Załatwianie spraw spadkowych - przy założeniu, że na końcu tej drogi nie kryją się miliony po nielubianej dalekiej krewnej - to zazwyczaj żmudna i niezbyt przyjemna procedura. Zwłaszcza gdy spadkobierców jest kilku, mieszkają w różnych miejscach i niekoniecznie pociągają ich podróże po całej Polsce.

Testament dla mizantropa - rodzinę trudno wydziedziczyć, ale można próbować>>

 

Odpisy w hurtowych ilościach

- We wrześniu umarła moja babcia, spadkobiercy to ja i trójka kuzynów, bo babcia przeżyła swoje dzieci. Mamy ze sobą sporadyczny kontakt i mieszkamy w różnych miastach - mówi czytelniczka Prawo.pl. - Uznaliśmy, że najprościej będzie złożyć wniosek do sądu właściwego dla miejsca zamieszkania babci. Aby uargumentować nasze prawo do dziedziczenia, do wniosku dołączyliśmy gruby plik odpisów aktów stanu cywilnego: akty zgonu babci i naszych rodziców, akty urodzenia oraz - w przypadku kuzynki - akt małżeństwa. Trochę nas to kosztowało, bo od każdego odpisu wnieśliśmy opłatę skarbową - tłumaczy.

Czytaj w LEX: Koszty sądowe – najistotniejsze zagadnienia po zmianach z lipca 2019 r. >

Problemem okazał się termin złożenia wniosku do sądu - nie upłynęło sześć miesięcy od otwarcia spadku, więc do dopełnienia formalności konieczne było złożenie oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku. Można to zrobić przed sądem, ale tylko jedna osoba zamierzała stawić się na posiedzeniu, reszta więc - chcąc nie chcąc - i tak skończyła u notariusza.
- Wyłuszczyłam notariuszowi sprawę, tłumacząc, że złożyłam wniosek o stwierdzenie nabycia spadku, dołączając do niego wszystkie niezbędne odpisy aktów stanu cywilnego, ale potrzebuję złożyć odpowiednie oświadczenie, bo nie mogę stawić się na posiedzeniu. Notariusz ponownie zażądał wszystkich dokumentów, które już - jak podkreślałam - złożyłam przy okazji wniosku do sądu. Zatrzymał wszystkie odpisy, tłumacząc, że akt zgonu musi przesłać do sądu. Zastanawiam się po co, skoro taki dokument już tam jest - mówi uczestniczka postępowania.

Sprawdź w LEX: Czy bank może udzielić spadkobiercy pełnej informacji o obrotach na rachunku zmarłego klienta z okresu przed jego śmiercią? >

 


Szczególna forma oświadczenia o nabyciu spadku

Jak tłumaczy Prawo.pl dr Witold Borysiak z Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego, o sposobie składania oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku przesądza art. 1018 par. 3 Kodeksu cywilnego. - Jeżeli w sądzie toczy się postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku, oświadczenia powinny zostać złożone ustnie na posiedzeniu, a jeżeli jednak ktoś nie może się na nim stawić pozostaje mu złożenie oświadczenia przed notariuszem lub po prostu poczekanie na to, kiedy minie dla niego termin określony w art. 1015 par. 1 kodeksu cywilnego, którego skutkiem będzie przyjęcie spadku z dobrodziejstwem inwentarza (par. 2 tego przepisu). Jeżeli więc nie chce, nie musi ponosić dodatkowych kosztów składania oświadczeń przed notariuszem - mówi dr Borysiak. Dodaje, że oświadczenie o przyjęciu lub odrzuceniu spadku ma charakter materialnoprawny.

Czytaj w LEX: Oświadczenie o przyjęciu lub odrzuceniu spadku w praktyce notarialnej >

Według dr. Radosława Wiśniewskiego, adwokata w kancelarii Wardyński i Wspólnicy sp.k., nawet przed upływem sześciomiesięcznego terminu na złożenie oświadczenia - sprawę można było załatwić dużo prościej. - Trzeba zauważyć, że istnieje zasadnicza różnica pomiędzy oświadczeniem o przyjęciu albo odrzuceniu spadku składanym przed sądem i notariuszem. Są to dwa dopuszczalne sposoby złożenia takiego oświadczenia, co wynika z art. 1018 par. 3 zd. 1 k.c. Tych sposobów nie można jednak mylić z formą złożenia takiego oświadczenia,o której mowa w zdaniu drugim tego samego przepisu, wedle którego oświadczenie takie składa się ustnie lub na piśmie z podpisem urzędowo poświadczonym - tłumaczy dr Wiśniewski. - Rozwiązaniem w omawianym przypadku byłoby właśnie oświadczenie z podpisem poświadczonym przez notariusza (ewentualnie przez konsula RP w razie składania takiego oświadczenia poza granicami kraju). Co istotne, przesłanie do sądu, przed którym toczy się postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku po zmarłej, oświadczenia z podpisem poświadczonym przez notariusza będzie wciąż oświadczeniem złożonym przed sądem, a nie przed notariuszem - podkreśla.

