Rekomendacje w tym zakresie - do których dotarło Prawo.pl - przygotowali prof. dr hab. Ewa Rott-Pietrzyk, prof. dr hab. Fryderyk Zoll, prof. n. dr hab. Dariusz Szostek i dr Mateusz Grochowski, LLM. Nie mają wątpliwości, że sytuacja związana z COVID-19 wymusza nowe, bardziej funkcjonalne spojrzenie na praktykę notarialną - tak, by gwarantowała dostęp do notariatu w stanach kryzysowych.
- Choć w krótkim horyzoncie czasowym stan braku dostępu bądź ograniczenia w dostępie do notariatu byłby możliwy do zaakceptowania, to w dłuższej perspektywie (a wiele wskazuje na to, iż obecna sytuacja epidemiologiczna utrzyma się przez wiele tygodni, a prawdopodobne, że i miesięcy) taki stan rzeczy wymaga szybkiej reakcji. Przedłużające się ograniczenia bądź brak dostępu do notariatu byłby szkodliwy nie tylko dla obrotu gospodarczego, ale przede wszystkim dla życia społecznego - wskazują.
Sami notariusze podchodzą do pomysłu sceptycznie, zastrzegając że każde rozwiązanie online musi spełniać warunki bezpieczeństwa - i po ich stronie, i - co trudniejsze - po stronie klienta. Dodają też, że na wprowadzenie elektronicznego aktu notarialnego potrzeba czasu, którego teraz nie ma.
Czytaj: Specustawa zawiesza terminy administracyjne, a cywilnych - nie>>
COVID-19 jak tsunami - zatapia kancelarie
O tym, że sytuacja jest trudna może świadczyć najnowsze stanowisko Krajowej Rady Notarialnej z 1 kwietnia br. KRN podkreśla, że napływają do niej liczne zapytania notariuszy, dotyczące zasad funkcjonowania kancelarii. Chodzi oczywiście o restrykcje wprowadzone na skutek epidemii koronawirusa.
Rada wskazuje przy tym, że zakazy nie dotyczą czynności notarialnych, bo wprowadzonych obostrzeń - jak wynika z rozporządzeń - nie stosuje się „do spotkań i zebrań związanych z wykonywaniem czynności zawodowych lub zadań służbowych lub pozarolniczej działalności gospodarczej”.
Czytaj w LEX: Zagrożenie koronawirusem a prawo do prywatności >
Przytacza równocześnie par. 13 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 31 marca 2020 roku, mówiący o ograniczeniu działalności urzędu administracji publicznej lub jednostki organizacyjnej wykonującej zadania o charakterze publicznym do 1) wyłącznie zadań niezbędnych do zapewnienia pomocy obywatelom; 2) zadań określonych przez ten urząd lub jednostkę w sposób wyłączający bezpośrednią obsługę interesantów. Wskazując, że dotyczy to też notariuszy. Powołując się na ust. 2 - dodaje, że w przypadku kancelarii notarialnej decyzję o rodzaju i formie ograniczeń w jej funkcjonowaniu podejmuje notariusz.
Czytaj: Tarcza antykryzysowa jest już opublikowana i obowiązuje >>
Notariusz Szymon Kołodziej, rzecznik KRN przyznaje, że już teraz część kancelarii ograniczyła swoje działanie i kontaktuje się z klientami online i telefonicznie. - Ale są też takie kancelarie, które działają normalnie, aczkolwiek z zachowaniem wszystkich dostępnych środków ostrożności– mówi.
Czytaj w LEX: Funkcjonowanie kancelarii prawnej i środki prawne w praktyce w sytuacji stanu zagrożenia epidemicznego koronawirusem >
W praktyce - dodaje, wygląda to w ten sposób, że kancelarie, by ograniczyć kontakt bezpośredni, proszą klientów o przesyłanie dokumentacji w zabezpieczonych plikach na adres kancelarii. - W kolejnym kroku, po analizie dokumentacji, notariusz udziela wszelkich informacji mailowo lub telefonicznie. Dopiero na tym etapie, jeśli klienci decydują się na dokonanie czynności muszą oni przyjść do kancelarii. Staramy się przy tym spotkaniu stosować wszystkie obecnie obowiązujące środki ochrony, jakie wynikają z zaleceń Ministra Zdrowia i Głównego Inspektora Sanitarnego - wskazuje.
Czytaj w LEX: Prawa i obowiązki pełnomocników procesowych w praktyce w związku z koronawirusem >
Z nieoficjalnych informacji serwisu Prawo.pl wynika, że są też takie kancelarie, które na razie zawiesiły działalność, bo notariusze też boją się koronawirusa. Ile w skali kraju? Te informacje gromadzi teraz KRN.
Koło ratunkowe - elektroniczny akt notarialny
Prof. Rott-Pietrzyk, prof. Zoll, dr hab. prof. Szostek i dr Grochowski, uzasadniając konieczność wprowadzenie elektronicznego aktu notarialnego (pełną opinię zamieścimy 6 marca) podkreślają, że utrzymujące się ograniczenia życia społecznego i gospodarczego spowodują duże problemy - m.in. z protokołami zgromadzeń spółek, niebezpieczeństwo spowolnienia (jeśli nie zatrzymania) obrotu w niektórych sektorach, w szczególności w zakresie obrotu nieruchomościami i będą barierą w dostępie do czynności mortis causa (testament) czy innych z zakresu prawa spadkowego, np. stwierdzenia nabycia spadku, działu spadku.
