Najlepsze kancelarie to nie tylko ludzie, prestiż i świetna lokalizacja. By dobrze działały, potrzebują sprawnej organizacji i zarządzania, począwszy od sekretariatów, a skończywszy na wyspecjalizowanych zespołach. Na polski rynek docierają "nowinki" z innych krajów - niczym zaskakującym nie jest już choćby współpraca z detektywami. I choć wiele zależy od środków jakimi dysponują, to mniejszych i większych graczy coraz więcej po tym względem łączy.  

Czytaj: Od obiegu dokumentów, po zespoły śledcze - innowacje wchodzą do polskich kancelarii>>

Sekretarka rodem z "Suits"

Sekretarki i sekretarze odgrywają w kancelariach istotną rolę. To stanowisko wiążące się z dużą odpowiedzialnością, wymagające doświadczenia, kompetencji i doskonałej organizacji. Bez nich "organizm" kancelarii nie funkcjonuje. Świetnie pokazuje to amerykański serial "Suits" (polski tytuł: "W garniturach"), w którym jedna z głównych bohaterek jest sekretarką znanego partnera kancelarii i jednocześnie jedną z najlepiej zorientowanych oraz najbardziej wpływowych osób w firmie. 

Odpowiadają za przyjmowanie korespondencji, jej rejestrację i skierowanie do właściwych osób, departamentów, kompletowanie oraz wysyłanie pism procesowych, prowadzenie kalendarza, uzupełnianie materiałów biurowych, pomoc w kserowaniu, organizacji dokumentów, zarządzanie archiwum dokumentów, pomoc w sprawach związanych z działalnością kancelarii. Są pierwszą barierą w przypadku roszczeniowych klientów i głównym wsparciem w szukaniu terminów i załatwianiu nagłych spraw. 

Co więcej, są też źródłem informacji. Wiedzą kto był i kto jest w kancelarii, jak się skontaktować z prawnikami, czy i kiedy można przerwać spotkanie. 

 

Partner zarządzający i wspólnicy

Na jakich zasadach i gdzie mogą pracować prawnicy regulują: ustawa o radcach prawnych i Prawo o adwokaturze. I tak, zgodnie z obowiązującymi przepisami, radca prawny wykonuje zawód w ramach stosunku pracy, na podstawie umowy cywilnoprawnej, w kancelarii radcy prawnego oraz w spółce: 1) cywilnej lub jawnej, w której wspólnikami są radcowie prawni, adwokaci, rzecznicy patentowi, doradcy podatkowi lub prawnicy zagraniczni wykonujący stałą praktykę na podstawie przepisów ustawy o świadczeniu przez prawników zagranicznych pomocy prawnej w Rzeczypospolitej Polskiej, 2) partnerskiej, w której partnerami są radcowie prawni, adwokaci, rzecznicy patentowi, doradcy podatkowi lub prawnicy zagraniczni wykonujący stałą praktykę, 3) komandytowej lub komandytowo-akcyjnej, w której komplementariuszami są radcowie prawni, adwokaci, rzecznicy patentowi, doradcy podatkowi lub prawnicy zagraniczni. 

Jeśli chodzi o adwokata to wykonuje on zawód w kancelarii adwokackiej, w zespole adwokackim oraz w spółce cywilnej, jawnej, partnerskiej lub komandytowej, przy czym wspólnikami w spółkach cywilnej, jawnej i partnerskiej oraz komplementariuszami w spółce komandytowej mogą być wyłącznie adwokaci lub adwokaci i radcowie prawni, a także prawnicy zagraniczni wykonujący stałą praktykę na podstawie ustawy o świadczeniu przez prawników zagranicznych pomocy prawnej w Rzeczypospolitej Polskiej, a wyłącznym przedmiotem działalności takich spółek jest świadczenie pomocy prawnej. 

Wracając do struktury kancelarii - w przypadku tych średnich i dużych na szczycie stoi partner zarządzający, który ma podejmować decyzje w sprawach bieżących, nadzoruje kwestie księgowe, dba o klientów, reprezentuje ją na zewnątrz. Odpowiada też za to jak będzie wyglądać jej rozwój. Jeśli sprawy przekraczają zwykły zarząd, zazwyczaj podejmuje uchwały wraz z pozostałymi wspólnikami. 

Partnerzy (wspólnicy) to najczęściej założyciele kancelarii. Mogą to być też prawnicy, którzy do tego grona trafili dzięki awansowi albo z uwagi na szczególną wartość dla kancelarii (np. specjalizują w szczególnie ważnym obszarze, który może być podstawą zysku i rozwoju kancelarii). Partnerzy często przewodzą departamentom, zespołom, które zajmują się określonymi dziedzinami prawa - np. karnym, cywilnym, ale też węższymi i bardziej wyspecjalizowanymi dziedzinami jak np. restrukturyzacje, upadłości itp

Czytaj: Innowacje, specjalizacja, klient - kancelarie tak widzą szansę na przetrwanie COVID-19>>

Wartość kancelarii podnosi "of counsel"

Czyli inaczej ekspert. Duże kancelarie podnoszą swój prestiż i wartość, nawiązując współpracę ze specjalistami, ekspertami, słowem osobami, które mogą ich wspierać swoją wiedzą. Może to być prawnik również adwokat lub radca prawny z wieloletnim doświadczeniem i nazwiskiem, które samo w sobie przyciąga. 

Taką funkcję przyjmują też byli partnerzy kancelarii. 

Departamenty, zespoły czyli specjalizacja przy wszechstronności

Pandemia pokazała, że kancelarie, które chcą przetrwać na rynku powinny oferować swoim klientom wiedzę i doświadczenie w określonej potrzebnej mu dziedzinie. Normą zaczyna być więc to, że starają się z jednej strony oferować jak najwięcej, z drugiej stawiać na specjalizacje, czasem dość wąską. Stąd departamenty, zespoły zajmujące się określonym obszarem i zapewniające kompleksowe wsparcie. 

To nie wszystko. Kluczem do sukcesu jest zarządzanie, w kancelariach zatrudniani są więc pracownicy wyspecjalizowani w finansach i administracji, w marketingu i public relations, w nowych technologiach, księgowi, specjaliści od sprzedaży, strategii i rozwoju, ekonomiści, w tym analitycy, a nawet detektywi. 

Do tego mogą dochodzić audytorzy oraz informatycy i specjaliści z zakresu HR. Wiele kancelarii nie ogranicza się do polskiego rynku prawnego, mają klientów międzynarodowych, a ich prawnicy biegle posługują się różnymi językami. Niezależnie od tego zdarza się, że w kancelariach są również działy obsługi lingwistycznej, które dbają o poprawność językową dokumentów i tłumaczenia.