Czytaj w LEX: Treść wniosku o stwierdzenie nabycia spadku może decydować o sposobie dziedziczenia >

Jak tłumaczy dr Wiśniewski, wystarczy by w takim przypadku potencjalny spadkobierca samodzielnie sporządził oświadczenie o przyjęciu lub odrzuceniu spadku, a notariusz jedynie potwierdził autentyczność podpisu złożonego przez tę osobę w jej obecności.
- Po przedłożeniu takiego oświadczenia do akt postępowania spadkowego sąd nie będzie ponownie wzywał do złożenia dokumentów dotyczących stanu cywilnego spadkodawczyni lub spadkobierców. Należy jedynie pamiętać, aby oświadczenie z podpisem urzędowo poświadczonym wpłynęło do sądu przed upływem sześciomiesięcznego terminu na złożenie takiego oświadczenia. Co ważne, wiążąca w tym przypadku jest data wpływu takiego oświadczenia do sądu, a nie data jego nadania czy też data jego podpisania przed notariuszem lub konsulem RP - mówi dr Wiśniewski.

Zobacz procedurę w LEX: Odpowiedzialność podatkowa spadkobierców >

Wymaganie wszystkich odpisów bezpodstawne

Wątpliwości ekspertów budzi wymaganie przez notariuszy wszystkich odpisów aktów stanu cywilnego, które pozwalają wykazać prawo spadkobiercy do dziedziczenia. - Jeśli oświadczenia są składane u różnych notariuszy, to zazwyczaj wymagają oni przedkładania każdorazowo oryginału aktu zgonu. Notariusz przesyła protokół przyjęcia oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku do sądu spadku - mówi Prawo.pl dr Aleksandra Partyk, z Krakowskiej Akademii im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego - Wydaje się, że jeśli fakt śmierci jest potwierdzony, składanie kolejnych oryginałów odpisów aktu zgonu nie powinno być obligatoryjne. W postępowaniu sądowym istnieje możliwość powołania się na odpis aktu zgonu złożony do akt innej sprawy - tłumaczy.

Jak tłumaczy dr Borysiak, notariusz przyjmujący oświadczenie o przyjęciu i odrzuceniu spadku może żądać jedynie wypisu aktu zgonu spadkodawcy (ewentualnie równoważne jemu prawomocnego orzeczenia o uznaniu za zmarłego albo prawomocnego orzeczenia o stwierdzeniu zgonu), co wynika z art. 641 par. 3 kodeksu postępowania cywilnego, bo dokument ten potwierdza bowiem śmierć spadkodawcy.

Według dr. Wiśniewskiego przepis ten można interpretować inaczej, gdy wszczęto już postępowanie o nabyciu spadku, w ramach którego przedłożono już wymagane dokumenty dotyczące stanu cywilnego zmarłej i jej spadkobierców. - Nie zachodzi konieczność kolejnego przedkładania tych samych dokumentów przy okazji składania oświadczenia o przyjęciu albo odrzuceniu spadku po zmarłej. Wynika to wprost z art. 641 par. 3 k.p.c., zgodnie z którym przy składaniu oświadczenia o przyjęciu albo odrzuceniu spadku należy przedłożyć dowód śmierci spadkodawcy (akt zgonu albo orzeczenie o stwierdzeniu zgonu lub uznaniu za zmarłego), jeżeli dowód taki nie został już poprzednio złożony. Jeśli zatem w aktach postępowania spadkowego znajduje się już akt zgonu spadkodawczyni, to nie ma potrzeby przedkładania go ponownie - mówi dr Wiśniewski.

Rzecznik prasowy Krajowej Rady Notarialnej Szymon Kołodziej wyjaśnia, że przy składaniu przed notariuszem oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku należy złożyć odpis aktu zgonu spadkodawcy, o ile dowody te nie zostały już poprzednio złożone. Notariusz wraz z załącznikami (w tym wypadku odpisem aktu zgonu) zobowiązany jest przesłać do sądu spadku.

