Celem publikacji jest przybliżenie radcom i dostępnych na rynku rozwiązań, w tym m.in. aplikacji i możliwości jakie one oferują. Dodatkowo, w księdze znalazły się rekomendacje dotyczące zapewnienia klientom bezpieczeństwa i zachowania tajemnicy zawodowej. To jak bardzo nowe technologie są obecnie ważne na rynku prawniczym pokazuje choćby raport "Wolters Kluwer Future Ready Lawyer Survey 2020: Performance Drivers", który powstał na podstawie badań przeprowadzonych jeszcze przed kryzysem wywołanym pandemią COVID-19. Ocenia on przyszłą gotowość i odporność sektora prawnego. Na top liście trendów znalazło się oczywiście IT. Aż 83 proc. kancelarii - z USA i Europy - widzi konieczność wdrażania rozwiązań informatycznych, w celu poprawienia swojej wydajności.
- Raporty i badania dotyczące rynku prawniczego wskazują na to, że opanowanie nowych technologii będzie najbardziej istotne w budowaniu przewagi konkurencyjnej. KRRP uznała , że należy dać radcom prawnym wsparcie w tym zakresie: dostarczyć im eksperckie opracowania i analizy narzędzi IT, które są dostępne na rynku dostarczając jednocześnie wiedzy jak można ich profesjonalnie używać zachowując poufność i tajemnicę zawodową. Bo to jest dla nas radców prawnych najważniejsze – mówi Maciej Bobrowicz, prezes KRRP.
Księga Bezpieczeństwa Komunikacji Elektronicznej>>
Zoom, Teams, Cisco Webex? Ważne podejście prawnika
Prezes Bobrowicz podkreśla, że nie chodziło o rekomendowania najlepszego rozwiązania. - Analizowanie szczegółowe dziesiątków często niejasnych regulaminów dużych dostawców usług IT może być wyzwaniem nawet dla prawników. Dlatego poprosiliśmy o wsparcie najlepszych ekspertów. W Księdze wskazano też na co radcy powinni zwracać uwagę, by zapewnić bezpieczeństwo sobie i klientowi. Naszym celem było dostarczyć praktyczne i pragmatyczne opracowanie – mówi.
I dodaje, że ważniejsze jest wskazanie jakimi kryteriami w tym wyborze należałoby się kierować. - A jeśli prawnik już wybrał jednego z dostawców i używa go codziennie namawiamy by, dokonał swoistej analizy tego wyboru z punktu widzenia zachowania tajemnicy zawodowej – mówi prezes.
Czytaj w LEX: Doręczenia w postępowaniach sądowych w dobie COVID-19 (koronawirusa) >
Nie ma wątpliwości, że przed nowymi technologiami nie ma ucieczki. -Warto przy tym pamiętać, że to co jest za darmo często nie gwarantuje bezpieczeństwa i zachowania zasad poufności, bo nikt nie jest w stanie dostarczyć za darmo kosztownej wiedzy i kompetencji setek informatyków. Do tego konieczne są olbrzymie budżety największych renomowanych dostawców usług.Wybór powinien być więc staranny i przemyślany. Warto to przeanalizować i wybrać takie narzędzie, zawsze pamiętając o zasadach naszej etyki i obowiązkach wobec klientów – mówi prezes KRRP.
Czytaj: Innowacje, specjalizacja, klient - kancelarie tak widzą szansę na przetrwanie COVID-19>>
Prace nad księgą wspomogła m.in. Komisji Etyki i Wykonywania Zawodu Krajowej Rady Radców Prawnych poprzez swoje stanowisko w zakresie korzystania z wideokonferencji.
Czytaj w LEX: Wpływ epidemii Covid-19 (koronawirusa) na toczące się cywilne postępowania sądowe >
Brak szczegółowych rozwiązań - podstawą tajemnica zawodowa
W publikacji przypomniano, że wideokonferencja jest od wielu lat powszechnie używanym narzędziem technicznym do kontaktów radców prawnych z klientami. Epidemia to jednak zwiększyła. Do tego dochodzą zmiany wprowadzone tarczą antykryzysową 3 i obecnie tarczą antykryzysową 4.
- Przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych, ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, oraz rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii - nie zawierają szczególnych regulacji dotyczących zasad korzystania z narzędzia technicznego w formie wideokonferencji w wykonywaniu zawodu radcy prawnego - wskazano.
Czytaj w LEX: Funkcjonowanie sądów i wymiaru sprawiedliwości w obliczu koronawirusa >
I przypomniano, że obowiązują przepisy ogólne ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych, zgodnie z którymi radca prawny jest obowiązany zachować w tajemnicy wszystko, o czym dowiedział się w związku z udzieleniem pomocy prawnej, przy czym obowiązek ten nie może być ograniczony w czasie.
