Zdaniem prawników w ostatnich dwóch latach czas oczekiwania na wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) zwiększył się z trzech tygodni do nawet pięciu miesięcy. Oficjalnych danych nie ma, bo sprawozdania sądów nie zawierają wprost informacji o średnim czasie rejestracji podmiotu w KRS.
Długi czas rejestracji utrudnia zaś prowadzenie biznesu – alarmują eksperci. Zmienić to może tylko pełna elektronizacja KRS. Ministerstwo Sprawiedliwości na pytanie, kiedy ona nastąpi odpisało, że na chwilę obecną elektronizacja postępowania rejestrowego przewidziana jest na 1 marca 2020 r. Nie ma jednak pewności, że nie zostanie przesunięta – dla spółek to byłaby zła wiadomość.
Czytaj również: E-postępowania w sądach najwcześniej w 2020 roku >>
Papier wydłuża postępowanie
Zakładając spółkę trzeba najpierw stworzyć umowę spółki, a potem zgłosić ją do Krajowego Rejestru Sądowego. Można wybrać dwie formy tradycyjną i elektroniczną przez system s24. W tym drugim przypadku rejestracja powinna trwać 24 godziny. I ten tryb wybiera coraz więcej firm – w Warszawie w pierwszym półroczu 2019 r. w Warszawie aż 61 proc. spółek zostało tak zarejestrowanych.
Czytaj w LEX: Nowa procedura gospodarcza - reforma KPC >
Nie każda spółka może być jednak założona przez internet - np. akcyjna. Po drugie do dyspozycji jest tylko gotowy wzór umowy, który nie zawsze pasuje do charakteru działalności. Forma tradycyjna oznacza, że umowę sporządza notariusz, a następnie trzeba wypełnić papierowy formularz i złożyć go w sądzie. Potem tak samo trzeba robić z każdym zdarzeniem, które powoduje zmianę informacji w KRS, np. zmiany umowy spółki, członków zarządu, prokurenta, itp.
Obecnie on-line można złożyć tylko zmiany dla spółek założonych on-line. W efekcie wiele z blisko 550 tys. spółek zmuszona jest do długiej "papierologii" rejestrowej. ‒ W Warszawie obecnie czeka się na wpis od 8 do 12 tygodni. Dwa lata temu były to 3-4 tygodnie ‒ mówi dr Anne-Marie Weber-Elżanowska z Uniwersytetu Warszawskiego, współpracownik kancelarii NGL Legal. Marta Marczak, radca prawny z kancelarii adwokackiej adwokata Marcina Hołówki, ostatnio rejestrowała spółkę przez trzy miesiące. - Przedsiębiorcy-deweloperowi bardzo zależało na czasie, bo do momentu rejestracji spółki musiał wstrzymać się z zakupem działki pod osiedle – tłumaczy Marta Marczak. Co więcej klient w pewnym momencie zaczął już nawet zastanawiać się, czy przedłużające się postępowanie rejestracyjne to czasem nie wina prawniczki.
Czytaj również: Prosta spółka akcyjna wejdzie do gry już w marcu 2020 roku >>
Arkadiusz Regiec, prezes Beesfund, dodaje, że na długie czekanie nie stać też start-upów, zwłaszcza gdy pomysł potrzebuje kapitału. Sądy warszawskie tłumaczą jednak, że wydłużenie czasu rejestracji to efekt zmiany przepisów. Od 15 marca 2018 roku wszedł w życie art. 19 a ust. 5 ustawy o KRS, który obliguje referendarzy do wzywania podmiotów do złożenia oświadczeń w zakresie adresów do doręczeń, co wydłuża cały proces. Z kolei według Ministerstwa Sprawiedliwości w przypadku wniosków papierowych rejestracja może trwać dłużej z racji liczby wniosków w sądzie i konieczności ręcznego wprowadzania danych z wniosku do systemu.
Mec. Marczak, zauważa, że problem sprawia też zmiana umowy. – Na wpis czeka się minimum dwa miesiące ‒ mówi. Prawnicy nie mają wątpliwości, że to system papierowy wydłuża cały proces.
Sprawdź w LEX:
- Jak prawidłowo dokonać zgłoszenia aktualizującego NIP-8 w zakresie rachunku bankowego i czy zmianę należy zgłosić także do KRS? >
- Jak zarejestrować w Polsce oddział firmy, która ma siedzibę w Hongkongu? >
- Jakie zasady obowiązują przy składaniu sprawozdań finansowych od 2019 roku? >
Skąd się biorą problemy
Zdaniem prawników, problemy z rejestracją wynikają z daleko posuniętego formalizmu, niejasnych formularzy i pełnej dowolności w podejściu poszczególnych referendarzy. Wypełnienie papierowego wniosku do KRS często wymaga wprawy, aby nie popełnić drobnego błędu formalnego skutkującego jego zwrotem. W sprawie mec. Marczak rejestracja wydłużyła się, bo referendarz uznał, że nieprawidłowo został opisany sposób reprezentacji spółki komandytowej. - Referendarz uznał, że komplementariuszem nie może być spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i wniosek zwrócił, a ja czekałam kolejne dwa miesiące. W tym samym czasie, w innym wydziale złożyłam podobny wniosek z tak samo określonym sposobem reprezentacji i nie było zwrotu ‒ opowiada mec. Marczak.
