Prof. Sowiński: COVID-19 przeminie, kancelarie prawne muszą myśleć o przyszłości

Sytuacja prawników nie jest łatwa. Nie można jednak się poddawać. W czasie zmniejszonego napływu zleceń należy pomagać klientom, działać aktywnie w obszarze marketingu, wykorzystać czas na naukę nowych kompetencji oraz reorganizację, która już wkrótce przyniesie poprawę efektywności - mówi profesor Ryszard Sowiński z Wyższej Szkoły Bankowej w Poznaniu.

Profesor, który jest ekspertem w zakresie zarządzania kancelariami prawnymi, przeprowadził badanie "Koronawirus a rynek prawniczy". Przeanalizował sytuacje kancelarii  w trzecim i czwartym tygodniu (31 marca - 16 kwietnia) epidemii. Patronami badania są Wolters Kluwer Polska, Komisja Doskonalenia Zawodowego Krajowej Izby Radców Prawnych i Naczelna Rada Adwokacka. 

Czytaj: COVID-19 uderza w rynek prawniczy, kancelarie walczą o przetrwanie>>
 

Patrycja Rojek-Socha: Z badania które pan przeprowadził wynika, że koronawirus w znaczący sposób wpłynął na kancelarie. Prawnicy mówią o odczuwalnej stracie dochodów, zwalniają pracowników, tną wynagrodzenia. Co tak naprawdę ich właściciele powinni teraz zrobić?  

Ryszard Sowiński: Zacznijmy od rozwiązań krótkofalowych. Przede wszystkim powinni przeanalizować sytuację finansową kancelarii w perspektywie najbliższych dwóch, trzech miesięcy. Chodzi o skrupulatną analizę finansową w oparciu o historyczne dane dotyczące przychodów, kosztów, zobowiązań i należności. Stanowią one podstawę do krótkoterminowej prognozy. Taka analiza pozwoli podjąć racjonalne decyzje dotyczące kosztów i uchroni przed wpadnięciem w długi, chociaż można też podjąć świadomą decyzję o finansowaniu kancelarii ze środków zewnętrznych. Prawnicy już teraz restrukturyzują koszty. Znam kancelarie, które z łatwością wynegocjowały obniżkę czynszu o połowę oraz kancelarie, gdzie wszyscy, solidarnie, obniżyli swoje wynagrodzenia, przy czym skala tych obniżek była większa w przypadku starszych prawników. Wstrzymuje się niektóre projekty strategiczne, identyfikuje nierentownych klientów, rezygnuje ze zbędnych wydatków.

Czytaj w LEX: Funkcjonowanie sądów i wymiaru sprawiedliwości w obliczu koronawirusa >

Cięcie wydatków nawet kosztem zwolnień pracowników?

To jest, niestety, kwestia chłodnej kalkulacji – ważenia ryzyk. Kancelaria, która rozważa zwolnienie dobrego prawnika musi jednak pamiętać, jak ogromne będą koszty znalezienia i wdrożenia kolejnego. Odejście z kancelarii prawnika, jeżeli policzymy niezafakturowane godziny, koszty rekrutacji, selekcji i wdrożenia nowej osoby oraz całą masę innych wydatków oraz utraconych korzyści, to otrzymamy wielokrotność jego pensji – stawiam między 9 a 12-krotnością.

Czytaj w LEX: Definicja i rozpatrywanie przez sądy spraw pilnych w dobie koronawirusa i regulacji z tzw. tarczy antykryzysowej >

Jest przestój w pracy sądów, ale też w wielu innych obszarach. Czy mimo tego prawnicy powinni utrzymywać kontakty z dotychczasowymi klientami?

To jest czas na częsty i głęboki kontakt z klientami. Prawnicy powinni dziś aktywnie dzwonić do nich i pytać, jak wygląda sytuacja i z jakimi problemami się borykają. Wielu prawników odczuwa opór przed takim działaniem i obawy, jak takie telefony zostaną odebrane przez klientów. Ostatnio nawet, na jednym z prowadzonych przeze mnie szkoleń ktoś poddawał w wątpliwość taką rekomendację powołując się na RODO. Tymczasem klienci chętnie opowiadają o sytuacji w swoim biznesie, są zadowoleni z zainteresowania, dają upust swoim emocjom, bo w firmach muszą często nosić maskę spokoju, rozmowy trwają rzadko krócej niż pół godziny. To buduje relacje, wzmacnia zaufanie oraz przygotowuje grunt pod późniejsze zlecenia.

Czytaj: Epidemia przyspiesza informatyzację usług prawnych>>

Co jeszcze prawnicy mogą zrobić?

Mogą realizować dawno odkładane pomysły i plany. Mogą uczyć się nowych umiejętności – zarówno merytorycznych jak i biznesowych. Mogą usprawniać funkcjonowanie kancelarii.

Czytaj w LEX: Funkcjonowanie kancelarii prawnej i środki prawne w praktyce w sytuacji stanu zagrożenia epidemicznego koronawirusem >

Na przykład? 

