Pełnienie funkcji członka zarządu to nie tylko prestiż i wpływ na strategiczne decyzje spółki, lecz także realna odpowiedzialność – cywilna, karna, podatkowa, pracownicza i majątkowa. W ostatnich latach ustawodawca wprowadził szereg zmian, które – choć często formalizują zasady powszechnie przyjęte w obrocie – nakładają na członków zarządu dodatkowe obowiązki, jak wyraźny nakaz lojalności czy szczegółowe dokumentowanie procesów decyzyjnych. Zrozumienie tych mechanizmów i świadome zarządzanie ryzykiem jest kluczowe dla każdego, kto zasiada w organach zarządzających.
Odpowiedzialność członka zarządu – ryzyka i obowiązki
Odpowiedzialność członka zarządu wynika z szerokiego spektrum obowiązków, które ciążą na nim zarówno względem spółki i jej wspólników, jak i w stosunku do wierzycieli. Kluczowe znaczenie ma obowiązek terminowego działania z należytą starannością, szczególnie w obliczu zagrożenia niewypłacalnością spółki. Zaniedbania w tym zakresie mogą prowadzić do osobistej odpowiedzialności majątkowej za zobowiązania spółki, co stanowi poważne ryzyko dla członków zarządu.
Jednocześnie, choć udzielenie absolutorium przez walne zgromadzenie wspólników potwierdza formalną ocenę działań zarządu, nie wyklucza ono możliwości dochodzenia roszczeń odszkodowawczych wobec członków zarządu – szczególnie w sytuacji ujawnienia nowych faktów lub okoliczności. Wobec tego, kluczowe znaczenie ma świadome zarządzanie ryzykiem oraz stosowanie dostępnych mechanizmów ochrony, które pozwalają minimalizować potencjalne negatywne konsekwencje pełnienia funkcji zarządczych.
Choć całkowite wyeliminowanie ryzyka w działalności zarządu jest niemożliwe, kluczowe staje się jego skuteczne ograniczanie i kontrola.
Polisy D&O (Directors & Officers Insurance)
Ubezpieczenie D&O zapewnia członkom zarządu kompleksową ochronę w razie kierowanych przeciwko nim roszczeń – obejmuje odpowiedzialność cywilną, administracyjną i karną oraz pokrywa koszty obrony prawnej, odszkodowań i innych wydatków związanych z pełnioną funkcją. Zakres polisy warto rozszerzyć o klauzulę „outside the limits” (koszty obrony niepomniejszające sumy gwarancyjnej), okres retroaktywności, obowiązki informacyjne przy zgłaszaniu roszczeń oraz coroczną weryfikację sumy ubezpieczenia i warunków umowy, tak aby ochrona była adekwatna do profilu ryzyka spółki.
Sprawdź w LEX: Czy polisa typu D&O może stanowić koszt spółki? >
Czytaj także: Likwidacja spółki osobowej a ujęcie budynku w spisie z natury
Dokumentacja decyzji
Staranna protokolaryzacja posiedzeń zarządu – w tym analiza ryzyk i uzasadnienie wyboru konkretnego rozwiązania – stanowi kluczowy dowód w razie późniejszych roszczeń. Na członku zarządu spoczywa ciężar wykazania, że działał z należytą starannością. W tym kontekście szczegółowe protokoły posiedzeń, dokładnie odzwierciedlające podjęte uchwały oraz proces decyzyjny, stają się niezastąpionym narzędziem obrony. Dokumentacja taka powinna zawierać nie tylko podjęte decyzje, ale przede wszystkim proces decyzyjny: analizowane alternatywy, rozważane ryzyka i korzyści, a także informacje, na których oparto finalny wybór, co jest fundamentem do zastosowania zasady biznesowej oceny sytuacji.
