Samorządowe centra usług wspólnych czeka rewolucja 4.0

Coraz gorsza kondycja samorządów lokalnych, coraz więcej nakładanych zadań powoduje, że optymalizacja kosztów i procesów jest niezbędna. Centra usług wspólnych, tworzone początkowo do obsługi oświaty, rozbudowują się o nowe zadania. Ale to może okazać się niewystarczające. Cyfryzacja, zmieniające się otoczenie prawne spowoduje, że samorządowcy będą musieli sięgnąć do rozwiązań chmurowych, z których już z powodzeniem korzysta biznes.

Samorządowe Centra Usług Wspólnych (CUW) to jednostki organizacyjne powołane na mocy nowelizacji ustaw ustrojowych, która weszła w życie 1 stycznia 2016 roku. Początkowo CUW-y miały służyć do obsługi finansowo-księgowej, rozliczeń płac i centralizacji podatku VAT jednostek oświatowych.  Samorządy, głównie miejskie i powiatowe, które stworzyły CUW-y, wskazują na ich plusy: łatwiejszy i szybszy dostęp do ujednoliconej informacji zarządczej, zwiększenie kontroli ryzyka karno-skarbowego, integracja rozliczenia podatku VAT, niższe ceny zakupowe, poprawa efektywności działania oraz usprawnienie kontroli zarządczej, a także kwestie sprawozdawczości. A także łatwiejsze szkolenie specjalistów.  

Optymalizacja procesów i wspieranie jednostek

- To jednak dość młode instytucje, które wciąż się rozwijają, pomagają w standaryzacji usług, optymalizacji procesów i wspieraniu jednostek – mówi Agata Saracyn z Unii Metropoli Polskich, przy której działa zespołu ds. Centrów Usług Wspólnych.

Jacek Gursz, burmistrz Chodzieży, przewodniczący Stowarzyszenia Gmin i Powiatów Wielkopolski twierdzi, że tworzenie CUW jest coraz bardziej popularne także i w gminach. Podmioty te przyjmują coraz więcej zadań. - Coraz więcej gmin je tworzy, a tam gdzie już istnieją ich działalność jest rozszerzana o nowe zdania - obsługę ośrodków kultury, ośrodków sportu i rekreacji, ośrodków pomocy społecznej. Są nawet takie samorządy, które zdecydowały się przekazać całość zadań tym podmiotom. CUW przez specjalizację procedur pozwala zapewnić ciągłość zadań na przykład w przypadku urlopu lub choroby pracownika. To ułatwia zarządzenie gminą – zauważa Jacek Gursz.

Czytaj też: Zarządzanie ryzykiem w samorządowych centrach usług wspólnych >>

Jedno centrum na 25 jednostek gminy

Centrum Usług Wspólnych zdecydował się uruchomić od 1 stycznia 2023 r. także samorząd Skawiny. Jednostka powstała na bazie wydziału edukacji urzędu miejskiego. Zajęła się prowadzeniem wspólnej obsługi, w szczególności administracyjnej, finansowej i organizacyjnej i sprawozdawczości  25 jednostek gminnych. Oprócz szkół i przedszkoli, także biblioteki pedagogicznej oraz Specjalistycznej Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Skawinie.

Witold Grabiec, zastępca burmistrza Skawiny wskazuje, że w odróżnieniu od wcześniej funkcjonujących rozwiązań, wspólną obsługą mogą być objęte teraz praktycznie wszystkie zadania administracyjne, finansowe i obsługowe, np. organizowanie wspólnych zamówień publicznych, wspólne zakupy, prowadzenie obsługi kadrowej, zapewnienie obsługi prawnej, obsługa informatyczna, ubezpieczenia, wspólne szkolenia m.in. z BHP.

Czytaj też: Tworzenie i likwidacja Centrów Usług Wspólnych – uwarunkowania prawne, organizacyjne i prawnofinansowe >>

- Ta nowa jednostka ma większą samodzielność decyzyjną i finansową – mówi Witold Grabiec. Podkreśla, przy tym, że nie należy uciekać od nowej technologii, bo wprowadzenie specjalistycznego oprogramowanie, nowych technologii nie oznacza zwolnień pracowników, ale wsparciem ich pracy.

