Wnioskodawca chciał uzyskać informacje na temat nagród w straży miejskiej. Chodziło mu o kserokopie wniosków o ich przyznanie dla kierowników referatów dzielnicowych, kserokopie informacji za co wręczono nagrody oraz potwierdzenia ich odbioru. Wnioskodawca chciał też dowiedzieć się jaka była całkowita kwota nagród wypłaconych pracownikom straży miejskiej w 2019 r. oraz ile środków przeznaczono na ten cel w 2020 r. Organ przesłał informacje. Zabrakło w nich jednak kserokopii wniosków o nagrody oraz informacji, jakie szczególne okoliczności (osobiste zasługi) stanowiły podstawę ich przyznania oraz potwierdzeń odbioru, ponieważ organ ocenił, że nie są to informacje publiczne. Taka odpowiedź nie usatysfakcjonowała wnioskodawcy, więc złożył on skargę, w której zarzucił organowi bezczynność.

 


Wnioski o nagrody to dokument wewnętrzne

Sprawą zajął się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku, który wskazał, że obieg dokumentów pomiędzy osobami pełniącymi kierownicze funkcje w straży miejskiej a jej komendantem stanowi element wewnętrznego porządku i zasad funkcjonowania formacji. Dokumenty te mogą dotyczyć szeregu kwestii, np. związanych z funkcjonowaniem instytucji, w tym także bezpośrednio odnoszących się do jej pracowników. Nie są to jednak dokumenty urzędowe, adresowane do podmiotów zewnętrznych. Należy je bowiem odróżnić od dokument wewnętrznych, czyli takich, które zostały wytworzone w zakresie działania danego podmiotu i wyrażają opinię w sprawach szczegółowych. WSA wskazał, że przykładem takiego dokumentu bezsprzecznie jest wniosek przełożonego o przyznanie nagrody konkretnemu pracownikowi. Tym samym nie podlegał on udostępnieniu w trybie przewidzianym w ustawie o dostępie do informacji publicznej.

Czytaj także: Nagrody motywują pracowników, ale firmy mają problem z rozliczeniem kosztów >>>

Straż miejska nie miała pisemnych wniosków

Przyznanie nagród w straży miejskiej następowało z inicjatywy komendanta. Procedura ta miała niesformalizowany charakter i była oparta na ustnych konsultacjach z przełożonymi nagradzanych osób. Jeden z przepisów regulaminu pracy stanowił, że nagroda pieniężna jest przyznawana przez pracodawcę na wniosek bezpośredniego przełożonego. Jednakże żaden z przepisów nie wskazywał, że ma to być wniosek pisemny, spełniający określone wymogi. Tym samym sąd nie widział podstaw, aby kwestionować twierdzenia straży miejskiej, że nie jest ona w posiadaniu wniosków, ponieważ takowe nigdy powstały. WSA podkreślił, że informacja publiczna, o której mowa w ustawie tylko wtedy ma taki charakter, jeżeli istnieje i jest w posiadaniu organu. Tymczasem, skoro straż miejska nie miała wniosków nagrodowych, to nie można było ich udostępnić. To zaś oznacza, że komendant straży miejskiej nie mógł popaść w bezczynność. Ponadto wnioski były dokumentami wewnętrznymi, więc nawet przy założeniu ich fizycznego istnienia, to nie podlegały one udostępnieniu.

 


Uzasadnienie przyznanie nagrody nie zostanie udostępnione

WSA nie widział też bezczynności w zakresie żądania udzielenia informacji na temat podstaw faktycznych przyznania nagrody oraz przekazania kopii potwierdzeń odbioru. Z analizy procedury przyznawania nagród wynika bowiem, że po jej wręczeniu, komendant kieruje do pracownika pisemne podziękowanie, którego odpis załączany jest do akt osobowych. Podziękowanie ma charakter grzecznościowy i stanowi wyraz uznania dla pracownika za jego szczególne zasługi. Nie jest to więc informacja publiczna, która podlega udostępnieniu. Natomiast uzasadnienie przyznania nagrody, niezależnie od jego formy, wpisuje się w sferę uznaniową, dyskrecjonalną. To zaś wyklucza weryfikację w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej. Sąd podkreślił, że takie uzasadnienie nie dotyczy sfery faktów, lecz motywacji, więc nie ma charakteru informacji publicznej. Mając powyższe na uwadze, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku oddalił skargę.

Wyrok WSA w Gdańsku z 23 września 2020 r., sygn. akt II SAB/Gd 45/20