Zobacz procedury w LEX:

 

Baza elektroniczna, odpisy papierowe

Odrębną kwestią jest niezbyt przyjazna w dobie cyfryzacji administracji publicznej procedura pozyskiwania odpisów aktów stanu cywilnego, bo choć można już o nie wystąpić przez internet, to i tak do większości spraw konieczne jest uzyskanie wersji papierowej. Oznacza to, że nawet, jeżeli wniosek zostanie złożony przez e-puap, to po sam dokument trzeba się udać do urzędu lub na pocztę. Choć elektroniczna wersja odpisu istnieje, to taki odpis może być wykorzystywany wyłącznie w systemach informatycznych instytucji, do których jest przekazywany. Zatem na pewno nie przyda się u notariusza.

Czytaj w LEX: Dziedziczenie środków zgromadzonych na rachunku bankowym >

- Dokument elektroniczny zachowuje walor dokumentu urzędowego tak długo, jak pozostaje na nośniku elektronicznym. Dokonany wydruk powoduje, że wersja papierowa takiego dokumentu przestaje być dokumentem urzędowym. Polskie prawo nie przewiduje obecnie trybu konwersji treści dokumentu elektronicznego na dokument papierowy - tłumaczy Prawo.pl Szymon Kołodziej. - Dokonując czynności notarialnych notariusze w wielu wypadkach muszą żądać, aby został im przedłożony określony dokument. Oznacza to, że taki dokument pozostaje u notariusza względnie jest przesyłany dalej przez notariusza do określonej instytucji, np. sądu. Taki tryb może wynikać z przepisów prawa lub zasad bezpieczeństwa obrotu prawnego - podkreśla.

Czytaj w LEX: Międzynarodowe prawo spadkowe w praktyce notarialnej >

Tak dużo zachodu z pozyskiwaniem kolejnych odpisów rodzi pytanie, czy nie lepiej przepływ dokumentów zautomatyzować tak, by sąd lub notariusz w tego typu sprawach sami mogli pobrać potrzebne im odpisy z bazy. - Zapewne musiałoby to oznaczać powszechny dostęp pracowników sądu i notariuszy do rejestru stanu cywilnego, który zawiera dane niezwykle wrażliwe (np. o pochodzeniu pozamałżeńskim danej osoby, pokrewieństwie, poprzednio noszonym nazwisku, rozwodach, przysposobieniu etc.). Teraz nawet CBA czy ABW mogą otrzymać dostęp do rejestru jedynie za pośrednictwem ministra właściwego do spraw informatyzacji i to też wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji ich ustawowych zadań - mówi dr Borysiak. - Być może należałoby dostęp ograniczyć jedynie do informacji dotyczących aktów zgonu. Tym niemniej proszę też pamiętać, że nie wszystkie akty potrzebne dla przeprowadzenia określonych postępowań są i będą od razu dostępne i tak w rejestrze w wersji elektronicznej - można bowiem np. cały czas wszczynać postępowania spadkowe po osobach zmarłych wiele lat temu (np. czyni się to po osobach zmarłych w latach czterdziestych) - dodaje.

 

Od kwietnia trochę łatwiej

Resort cyfryzacji zamierza nieco ułatwić życie obywatelom, przynajmniej w niektórych sprawach. Jak wyjaśnia Prawo.pl od 28 kwietnia 2020 r. ZUS, KRUS, sądy i prokuratorzy będą mogły samodzielnie pobrać odpis aktu stanu cywilnego bez udziału obywatela w całym procesie wymiany dokumentów.

- Od 28 kwietnia 2020 r. osoba fizyczna będzie mogła uzyskać odpis aktu stanu cywilnego w postaci dokumentu elektronicznego, opatrzonego kwalifikowaną pieczęcią ministra przez jego pobranie z rejestru stanu cywilnego. Możliwość taka skraca czas oczekiwania na dokument. Odpis aktu w postaci dokumentu elektronicznego ma taką samą moc prawną jak odpis aktu wydawanego w postaci elektronicznej i można wykorzystywać go przy tych samych czynnościach. Opatrzenie odpisu kwalifikowana pieczęcią ministra umożliwia jego łatwą weryfikację. Nie można zatem odmówić ważności i skuteczności odpisowi aktu, tylko dlatego, że sporządzony został w postaci elektronicznej, bowiem w myśl art. 18 ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej pieczęć elektroniczna wywołuje skutki prawne, jeżeli została złożona w okresie ważności certyfikatu - tłumaczy resort cyfryzacji.