zaufanego jest łatwiejsze – radzi Łukasz Drożdżowski.

Wysłanie sprawozdania do KRS

Trzeba przy tym pamiętać, że przepisy dotyczące terminów składania sprawozdań finansowych do KRS nie uległy zmianie. Spółki, które zatwierdziły dokumenty na zgromadzeniu wspólników 30 czerwca mają czas do 15 lipca. Inna jest jednak ich forma. Dokumenty finansowe sporządzone od 1 października 2018 r. są przyjmowane do Repozytorium Dokumentów Finansowych Krajowego Rejestru Sądowego (RDF KKRS tylko w formie elektronicznej, opisanej powyżej. Nie można złożyć już skanów podpisanych dokumentów, tak jak to było w okresie przejściowym, od kwietnia do końca września 2018 roku. Zgodnie z przepisami art.19 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym sprawozdanie finansowe składa się elektronicznie przez portal ekrs.ms.gov.pl. Są dwie drogi: bezpłatne zgłoszenie oraz płatny wniosek w systemie S24. W pierwszym przypadku sprawozdanie może złożyć osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu oraz prokurent, a także adwokat, radca prawny lub prawnik z zagranicy. (art. 19 r pkt. 2 ustawy o KRS). Dokumenty zamieszczone w repozytorium zostaną przekazane do organów podatkowych, tak więc nie będzie już obowiązku składania sprawozdań finansowych do organów podatkowych. Nie zostaną jednak przekazane uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. To oznacza zaś, że trzeba będzie złożyć je osobno do właściwego urzędu skarbowego.

 

Więcej na ten temat znajdziesz w LEX:

Do kiedy trzeba wysłać sprawozdanie finansowe spółki z o.o., komandytowej i osób fizycznych prowadzących księgi handlowe za 2018 r.? >

Jakie obowiązki w sprawozdaniu finansowym ma spółka z o.o., która nabyła większościowy pakiet udziałów swojego konkurenta? >

W jaki sposób stowarzyszenie nieprowadzące działalności gospodarczej powinno sporządzić sprawozdanie finansowe? >

Jak należy postąpić, jeśli w trakcie sporządzania sprawozdania finansowego za 2018 r. stwierdzono za niską rezerwę na podatek odroczony? >

Nie masz dostępu do tych materiałów? Sprawdź, jak go uzyskać >>