Od początku 2020 r. – w związku z pandemią COVID-19 – nastąpiła w skali globalnej diametralna zmiana warunków na wielu płaszczyznach życia społecznego i gospodarczego. Dotyczy to także obrotu notarialnego, który zgodnie z tradycyjnym ujęciem, realizowany jest przede wszystkim przy jednoczesnej obecności notariusza i uczestników czynności notarialnych. 

Czytaj: Koronawirus zatapia notariuszy, kołem ratunkowym - akty online>>
 

Przepisy o aktach notarialnych do unowocześnienia

W kontekście zmieniających się z dużą dynamiką okoliczności, szczególnie pilne i niezbędne jest rozważenie, czy obecna wykładnia i stosowanie przepisów o czynnościach notarialnych – a w szczególności o sposobie sporządzania aktów notarialnych – nie wymaga zmiany i unowocześnienia. Z bieżącej perspektywy zmiana ta ułatwiłaby zapobieżeniu lub zmniejszeniu skutków pandemii COVID-19 zarówno w sferze gospodarczej, jak i w stosunkach społecznych na różnych płaszczyznach. Miałaby ona jednak także znacznie szersze skutki, pozwalając na trwałą modernizację obrotu notarialnego i na dostosowanie go – wzorem innych krajów – do nowych możliwości i potrzeb, jakie stwarza rozwój technologiczny.

Czytaj w LEX: Ograniczenia dotyczące przemieszczania oraz zgromadzeń związane z epidemią koronawirusa a funkcjonowanie kancelarii notarialnych  >

Ograniczenie szkodliwe obrotu biznesowego i prywatnego

Sytuacja związana z COVID-19 wymusza nowe, bardziej funkcjonalne spojrzenie na praktykę notarialną, która gwarantowałaby dostęp do notariatu w stanach kryzysowych. Choć w krótkim horyzoncie czasowym stan braku dostępu bądź ograniczenia w dostępie do notariatu byłby możliwy do zaakceptowania – w dłuższej perspektywie (a wiele wskazuje na to, iż obecna sytuacja epidemiologiczna utrzyma się przez wiele tygodni, a prawdopodobne, że miesięcy) taki stan rzeczy wymaga szybkiej reakcji. Przedłużające się ograniczenia bądź brak dostępu do notariatu byłby szkodliwy nie tylko dla obrotu gospodarczego, ale przede wszystkim dla życia społecznego. 

Czytaj w LEX: Funkcjonowanie kancelarii notarialnej w trakcie epidemii SARS-CoV-2 >

 

Elektroniczne oświadczenie woli

W warunkach ograniczeń związanych z pandemią szczególnie istotne stało się otwarcie możliwości składania oświadczeń woli w formie notarialnej z wykorzystaniem nowych technologii (postaci elektronicznej aktu notarialnego) – tak, by dokonanie czynności notarialnej było możliwe bez fizycznego kontaktu uczestników ze sobą oraz z notariuszem. Jest to szczególnie istotne z tej przyczyny, że wraz z dalszym utrzymywaniem ograniczeń życia społecznego i gospodarczego wkrótce w szerszej skali staniemy m.in. przed:
- Bardzo poważnym problemem protokołów zgromadzeń spółek w związku z koniecznością odbywania zgromadzeń wspólników spółek kapitałowych w celu zatwierdzenia sprawozdań zarządów za 2019 rok. Umożliwienie posiedzeń online oraz sporządzania protokołów w formie aktów notarialnych mogłoby ograniczyć ryzyka związane z potencjalnym zarażeniem COVID-19.

  • Niebezpieczeństwem spowolnienia (jeśli nie zatrzymania) obrotu w niektórych sektorach, w szczególności w zakresie obrotu nieruchomościami.
  • Ograniczeniem dostępu do czynności mortis causa (testament) czy innych czynności z zakresu prawa spadkowego, np. stwierdzenia nabycia spadku, dział spadku; wiele osób (w szczególności osób starszych) może w najbliższym czasie, z uwagi na zagrożenie, unikać sporządzania testamentów w formie aktu notarialnego. 

