Doręczenie elektroniczne to odpowiednik listu poleconego, a adres skrzynki do e-Doręczeń odpowiada tradycyjnemu adresowi do korespondencji. Jeśli ktoś ma założony adres do e-Doręczeń, korespondencję urzędową już dziś co do zasady otrzymuje właśnie tą drogą. Dla większości obywateli e-Doręczenia są i będą dobrowolne. Inaczej jest z organami administracji, przedstawicielami zawodów prawniczych i przedsiębiorcami. Te podmioty są obowiązkowo włączane do systemu według rozpisanego na lata harmonogramu.
- Istotą e-Doręczeń jest obligatoryjne przejście wszystkich przedsiębiorców, przynajmniej w kontaktach z administracją publiczną, na korespondencję elektroniczną za pomocą adresu e-Doręczeń – tłumaczy prof. Grzegorz Sibiga, adwokat, partner w kancelarii Traple, Konarski, Podrecki i Wspólnicy.
Już od kilku miesięcy obowiązek ten obejmuje jednoosobowe firmy założone w 2025 r. oraz wszystkie spółki prawa handlowego, bez względu na datę ich powstania. W październiku przyszłego roku obowiązkowe e-Doręczenia będą dotyczyły już wszystkich bez wyjątku przedsiębiorców. Wcześniej jednak, bo 1 lipca 2025 r., do systemu zostanie włączona kolejna grupa: podmioty niepubliczne, wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) do 31 grudnia 2024 r., składające wniosek o zmianę wpisu.
Czytaj komentarz praktyczny w LEX: Szczepaniak Sylwester, Okres przejściowy i inne problemy z e-Doręczeniami w JST – w pytaniach i odpowiedziach>
e-Doręczenia dla krawcowej i szewca
Innymi słowy, 1 lipca 2025 r. system stanie się obowiązkowy dla każdego, kto prowadzi działalność gospodarczą i będzie musiał zaktualizować swoje dane w ewidencji, na przykład w związku ze zmianą adresu, ustanowieniem pełnomocnika, rozszerzeniem profilu działalności o nowy kod PKD.
- W praktyce oznacza to, że docelowo zasadniczo cała korespondencja kierowana do przedsiębiorcy od podmiotu publicznego, np. z urzędu skarbowego, będzie trafiać nie tradycyjnie pocztą na adres siedziby, ale na skrzynkę do e-Doręczeń. Przedsiębiorca nie ma zatem wyboru, musi przestawić się na korespondencję elektroniczną. Dotyczy to również tych, którzy w swojej działalności nie korzystają z internetu, np. wykonujących drobne usługi remontowe, krawieckie, fryzjerskie itp. – mówi prof. Sibiga.
Rafał Kózka, adwokat prowadzący własną kancelarię, zauważa, że przedsiębiorcy nie wiedzą o nowym obowiązku albo błędnie myślą, że e-Doręczenia będą ich dotyczyły dopiero w październiku 2026 r.
- Należy wyobrazić sobie sytuację, że przedsiębiorca chcący pilnie dokonać zmian w CEIDG (bo oczekuje na otrzymanie finansowania, dotacji, kredytu, itd., gdzie często liczą się godziny na dokonanie zmian) będzie zaskoczony tym, że musi podać adres do doręczeń, którego po prostu nie ma i często samodzielnie założyć nie będzie potrafił – mówi Rafał Kózka.
Zobacz także szkolenia w LEX:
e-Doręczenia: alternatywy i konsekwencje dla pełnomocników i przedsiębiorców>
Doręczenia elektroniczne u przedsiębiorców - wdrożenie, organizacja i praktyczne problemy>
Cena promocyjna: 359.1 zł
|Cena regularna: 399 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 299.25 zł
Założenie skrzynki proste (dla młodych)
Od 1 lipca br. przy okazji dokonywania wpisu do CEIDG trzeba będzie założyć adres skrzynki do e-Doręczeń lub podać adres skrzynki firmowej, założonej wcześniej dobrowolnie. Ministerstwo Cyfryzacji zapewnia, że adres do e-Doręczeń dla przedsiębiorców można uzyskać „bez dodatkowych formalności”, a procedura jest w pełni zdalna i zajmuje kilka minut.
Skrzynkę można założyć, korzystając z portalu Biznes.gov.pl (darmowe rozwiązanie oferowane przez państwo) lub za pośrednictwem tzw. kwalifikowanych dostawców usługi (KDU), czyli podmiotów komercyjnych, które uzyskały stosowane uprawnienia.
Mec. Kózka zwraca uwagę, że procedura może być prosta dla osób młodych, które sprawnie posługują się narzędziami internetowymi. Inaczej jest z przedsiębiorcami, którzy nie korzystają z elektronicznej komunikacji, bo nie mają takiej potrzeby lub po prostu są w starszym wieku.