Zasada biznesowej oceny sytuacji (ang. business judgement rule)
Zasada biznesowej oceny sytuacji stwarza dla członków organów spółki tzw. bezpieczną przystań (ang. safe harbour) poprzez wyłączenie ich odpowiedzialności za szkody poniesione przez spółkę na skutek nietrafionych decyzji biznesowych, pod warunkiem że przy ich podejmowaniu członkowie organu postępowali lojalnie i działali na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny, tj. w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego. Zasada ta stanowi korelat obowiązku lojalności piastuna organu wobec spółki oraz adresowanego do niego podwyższonego miernika staranności działania.
Czytaj też w LEX: Zasada biznesowej oceny sytuacji (business judgment rule) a badanie due diligence w transakcji M&A >
Procedury compliance i whistleblowing
Systemy przeciwdziałania korupcji, konfliktom interesów czy nadużyciom, wsparte efektywnymi kanałami zgłaszania nieprawidłowości (whistleblowing), pozwalają wcześnie identyfikować i minimalizować ryzyka. Skuteczne wdrożenie systemów compliance to nie tylko element dobrych praktyk zarządczych, ale i wymóg prawny, stanowiący dowód należytej staranności zarządu w zarządzaniu spółką. Posiadanie takich procedur znacząco minimalizuje ryzyko naruszeń, a w konsekwencji – osobistej odpowiedzialności menedżerów, co jest szczególnie istotne w kontekście rosnącej roli ochrony sygnalistów.
Zobacz też w LEX: Polityka compliance w Twojej firmie - co powinna zawierać i kiedy powinieneś ją mieć? >
Cena promocyjna: 209.3 zł
|Cena regularna: 299 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 209.3 zł
Wsparcie ze strony profesjonalistów
Z perspektywy należytej staranności wymaganej od członka zarządu, kluczowe znaczenie ma praktyka korzystania z wyspecjalizowanego doradztwa zewnętrznego. Stała współpraca z doświadczonym doradcą prawnym, biegłym rewidentem czy brokerem ubezpieczeniowym znacząco podnosi jakość procesów decyzyjnych, minimalizując ryzyka regulacyjne, finansowe i kontraktowe. Co więcej, powoływanie się na profesjonalne opinie przy podejmowaniu istotnych decyzji może w praktyce stanowić jeden z najbardziej przekonujących dowodów zachowania należytej staranności – zarówno przed organami nadzoru, jak i w postępowaniach spornych.
Relacje z organami nadzoru
Budowanie transparentnych i opartych na zaufaniu relacji z radą nadzorczą jest dla członka zarządu kluczowym elementem zarządzania ryzykiem. Choć pozytywna ocena rady nie gwarantuje automatycznego absolutorium, to regularne i rzetelne raportowanie, w tym wyjaśnianie wszelkich odstępstw od planów czy budżetu, buduje wiarygodność zarządu. Proaktywne włączanie rady w proces identyfikacji i oceny ryzyk, połączone z otwartością na jej rekomendacje, umożliwia wczesne wykrycie i skuteczne adresowanie potencjalnych problemów, co wzmacnia pozycję zarządu w przypadku kwestionowania jego działań i ułatwia uzyskanie pozytywnej oceny na walnym zgromadzeniu.
Ograniczyć ryzyko do minimum
W obliczu zawiłości regulacyjnych i potencjalnych roszczeń, członkowie zarządu powinni skupić się na wdrażaniu profesjonalnych mechanizmów zarządzania ryzykiem. Właściwie dobrane polisy D&O, procedury compliance oraz skrupulatne dokumentowanie wszelkich decyzji na poziomie zarządczym stanowią tarczę ochronną. Przy tym wskazane jest przestrzeganie zasady biznesowej oceny sytuacji oraz utrzymywanie transparentnych relacji z organami nadzoru. Tylko wtedy zarząd może działać z przekonaniem, że nawet w obliczu zawiłości przepisów i dynamicznego otoczenia prawnego będzie w stanie ograniczyć ryzyko osobiste i majątkowe do minimum.
Paulina Magierska, adwokat, senior associate w Kancelarii Prawniczej Głowacki i Wspólnicy sp.k.
