Koronawirus w ciągu zaledwie kilku miesięcy zrobił to, czego na polskim rynku prawnym nie udało się od wielu lat. Trudna sytuacja finansowa, zdalny kontakt z klientami, ograniczona praca sądów, spowodowały że nawet informatyczni sceptycy zaczęli rozważać innowacje w swoich kancelariach. I choć w części z nich technologia nadal oznacza office i zdygitalizowane akty prawne, są też takie, które stawiają w zarządzaniu na metodykę agile (zarządzanie projektami, oparte na specjalistycznym oprogramowaniu). Co ważne - nie rywalizują jedynie m.in. sobą, ale też z firmami doradczymi, który pod względem innowacji są duży krok przed nimi.
Pokazują to zresztą badania „Wolters Kluwer Future Ready Lawyer Survey 2020: Performance Drivers”, przeprowadzone jeszcze przed kryzysem wywołanym pandemią COVID-19. Raport ocenia przyszłą gotowość i odporność sektora prawnego. Respondentami byli prawnicy z USA i dziewięciu krajów europejskich. Wynika z niego, że aż 83 proc. kancelarii - z USA i Europy - widzi konieczność wdrażania nowych technologii, w celu poprawienie swojej wydajności. "Lekarstwem na kryzys" są też specjalizacja, oraz bliska i transparentna współpraca z klientem, większa samoobsługa czy... alternatywne sposoby rozliczeń.
Czytaj: Innowacje, specjalizacja, klient - kancelarie tak widzą szansę na przetrwanie COVID-19>>
Jak "rozgryźć" drugą stronę?
W polskich kancelariach nadal trudno znaleźć zespoły śledcze rodem z amerykańskiego serialu "Sposób na morderstwo" - nie oznacza to jednak, że część prawników nie korzysta z takich możliwości. Forensic teams (zespoły śledcze), nastawione są głównie na bezpieczeństwo IT, szukanie luk w systemach, wyszukiwanie nieprawidłowości w firmach powstają, jednak przede wszystkim w międzynarodowych kancelariach.
Główną barierą w tym przypadku są oczywiście koszty. Zespół musi bowiem liczyć przynajmniej kilka osób - i to ekspertów wysokiej klasy m.in. z zakresu IT, analizy kryminalistycznej danych i od kwestii finansowych. Takie rozwiązanie jest dość popularne w firmach o profilu doradczym czy consultingowym, które obecnie coraz mocniej wchodzą też w doradztwo prawne i podatkowe.
- Firmy doradcze już lata temu zaczęły budować biznesy inne niż audyt, podatki. Efekt jest taki, że duże kancelarie międzynarodowe z kolei zaczęły rozwijać nowe obszary działania - np. consulting. I w ramach dopiero takiego nowego biznesu consultingowego mogą powstawać zespoły forensicowe - mówi Ernest Frankowski, IT9 oraz Nowy Wymiar Prawa.
Dodaje równocześnie, że polski rynek jest w tym zakresie rynkiem relatywnie niewielkim i korzystanie z tak rozbudowanych usług w zakresie IT security nie jest powszechne. Prawnicy i eksperci przyznają równocześnie, że celem takich zespołów jest gromadzenie materiału dowodowego, który z jednej strony pozwala na wyjaśnienie sprawy, czy nieprawidłowości, z drugiej staje się orężem w sporze sądowym.
- Zazwyczaj przedmiot sprawy jest wielowymiarowy i wielowątkowy. Obszary, w których takie zespoły mogą działać, też są zróżnicowane – począwszy od sporów, śledztw korporacyjnych, aż po tematy związane z prawem pracy (włączając w to m.in. mobbing) czy weryfikację kontrahentów. Chodzi o to, by uzyskać jak najszerszą wiedzę i nie polegać wyłącznie na twierdzeniach i zapewnieniach stron. W ramach prac zespół prawny i śledczy zabezpiecza dokumentację źródłową, wiadomości sms, emaile, komunikatory firmowe – mówi Wojciech Czyżewski, szef zespołu usług śledczych w kancelarii Bird & Bird.
Czytaj: Prezes NRA: COVID-19 wpłynął i będzie wpływał na funkcjonowanie kancelarii>>
Polscy specjaliści poszukiwani
Ernest Frankowski dodaje, że Polska to jednak także kraj kształcący wielu dobrych specjalistów IT. - Wiele międzynardowych firm tworzy tutaj tego typu zespoły, które świadczą swoje usługi na rynku globalnym. Z kolei na rynku polskim popularna jest usługa klasycznej informatyki śledczej. Jest sprawa z zakresu prawa pracy. Specjaliści z tej dziedziny przydają się choćby w sytuacji kiedy trzeba ustalić kto (być może były prawconik) mógł przejąć dane wrażliwe dla danej firmy i jakie procedury zawiodły umożliwiając takie niepożądane działanie- mówi ekspert.
Także Czyżewski przyznaje, że jego zespół nie ogranicza się jedynie do działania w Polsce. - Dedykowany jest do realizacji prac na wszystkich rynkach, gdzie obecna jest kancelaria lub kancelarie, z którymi Bird&Bird współpracuje. Międzynarodowe kancelarie mają takie zespoły, które są wykorzystywane tam, gdzie w danym momencie jest potrzeba. Zazwyczaj w realizowanych sprawach pełni rolę wspomagającą dział kancelarii - mówi.
Dodaje, że przy projektach realizowanych za granicą istotny jest język lokalny. - Dokumentacja powinna być przeglądana i interpretowana przez zespół posługujący się językiem ojczystym tak, aby identyfikować wszelkie niuanse językowe czy też określenia slangowe – wskazuje.