- Sam jako adwokat stosunkowo często spotykam się z sytuacją, w której przedsiębiorca (głównie starszy albo prowadzący rodzinny biznes od 40 lat) wprost deklaruje, żeby nie wysyłać mu wiadomości na e-maila, bo z niego rzadko korzysta. Prosi wtedy o kierowanie korespondencji na SMS lub „do żony”. Nie wyobrażam sobie zatem, by taka osoba samodzielnie założyła skrzynkę do e-doręczeń albo była w stanie na bieżąco ją sprawdzać – mówi Rafał Kózka.
Czytaj także: Działalność nierejestrowa. Łatwiej będzie dorobić, ale jest pewien niedosyt
Czytaj komentarz praktyczny w LEX: Wdrożenie i korzystanie z doręczeń elektronicznych przez przedsiębiorców zgodnie z RODO>
Skrzynkę do e-Doręczeń trzeba regularnie sprawdzać
Co bowiem istotne i co podkreśla też prof. Sibiga: przedsiębiorca w praktyce będzie zobowiązany nie tylko do posiadania adresu, ale również do regularnej obsługi skrzynki. - Prawodawca wprowadził bowiem fikcję doręczenia – pismo urzędowe wysłane na skrzynkę e-Doręczeń po 14 dniach od wpłynięcia na tę skrzynkę uznaje się za doręczone. Ryzykowne będzie więc podejście „każą to założę, a potem nie będę się tym przejmował” – mówi profesor. I dodaje: - Wszelkie koszty z obsługą skrzynki przerzucone zostały na przedsiębiorcę, np. nauki obsługi systemu, dostępu do internetu itp. Tak rozbudowany obligatoryjny system e-Doręczeń to koncepcja polska-krajowa, niezwiązana bezpośrednio z wymaganiami unijnymi.
Można wyobrazić sobie, że użytkownik skrzynki do e-Doręczeń może nie pamiętać o jej sprawdzaniu.
- Do tej pory przedsiębiorcy otrzymywali albo list polecony osobiście albo wobec ich nieobecności po prostu awizo, co wzbudzało w nich świadomość i wiedzę, że ktoś do nich skierował jakąś korespondencję albo po prostu, że jakiś urząd „coś od nich chce” – mówi mec. Kózka.
Rozwiązaniem jest powiązanie skrzynki do doręczeń elektronicznych z pocztą e-mail. Nie ma jednak pewności, czy powiadomienie o nowej wiadomości nie trafi do folderu innego niż „odebrane”, np. do spamu. Nietrudno wyobrazić sobie więc przegapienie ważnej wiadomości. Rafał Kózka zwraca też uwagę, że w wielu mikrofirmach dostęp do skrzynki e-mail posiada kilka osób albo przedsiębiorca ceduje obsługę takiej skrzynki na pracownika lub członka rodziny. - To rodzi ryzyko związane nie tylko z ujawnieniem danych osobowych, ale głównie z tym, że pewne wiadomości dotyczące danego przedsiębiorcy mogą trafić do osób nieuprawnionych i mogą być wykorzystane przeciwko niemu – wskazuje mecenas.
Prof. Sibiga zwraca uwagę na jeszcze jedno ryzyko: urzędy mogą chcieć wysyłać na skrzynkę do e-Doręczeń wszystkie pisma, a nie tylko te dotyczące działalności gospodarczej.
Czytaj także poradnik w LEX: Kosicki Tomasz, Założenie adresu do doręczeń elektronicznych i skrzynki doręczeń elektronicznych przez JST>
- Zdarzały się już przypadki, gdy urzędy wysyłały pisma w sprawach prywatnych (obywatelskich) na adresy e-Doręczeń przeznaczone do wykonywania przez te osoby (adresatów pism) zawodów zaufania publicznego. Przykładowo, radca prawny otrzymał na skrzynkę zawodową decyzję podatkową od prywatnej nieruchomości. Należy się spodziewać, że organy mogą równie chętnie kierować pisma obywatelskie na adresy służące działalności gospodarczej – mówi prof. Sibiga. - Moim zdaniem to działanie nieprawidłowe i stanowi instrumentalne wykorzystanie systemu e-Doręczeń przez administrację publiczną, ponieważ obywatelski adres e-Doręczeń jest fakultatywny. Kluczowe jest jednak, jak ocenią takie zachowanie sądy administracyjne, na co musimy poczekać – dodaje.
Na wcześniejszych etapach wdrażania e-doręczeń zdarzały się sygnały o kłopotach technicznych. Wydaje się jednak, że te zostały już zażegnane. - Ze strony Ministerstwa Cyfryzacji chcielibyśmy zapewnić, że system e-Doręczeń jest przygotowany na zwiększone obciążenie – mówi Monika Gembicka z biura komunikacji MC.
Czytaj także komentarz praktyczny w LEX: Szczepaniak Sylwester, Jak doręczenia elektroniczne wpływają na system prawa?>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