- Tu bardziej chodzi o uwolnienie mocy przerobowych w określonej grupie zatrudnionych, po to aby mogli oni realizować nowe zdania, bo obowiązków samorządom lokalnym ciągle przebywa. Nowe oprogramowanie pozwala też wesprzeć pracowników w ich zdaniach, co ułatwia im pracę. Na przykład intendentki w szkołach zamiast rozpisywać diety poszczególnych uczniów w Excelu, mogą skorzystać z nowoczesnych rozwiązań informatycznych – mówi wiceburmistrz Skawiny.

Czytaj też: Zakres obowiązków możliwych do powierzenia Centrum Usług Wspólnych >>

Częsta i zmienna legislacja wspiera centralizację

Funkcjonowanie samorządowych CUW pozytywnie ocenia Joanna Liksza, ekspert w zakresie wynagrodzeń i budowania efektywności organizacji, kierownik studiów podyplomowych i lider Klubu Compensation & Benefits Uczelni Łazarskiego.

-  Ilość zagadnień, stopień komplikacji, szybkość dnia codziennego, do tego zmiany przepisów, które następują w ostatnim czasie wyjątkowo często i w wyjątkowo krótkim czasie, są dowodem na to, że specjalizacja w tym obszarze jest coraz bardziej potrzebna. Przeniesienie tych procesów do CUW, gdzie są eksperci od poszczególnych zagadnień, daje gwarancję efektywniejszej, szybszej, bezpieczniejszej, lepszej jakościowo pracy oraz zgodności z obowiązującymi przepisami prawa – mówi Joanna Liksza.

Zwraca też uwagę, że centralizacja pozwala na większą kontrolę i ograniczenie nieprawidłowości w działaniu poszczególnych jednostek.

Czytaj też: Uchwała w sprawie Centrum Usług Wspólnych – procedura oraz elementy >>

Chmura czeka na samorządy

Joanna Liksza uważa, że samorządowcy będą musieli przenieść część procesów, które dziś wykonywane są lokalnie do rozwiązań chmurowych. Z tych programów korzysta z powodzeniem biznes i instytucje państwowe.

- Trwa proces transformacji cyfrowej gospodarki, zachodzą zmiany infrastrukturalne, postępuje cyfryzacja urzędów, dokumenty papierowe w coraz większym zakresie zastępowane są przez dokumenty elektroniczne. Nowoczesna technologia zapewnia bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa i efektywności wykorzystania zasobów chmurowych, a to daje jeszcze lepsze rezultaty aniżeli stawianie jakichkolwiek systemów in house – przekonuje ekspertka.

Uważa, że korzystanie z chmury przez samorządy terytorialne jest nieuchronne. Podkreśla przy tym, że dostawcy rozwiązań chmurowych zapewniają bardzo wysoki stopień bezpieczeństwa, duży wyższy niż mogą sobie zapewnić samorządy. - Samorządy terytorialne nie mają nawet takich zasobów, aby korzystać z eksperckiej wiedzy dotyczącej bezpieczeństwa i przetwarzania danych. Po prostu, ich na takich pracowników nie stać – zwraca uwagę Joanna Liksza.

Ekspertka zauważa też, że w urzędach jst zachodzą także zmiany pokoleniowe. Nowe pokolenie pracowników obeznane z nowymi technologiami, ma inne przyzwyczajenia i oczekiwania. Zmiany w prawie pracy spowodowały, że pracownik ma prawo do wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej do 24 dni roku kalendarzowym i to niezależnie od wymiaru czasu pracy i rodzaju umowy. Standardem staje się też praca hybrydowa. Pracodawcy samorządowi muszą się do tej rzeczywistości dostosować.

- Tak naprawdę do pracy w chmurze potrzebny jest tylko komputer i dostęp do internetu, bo z programów tych korzysta się z poziomu przeglądarki. I co bardzo ważne, na użytkowniku nie ciąży obowiązek zabezpieczenia programu, archiwizacji, przeglądów bo to gwarantuje dostawca – podkreśla ekspertka