Potrzebne nowe spojrzenie na ograniczenia

Dotąd za bariery w zakresie wykorzystania dla czynności notarialnych nowoczesnych technologii uznawano powszechnie: 

  • tradycyjne ujęcie aktu notarialnego i spełnienie  wymogów proceduralnych związanym z tą formą – przede wszystkim, wymaganie osobistego stawiennictwa uczestników czynności przed notariuszem; 
  • brak praktyki składania oświadczeń woli w formie aktu notarialnego online (w związku z wątpliwościami dotyczącymi dopuszczalności wprowadzenia praktyki sporządzania aktu notarialnego na odległość); 
  • przekonanie, że obowiązujące przepisy PrNot odnoszą się wyłącznie do tradycyjnie ujętej formy aktu notarialnego – w tym do wspomnianej konieczności osobistego stawiennictwa uczestników czynności oraz z koniecznością złożenia przez nich i przez notariusza własnoręcznych podpisów na dokumencie.

Uważamy, iż przy zastosowaniu wykładni funkcjonalnej, niewielkiej modyfikacji przepisów m.in. o notariacie oraz istotnych zmianach organizacyjnych oraz technologicznych możliwe jest wykorzystanie nowoczesnych technologii dla czynności notarialnych. 

Czytaj w LEX: Zagrożenie koronawirusem a prawo do prywatności >  

Możliwe dostosowanie do nowych technologii

Naszym zdaniem w aktualnym stanie prawnym jest możliwa wykładnia, która pozwoli na dostosowanie obowiązujących przepisów do obecnych nadzwyczajnych okoliczności – przy jednoczesnym zachowaniu podstawowych funkcji formy notarialnej. Dokonywane w ten sposób czynności notarialne mogłyby zachować pełną skuteczność, przy jednoczesnym stworzeniu możliwości wykorzystania bezpiecznych i wiarygodnych technik gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej.

Jedną z podstawowych przeszkód podnoszonych tradycyjnie wobec dopuszczalności dokonywania czynności notarialnych online były wątpliwości co do możliwości zidentyfikowania jej uczestników. W miejsce klasycznego sposobu stwierdzenia tożsamości (przez okazanie notariuszowi potwierdzającego ją dokumentu), możliwe są inne sposoby komunikacji notariusza z uczestnikami czynności. W grę może wchodzić przede wszystkim skorzystanie z wideokonferencji, której przebieg byłby w całości utrwalany. 

  1. W ramach wideokonferencji powinno nastąpić okazanie dowodu tożsamości (w sposób pozwalający na zarejestrowanie jego treści przez kamerę) oraz porównanie zdjęcia na dokumencie z twarzą okazującej go osoby (podobnie jak miałoby to miejsce w ramach klasycznej procedury dokonania czynności w kancelarii notarialnej). 
  2. Jednocześnie system informatyczny potwierdzałby autentyczność dowodu tożsamości oraz weryfikował dane biometryczne, porównując zdjęcie i skan twarzy weryfikowanej osoby. Wymaga to stworzenia odpowiedniego systemu informatycznego dla notariuszy, który mógłby pozwolić na opisywaną weryfikację. Systemy takie stosowane są już obecnie w praktyce bankowej oraz przy weryfikacji dowodów tożsamości na niektórych przejściach granicznych.
  3. Etapy te powinny zostać poprzedzone weryfikacją przy okazji aktywowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Za jej dokonanie odpowiada podmiot wydający kwalifikowany podpis elektroniczny (na podstawie rozporządzenia eIDAS  i polityki certyfikacji). Odbywa się ona poprzez fizyczną weryfikację osoby z przedstawionym przez nią dokumentem (w sposób identyczny jak miałoby to miejsce przy fizycznej obecności uczestników czynności notarialnej). 