Zobacz w LEX: Kalkulator opłat sądowych po reformie KPC >>
Jakub Bińkowski, sekretarz Departamentu Prawa i Legislacji Związku Przedsiębiorców i Pracodawców (ZPP) zauważa, że czasem nawet zwykła literówka może stać się powodem zwrócenia wniosku. ‒ Podstawą badania jest wypełniony formularz, w którym żadne pole nie może pozostać puste ‒ twierdzi Bińkowski. Prawnicy podają przykład Warszawy, która w jednym wydziale wpisywana jest jako Warszawa, a w innym jako miasto stołeczne Warszawa. W zależności od wydziału jedna lub druga nazwa może być uznana za błąd powodujący zwrot wniosku. Problemy rodzi też system przydzielania spraw konkretnemu referendarzowi - jeśli zachoruje, ma urlop sprawa czeka na jego powrót. ‒ Nie ma w zwyczaju przekazywania spraw i tak długo dopóki wnioskodawca się nie upomina, że sprawą nic się nie dzieje ‒ podkreśla Marta Marczak. Ponadto obecnie weryfikacja wniosków jest dwuetapowa: najpierw przez referendarza, potem elektroniczna - po wprowadzeniu danych do systemu. ‒ Ostatnio czekałam trzy tygodnie na samą tylko weryfikację elektroniczną ‒ twierdzi mec. Marczak.
Elektronizacja – jedyne rozwiązanie
Prawnicy nie mają wątpliwości, że tylko pełna elektronizacja przyspieszy postępowania. - Bez likwidacji „ścieżki papierowej” trudno marzyć o przyśpieszeniu postępowań - uważa dr Anne-Marie Weber-Elżanowska. - Liczba podmiotów pozostająca pod właściwością sądów rejestrowych rośnie z roku na rok i referendarze, których zresztą brakuje, zwyczajnie nie nadążają ‒ podkreśla. I zaznacza, że obecnie procedura wymaga, np. wydrukowania w sądzie danych wprowadzonych do formularza w systemie teleinformatycznym (np. przy rejestracji spółki S24) i następnie ręcznego wprowadzenia przez sekretarza sądowego do systemu wpisów. – To jest nieefektywne - podkreśla dr Anne-Marie Weber-Elżanowska.
Sprawdź w LEX: Czy można zawiesić działalność spółki komandytowo-akcyjnej? >
ZPP już dwa lata temu postulowało rezygnację z powtórnej weryfikacji dokumentów rejestrowych, wprowadzenie przejrzystych i zautomatyzowanych formularzy elektronicznych, które można wypełnić metodą „krok po kroku”, a także modyfikację danych rejestrowych online. Jakub Bińkowski podkreśla, że wielką zaletą trybu elektronicznego jest to, że składający wniosek nie musi pamiętać o wyborze właściwych formularzy, są bowiem generowane automatycznie, w trakcie rejestracji .‒ Elektronizacja KRS ułatwi przedsiębiorcom wypełnianie obowiązków rejestrowych, co w konsekwencji obniży koszty z tym związane - dodaje dr Anne-Marie Weber-Elżanowska.
System teleinformatyczny może „pilnować” osobę wprowadzającą dane poprzez blokadę możliwości wpisania oczywiście błędnych danych i „wymuszać” prawidłowe wypełnienia wniosku. - Trafność tej tezy już obecnie weryfikuje praktyka. Zwrotowi podlega ok. 25 proc. wniosków papierowych i tylko 6 proc. tych złożonych w systemie S24. ‒ zauważa dr Weber-Elżanowska.
Większa transparentność
Zdaniem ZPP eKRS powinien też pokazywać umowy spółek, historię reprezentacji w celu umożliwienia dokładniejszej weryfikacji kontrahentów. Dr Anne-Marie Weber-Elżanowska zauważa, że w systemie widoczne powinny być elektroniczne wnioski złożone do KRS. - Taki wniosek musiałby zostać oznaczony jako „niezatwierdzony”, ale pokazywałby, że w danej spółce nastąpią zmiany – tłumaczy.
Jak podkreśla ZPP, rejestr pełni nie tylko funkcję legalizacyjną, ale też informacyjną. Dlatego ZPP chce też, by rejestr umożliwił wyszukiwanie powiązań osobowych. By to można było zrobić, należałoby jednak powiązać ze sobą wszystkie rejestry gospodarcze i stworzyć jeden portal, który zgromadzi pełną bazę danych dotyczących działalności gospodarczej w Polsce. Spowoduje to większą transparentność podmiotów, a przede wszystkim pokaże, czy członkowie organów spółki prowadzą także działalność, jako osoby fizyczne. Dziś trzeba korzystać z płatnych usług, albo samemu sprawdzać daną firmę oddzielnie w każdym rejestrze.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