Weźmy na przykład kancelarie, które planowały zakup programu do obsługi kancelarii albo posiadają taki program, ale wykorzystują tylko niektóre jego funkcje (a takich jest większość). Teraz jest czas, kiedy możemy w pełni wdrożyć takie rozwiązania i już niedługo cieszyć się z korzyści, które przyniosą. Teraz można zaprojektować lub zacząć wdrażać plan transformacji cyfrowej kancelarii. Podjąć przekładane od lat decyzje personalne o rozstaniu się z niektórymi pracownikami. Można też zaangażować zespół w działania i pozwolić młodszym prawnikom rozwijać przywództwo. Sugeruję, aby właściciele kancelarii, którzy nie mają pomysłu na działanie, zadali sobie pytanie o to na co mają wpływ, a na co wpływu nie mają. Następnie można generować i realizować pomysły w tym pierwszym obszarze. To mogą być czasami banalnie proste rozwiązania – np. nauczyć się korzystać z Excela.

Czytaj w LEX: Prawa i obowiązki pełnomocników procesowych w praktyce w związku z koronawirusem >

To przejdziemy do działań długofalowych? Poszukiwanie obszarów, w którym można znaleźć klientów? Elastyczność?

Trudno jest dzisiaj przewidzieć, jak będzie wyglądała wielkość i struktura popytu na usługi prawnicze za dwa miesiące, trudno powiedzieć, jak głęboki i długotrwały będzie kryzys gospodarczy w kolejnym roku – dwóch latach. Zmienność, niepewność, złożoność i niejednoznaczność otoczenia rośnie. W takiej sytuacji opracowywanie szczegółowych planów traci sens. To, na czym można się skoncentrować, to praca nad wizją jak kancelaria ma wyglądać np. za dwa lata i podejmowaniu konkretnych inicjatyw przybliżających do tej wizji. Warto też poświęcić czas na zrozumienie tego, co dzieje się w branży i wokół niej – to pomoże w opracowaniu wizji i podejmowaniu właściwych decyzji strategicznych. Skoncentrowałbym się także na uelastycznianiu działania kancelarii, poprawie komunikacji góra-dół i dół-góra, zarządzaniu zmianą, podnoszeniu jakości przywództwa. To wszystko zapewni zwinność potrzebną do szybkiego reagowania na zmiany oczekiwań klientów teraz i w przyszłości. Zachęcam też do zapoznania się ze „Strategią konkurowania indywidualnych kancelarii radców prawnych” dostępną na stronach Krajowej Izby Radców Prawnych. 

Czy zmiany, które następują obecnie na rynku prawniczym będą trwałe?

Sądzę, że pewne zmiany będą trwałe – dużo zależy jednak od głębokości i długotrwałości kryzysu, który dopiero się rozpoczyna. Patrząc jednak bardziej optymistycznie – sądzę, że na kryzysie zyskają kancelarie prowadzone przez prawników przedsiębiorczych, uczących się umiejętności biznesowych w obszarze przywództwa, zarządzania, marketingu, sprzedaży i finansów, dobrze komunikujących się z otoczeniem, aktywnych w Internecie, myślących biznesowo i nieszablonowo. Stracą natomiast prawnicy, którzy tkwią w paradygmacie usług prawnych lat 90-tych, nie wykorzystujący technologii, pracujących „na papierze”, nie wsłuchujący się w potrzeby klientów, żyjący wspomnieniami o dawnych czasach. Proszę się nie uśmiechać – widzę ich wielu, rozmawiam z nimi często. Na szczęście każdy może popracować nad tym, aby takie ograniczające przekonania zmienić.

A czy zmieni się także postępowanie przed sądami?

Liczę na to, że tak. Może trzeba takiego kryzysu, aby osoby odpowiedzialne za reformę sądownictwa zrozumiały absurdalność sytuacji, w której często w prostych sprawach świadkowie, strony oraz ich pełnomocnicy jeżdżą po Polsce, aby wziąć udział w krótkim spotkaniu na sali sądowej. Zmiany w sądownictwie muszą nastąpić i jest to proces globalny. Niewydolność sądów nie jest bowiem tylko polskim problemem. Wystarczy porównać długość postępowań w pierwszej instancji w krajach Europy, aby przekonać się, że potrzebne są zmiany jakościowe ,a nie ilościowe. Odsyłam do wizji sądownictwa nakreślonej ostatnich książkach Richarda Susskinda.

Czytaj w LEX: Definicja i rozpatrywanie przez sądy spraw pilnych w dobie koronawirusa i regulacji z tzw. tarczy antykryzysowej >

Sędziowie są przekonani, że po koronawirusie będzie zalew spraw.

Niewątpliwie obecna sytuacja jest sytuacją przejściową. Kancelarie procesowe powinny już teraz przygotowywać się na napływ nowych zleceń, choć ich charakter prawdopodobnie się zmieni, bo zmienią się też potrzeby klientów. 

Co jeszcze może pan doradzić prawnikom?

Aby nie lekceważyli wpływu stresu na ich sposób myślenia, podejmowania decyzji, motywację do działania i na ich zdrowie. Stres jest podstępnym przeciwnikiem. Karmi się niepewnością, lękiem i strachem, a tych dzisiaj jest wokół wyjątkowo dużo. Wielu prawników przyjmuje obecnie pasywną postawę lub wpada w panikę właśnie dlatego, że stres uwięził ich w ciemnym pokoju i nie wiedzą, jak z niego wyjść. Można to zmienić. Mądre jest stare przysłowie „co cię nie zabije to cię wzmocni”. Chodzi właśnie o to aby działać tak, aby z kryzysu wyjść wzmocnionym.

Czytaj w LEX:

Koronawirus jako siła wyższa a umowy cywilnoprawne >

Koronawirus jako siła wyższa a odpowiedzialność za szkodę >

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.