Taki sposób weryfikacji tożsamości jest wystarczający do spełnienia przesłanek z art. 85  Prawa o notariacie  (dalej: PrNot). Warto podkreślić, iż taka metoda weryfikacji jest obecnie dopuszczalna na podstawie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego dla przesłuchań na odległość (art. 151 § 2 KPC). Sam mechanizm nie jest więc nowy ani nieznany w polskim systemie prawnym.

Czytaj w LEX: Funkcjonowanie kancelarii prawnej i środki prawne w praktyce w sytuacji stanu zagrożenia epidemicznego koronawirusem >

Osobiste stawiennictwo inaczej

Kolejnym istotnym elementem każdej czynności notarialnej są podpisy na aktach notarialnych i poświadczanych dokumentach, które – zgodnie z art. 88 § 1 PrNot – są składane w obecności notariusza. W obecnej sytuacji, w której osobista obecność uczestników czynności jest niemożliwa lub znacznie utrudniona, należy rozważyć inne rozwiązania. Dostarcza ich rozporządzenie eIDAS, które pozwala na posługiwanie się kwalifikowanym podpisem elektronicznym – zastrzegając w art. 25 ust. 2, że wywołuje on skutek równoważny z podpisem własnoręcznym. Dotyczy to także podpisów składanych przy okazji dokonywania czynności notarialnych (rozporządzenie eIDAS, które jest bezpośrednio skuteczne w polskim obrocie, nie zawiera w tym zakresie żadnych wyłączeń).

Czytaj w LEX: Prawa i obowiązki pełnomocników procesowych w praktyce w związku z koronawirusem >

 

Akt notarialny jako podstawa odpowiedzialności prawnej notariusza ebook

Aleksander Oleszko

Sprawdź  

Elektroniczny podpis pod okiem notariusza

W celu spełnienia przesłanek z art. 88 § 1 PrNot, proces składania elektronicznego podpisu przez uczestnika powinien być obserwowany przez notariusza w ramach wideokonferencji. Po pierwsze, dotyczy to obserwacji aktywowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego tokenem (One Time Password OTP – tj. urządzeniem elektronicznym, które służy do uwierzytelniania kwalifikowanego podpisu elektronicznego). Po drugie, pozwoli to na kontrolę samego procesu podpisywania sporządzanego w ten sposób aktu notarialnego. Nie ma przeszkód, aby następnie – w razie wątpliwości – porównać nagranie (na którym wyświetlany byłby czas) z czasem złożenia podpisu na dokumencie. Oba powinny być tożsame. Większość polskich kwalifikowanych podpisów elektronicznych jest automatycznie powiązanych z kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu.  

Czytaj w LEX: Bieg terminu przedawnienia roszczeń w dobie epidemii >

Elektroniczny wypis aktu już możliwy

Należy podkreślić, że nowelizacja Prawa o notariacie z 2018 r. wprowadziła nowy art. 110a, zgodnie z którym dopuszczalny jest elektroniczny wypis aktu notarialnego. Zgodnie z § 1 tego artykułu, w nagłówku elektronicznego wypisu aktu notarialnego zaznacza się, że wydany dokument jest wypisem. Istotne i przydatne przy sporządzaniu aktów notarialnych na odległość jest także rozwiązanie przewidziane w art. 97 § 2 PrNot, wedle którego   elektroniczne poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Poświadczenie notarialne opiera się na podobnym założeniu, które towarzyszy sporządzaniu samego aktu notarialnego online, o której była mowa wyżej. Różnica sprowadza się do tego, że jedyny elektroniczny podpis kwalifikowany składa – w przypadku poświadczenia z art. 97 § 2 PrNot – jedynie notariusz, nie zaś uczestnicy czynności.