- Zachowanie tajemnicy zawodowej oznacza bowiem w szczególności zabezpieczenie przekazywanych w czasie wideokonferencji informacji przed ujawnieniem w szczególności osobom nieuprawionym (niepowołanym) zarówno w czasie jej trwania, jak i po jej zakończeniu, z zastrzeżeniem, że pod pojęciem ujawnienia rozumieć należy dostęp do wideokonferencji, jej utrwalenie lub odtworzenie w całości lub w części w celu wykorzystania przekazanych w czasie jej trwania informacji w każdej postaci, zarówno nieprzetworzonej, jak i przetworzonej - wskazano.
Czytaj w LEX: Prawa i obowiązki pełnomocników procesowych w praktyce w związku z koronawirusem >
Rzetelna informacja dla klienta
Zgodnie z rekomendacjami radca prawny powinien zawsze uprzedzać klienta o możliwych ryzykach związanych z używaniem narzędzi do wideokonferencji oraz o konieczności wyboru odpowiednich zabezpieczeń. W Księdze wskazano również na konieczność systematycznego zapoznawania się radców prawnych z zaleceniami i rekomendacjami właściwych organów i jednostek organizacyjnych administracji państwowej, dotyczącymi pracy zdalnej z wykorzystaniem środków komunikacji na odległość choćby Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Czytaj w LEX: Funkcjonowanie kancelarii prawnej i środki prawne w praktyce w sytuacji stanu zagrożenia epidemicznego koronawirusem >
KRRP przypomina również radcom o obowiązku zapewnienia odpowiedniego bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, w tym poufności danych. W publikacji podkreślono, że istotne jest zarówno uwzględnianie stanu wiedzy technicznej, kosztu wdrażania oraz charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania danych oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
- Radca prawny jest obowiązany zachować w tajemnicy wszystko, o czym dowiedział się w związku z udzieleniem pomocy prawnej. Art. 23 Kodeksu etyki radcy prawnego stanowi, że jest on obowiązany zabezpieczyć przed niepowołanym ujawnieniem wszelkie informacje objęte tajemnicą zawodową, niezależnie od ich formy i sposobu utrwalenia. Dokumenty i nośniki zawierające informacje poufne należy przechowywać w sposób chroniący je przed zniszczeniem, zniekształceniem lub zaginięciem - przypomniano.
Czytaj w LEX: E-rozprawa i zmiany w sposobie procedowania w tarczy 3.0 >
Kilka słów o poczcie elektronicznej
Te same zasady - jak wskazano - dotyczą poczty elektronicznej. - Radca prawny zobowiązany jest zabezpieczyć przed niepowołanym ujawnieniem wszelkie informacje objęte tajemnicą zawodową, niezależnie od ich formy i sposobu utrwalenia. Dokumenty i nośniki przechowywane w formie elektronicznej powinny być objęte odpowiednią kontrolą dostępu oraz zabezpieczeniem systemu przed zakłóceniem działania, uzyskaniem nieuprawnionego dostępu lub utratą danych. Radca prawny powinien kontrolować dostęp do nich osób współpracujących - dodano.
Czytaj w LEX: Odwieszenie terminów procesowych w tarczy 3.0 – konsekwencje prawne >
Zwrócono uwagę, że za pomocą poczty dokonywana jest rejestracja przekazywanych przy jej pomocy wiadomości, a to z kolei pozwala na dostęp zarówno do treści samej wiadomości, jak również do prezentowanych, czy załączonych dokumentów, które mogą być widoczne i możliwe dla odczytania przez osoby korzystające z takiego narzędzia i to w dowolnym czasie.
Zobacz procedurę w LEX: Rozpoznawanie spraw w postępowaniach cywilnych w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19 >
- Radca prawny powinien wyraźnie zobowiązać osoby współpracujące z nim do zachowania poufności w zakresie objętym jego tajemnicą zawodową, wskazując na ich odpowiedzialność prawną związaną z ujawnieniem tajemnicy zawodowej oraz podjąć wszelkie niezbędne czynności w celu zapewnienia przestrzegania zakazu ujawniania takich informacji - dodano.
To jak wynika - z publikacji - nakłada też na radców obowiązek zapewnienia środków technicznych i organizacyjnych zabezpieczających przed ujawnienie informacji. Zalecono więc okresowe przeglądy zasobów poczty elektronicznej oraz trwałe usuwanie wiadomości, w tym załączników, których archiwizacja w skrzynce pocztowej nie jest niezbędna albo istnieje obowiązek ich usunięcia.
Czytaj w LEX: Wpływ Covid-19 na postępowania restrukturyzacyjne i upadłościowe >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