W ponad połowie spraw wynik inny niż zakładano
Czyżewski dodaje, że w około 40 do 60 procentach spraw efekty prac zespołu śledczego wskazują na inne, dodatkowe nieprawidłowości, niż początkowo zakładano. - Naszym zadaniem jest sprawdzenie, co tak naprawdę się stało. Przykład - jeden z klientów dostał wielomilionowe roszczenie za niepoprawne rozliczenia finansowe. Pojawiło się pytanie, z czego to wynikało. A efektem naszej pracy było wykrycie nieprawidłowości po stronie obu firm – mówi.
I dodaje, że najtrudniejszym czynnikiem jest właśnie brak początkowej wiedzy na temat zdarzenia. - Ponadto trudno przekonać klienta, że nie może się skupiać tylko i wyłącznie na wąskiej tezie, na przykład podejrzeniu, że jeden z pracowników wpłynął na wynik przetargu. Należy zwrócić uwagę i wskazać, że musimy się liczyć z tym, że za tym nie stoi jeden pracownik a cały zespół, może zawiodły wewnętrzne procedury lub też procedury te nie były zbyt precyzyjne - wskazuje.
Roboty "w służbie" kancelarii
To nadal - jak mówią eksperci jest przyszłością, ale już teraz część kancelarii stawia na zaawansowaną technologię i korzysta np. przy zarządzaniu z programów, które wcześniej stosowali programiści. Stawiają na to przede wszystkim duże kancelarie, liczące ponad kilkanaście osób. - Biznes prawniczy jest jednym z ostatnich zinformatyzowanych na relatywnie płytkim poziomie. Użycie słowa zinformatyzowane nie jest nawet wskazane, bo tak się mówiło kiedyś. I w zasadzie w biznesie prawnym takowa nastąpiła. Obecnie jednak trendem jest kolejny krok, który określany jest jako cyfryzacja (digitalizacja) biznesu. W praktyce, oznacza to wyjście poza serwer plików, internet, pakiet Office i system informacji prawnej. To mają już wszyscy. - mówi Frankowski.
Dodaje, że chodzi o cyfryzacje biznesu prawniczego czyli: elektroniczny obieg dokumentów, automatyzację powtarzalnych procesów (w tym projektów klienckich), automatyzację rozliczeń podatkowych, księgowości, wykorzystanie pewnych aspektów sztucznej inteligencji, systemów pracy zdalnej i grupowej oraz metodyk agile do zarządzania projektami prawniczymi.
Do tego jednak potrzebne są narzędzia, które wspomagają wykształcenia biegłości w takich metodach. - Już teraz kancelarie coraz częściej zaczynają używać systemów do zarządzania projektami. Znam kancelarie, które wykorzystują oprogramowanie, które jeszcze niedawno służyło do wspierania pracy projektowej programistów, a teraz jest z powodzeniem wykorzystywane do wspierania projektów prawniczych. To zjawisko wzmacnia również kryzys związany z COVID-19. Nagła potrzeba całkowitej pracy zdalnej przyspiesza zmianę w kierunku digitalizacji- mówi.
Czytaj: COVID-19 weryfikuje sytuację na rynku prawnym i tnie przychody kancelarii>>
Ważne są też - jak wskazują eksperci - kultura projektowa w firmie i przeszkoleni pracownicy. Nie mają jednak wątpliwości, że inwestycje - choć pod względem kosztów znaczące - przyniosą długotrwałe i widoczne efekty, m.in. w zakresie cięcia kosztów.
- To jest pewne wyzwanie, ale kiedy już dana kancelaria pójdzie w tym kierunku, zacznie odkrywać, że wiele rzeczy jest robionych niepotrzebnie albo w nieefektywny sposób - dodaje Frankowski.
"Wykluczeni informatycznie" pozostają w tyle
Raport „Wolters Kluwer Future Ready Lawyer Survey 2020: Performance Drivers” pokazał również, że kancelarie wykluczone technologicznie będą pozostawać w tyle. Klienci coraz częściej pytają bowiem wprost o innowacja, stawiając na jakość usług.
- Jest coś dobitnie przejmującego w tym, że patrząc na trendy, takie jak większa efektywność i produktywność, radzenie sobie z nadmiarem informacji, sprostanie nowym wymaganiom klientów, sprawne zarządzanie kosztami i elastyczne modele rozliczeń, które na pierwszy rzut oka mogą mieć niewiele wspólnego z technologią, uświadamiamy sobie, że bez jej wsparcia są nie do zrealizowania. Jeśli ktoś dzisiaj chce dostarczać rozwiązania legaltechowe to właśnie tak powinien szukać inspiracji i tak mówić do swoich klientów – mówi Marcin Zręda dyrektor strategiczny rynku usług prawnych i przedsiębiorstw w Wolters Kluwer Polska.
I dodaje, że adaptacja technologii będzie również elementem oceny, kancelarii przez działy prawne ale też kancelarii przez klientów niekorporacyjnych. - Czekają nas bardzo ciekawe czasy. Transformacja cyfrowa wrzuciła wyższy bieg przeskakując, z powodu koronawirusa, co najmniej jedno przełożenie. Zmienił się tryb pracy kancelarii i działów prawnych, zmieni się sądownictwo, a to wszystko zostanie otoczone gronem bardziej świadomych i wymagających klientów. Technologia musi znaleźć się w centrum zainteresowania prawników już dzisiaj, a producenci powinni mówić językiem korzyści i wpasowywać się w oczekiwane przez kancelarie i działy prawne trendy.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