Elektroniczne wypisy też do rejestru

Należy także zwrócić uwagę na pilną potrzebę zmiany art. 92a PrNot, który dotyczy Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN). W chwili obecnej możliwe jest zamieszczanie w nim elektronicznych wypisów określonych w art. 92a § 2 PrNot. Inne wypisy są w nim zamieszczane, jeżeli stanowi tak przepis szczególny. Należałoby zatem – w celu zachowania spójności i funkcjonalności systemu – wprowadzić jak najszybciej zmianę legislacyjną polegającą na tym, że wszystkie elektroniczne wypisy aktów notarialnych podlegają wpisowi do Rejestru. Można także w niedalekiej przyszłości rozważyć reorganizację Repozytorium, tak aby wykorzystując technologię blockchain i tokenizację pojedynczych wypisów, możliwa była weryfikacja poszczególnych egzemplarzy wypisu. Rozwiązanie to nie nastręcza większych problemów technicznych.

Niewielkie zmiany w prawie wystarczą

Podsumowując, uważamy, że niewielkie zmiany obowiązującego prawa i narzędzi informatycznych mogą pozwolić na zmianę praktyki przy sporządzaniu aktów notarialnych i dokonywaniu innych czynności przez notariuszy. Pozwolą one przede wszystkim na ponowne umożliwienie dokonywania czynności notarialnych w sytuacji, w której osobiste stawiennictwo stron groziłoby ich zdrowiu lub byłoby sprzeczne z prawnymi ograniczeniami opuszczania domu i przemieszczania się.
Proponowane przez nas rozwiązania wynikają z obowiązujących przepisów prawa, bez konieczności ich gruntownej zmiany. Gwarantują one, po pierwsze, zachowanie wszystkich funkcji aktu notarialnego. Po drugie, zapewniają bezpieczeństwo obrotu przy właściwym wykorzystaniu dostępnych narzędzi gromadzenia i przekazywania danych, opartych na nowoczesnych technologiach informatycznych. Techniczne zmiany musiałyby dotyczyć natomiast: organizacji pracy, zapewnienia odpowiednio zabezpieczonego (zgodnie z wymogami cyberbezpieczeństwa i zachowania tajemnicy notarialnej) systemu informatycznego, pozwalającego na zdalną transmisję dokonywanych czynności notarialnych, ich nagranie oraz elektroniczny obieg dokumentów. Zmiany te stanowiłyby jednak wyłącznie realizację możliwości, które już de lege lata stwarza PrNot i rozporządzenie eIDAS.

Zobacz procedurę w LEX: Bieg terminów procesowych w postępowaniu sądowoadministracyjnym w związku z ogłoszonym stanem zagrożenia epidemicznego, a następnie stanem epidemii z powodu COVID-19 >

Nienowoczesne przepisy o notariacie

Kryzys wywołany przez COVID-19 ujawnił ogólny brak nowoczesności polskich przepisów o notariacie. Ich modernizacja, zmierzająca ku szerszemu wykorzystaniu nowych technologii przy dokonywaniu czynności notarialnych, może pozwolić przede wszystkim na doraźne przeciwdziałanie skutkom, jakie w życiu gospodarczym i społecznym wywołała pandemia COVID-19. Umożliwi ona także na lepsze przygotowanie polskiego obrotu notarialnego na podobne wydarzenia, które mogą mieć miejsce w przyszłości. Proponowane zmiany mogą także stanowić drogę do unowocześnienia przepisów o czynnościach notarialnych w szerszej perspektywie, otwierając drogę do skorzystania z możliwości, jakie rodzą nowe technologie przekazywania i gromadzenia danych. Bez wątpienia pozwoli to na przyspieszenie i uproszczenie obrotu notarialnego nie tylko w nadzwyczajnych, lecz także w zwykłych warunkach.

Autorzy: 
Prof. dr hab. Ewa Rott-Pietrzyk
Prof. dr hab. Fryderyk Zoll
Dr hab. prof. UO Dariusz Szostek 
Dr Mateusz Grochowski, LLM