- Wiele osób (w szczególności osób starszych) może w najbliższym czasie, z uwagi na zagrożenie, unikać sporządzania testamentów w formie aktu notarialnego - wskazują. Dodają, że sposobem na to jest umożliwienie posiedzeń online oraz sporządzania protokołów w formie aktów notarialnych.
Czytaj w LEX: Bieg terminu przedawnienia roszczeń w dobie epidemii >
- Uważamy, iż przy zastosowaniu wykładni funkcjonalnej, niewielkiej modyfikacji przepisów m.in. Prawa o notariacie oraz istotnych zmianach organizacyjnych i technologicznych - możliwe jest wykorzystanie nowoczesnych technologii dla czynności notarialnych - wskazują w rekomendacjach.
Czytaj: Rząd ratuje sądy przed koronawirusem i... zaostrza kary>>
Problemy dostrzegają przedsiębiorcy
O tym, że zmiany są potrzebne, mówi też Przemysław Dziąg, radca prawny z Polskiego Związku Firm Deweloperskich.
- Brakuje przepisów, które w dobie epidemii, przy ograniczeniach w przemieszczaniu się, pozwalałaby finalizować umowy wymagające formy notarialnej, które zabezpieczałyby każdą z jej stron. To jest problem, który zgłaszają nam już deweloperzy. Zdarza się bowiem, że same kancelarie ograniczają swoją działalność także przez brak jasnych wytycznych i różną interpretację tzw. niezbędnych potrzeb życiowych - mówi.
I dodaje, że choć Ministerstwo Zdrowia wskazało, że udanie się do kancelarii notarialnej w celu zawarcia umowy dotyczącej nabycia własności jest taką potrzebą, to wciąż pojawiają się pytania, czy jest to wykroczenie, za które grozi kara.
Czytaj w LEX: Funkcjonowanie kancelarii notarialnej w trakcie epidemii SARS-CoV-2 >
- Po drugie, nawet jeśli można się przemieszczać w tym celu, to jak zorganizować samo podpisanie umowy. Czy osoby mogą być w jednym pomieszczeniu, ale w odległości 1,5 metra od siebie? Potrzebne są więc jasne procedury, które pozwolą zachować bezpieczeństwo. Niezależnie od tego warto szukać rozwiązań, które pozwoliłyby podpisać akt zdalnie i realizować umowy terminowo. Brak możliwości terminowego zawarcia umów, czy to deweloperskich, czy przenoszących własność, niesie za sobą różne konsekwencje, np. w postaci kar umownych, czy finalnie rezygnacji z zawarcia takiej umowy - przypomina.
Czytaj: Koronawirus wstrzymuje wynagrodzenia dla pełnomocników z urzędu>>
Pierwszy krok - wideokonferencja
Czworo naukowców proponuje szereg rozwiązań, które miałyby umożliwić działanie kancelarii, obalając tym samym ewentualne przeszkody. Jedną z wątpliwości - jak przyznają - jest kwestia zidentyfikowania uczestników takiej czynności.
- W miejsce klasycznego sposobu stwierdzenia tożsamości (przez okazanie notariuszowi potwierdzającego ją dokumentu), możliwe są inne sposoby komunikacji notariusza z uczestnikami czynności. W grę może wchodzić przede wszystkim skorzystanie z wideokonferencji, której przebieg byłby w całości utrwalany - wskazują.
I dodają, że w ramach takiej wideokonferencji powinno nastąpić okazanie dowodu tożsamości oraz porównanie zdjęcia na dokumencie z twarzą okazującej go osoby. Jednocześnie system informatyczny potwierdzałby autentyczność dowodu oraz weryfikował dane biometryczne, porównując zdjęcie i skan twarzy weryfikowanej osoby.
- Wymaga to stworzenia odpowiedniego systemu informatycznego dla notariuszy, który mógłby na to pozwolić. Systemy takie stosowane są już obecnie w praktyce bankowej oraz przy weryfikacji dowodów tożsamości na niektórych przejściach granicznych - dodają.
W ich ocenie etapy te powinny zostać poprzedzone weryfikacją przy okazji aktywowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. - Taki sposób weryfikacji tożsamości jest wystarczający do spełnienia przesłanek z art. 85 Prawa o notariacie. Taka metoda jest też obecnie dopuszczalna na podstawie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego dla przesłuchań na odległość (art. 151 par. 2 kpc). Sam mechanizm nie jest więc nowy ani nieznany w polskim systemie prawnym - uzasadniają.
Inaczej na sprawę patrzy dr Maciej Kawecki, adwokat, dziekan Wyższej Szkoły Bankowej w Warszawie. - Kwestia konieczności udostępnienia z wykorzystaniem telekonferencji zdjęcia dowodu osobistego wymaga ponownego rozważania. Sprzęt wykorzystywany przez niektórych z użytkowników mógłby znacznie utrudniać taką czynność. Nie wydaje się to również najbezpieczniejsze rozwiązanie. Na pewno wartym rozważenia byłaby rezygnacja z takiego pomysłu, na rzecz weryfikowania tożsamości w oparciu o wizerunki dostępne w rejestrze dowodów osobistych. Zwłaszcza, że przy osobach, które miały wydane dotychczas co najmniej dwa dowody osobiste, w rejestrze widnieje kilka zdjęć do znacznie ułatwia identyfikację tożsamości - podkreśla dr Kawecki.
Podpis elektroniczny pod nadzorem notariusza
Autorzy pomysłu zwracają uwagę, że kwalifikowany podpis elektroniczny rozwiązałby też problem z koniecznością złożenia podpisów na aktach notarialnych i poświadczanych dokumentach, w obecności notariusza.
- W celu spełnienia przesłanek z art. 88 par. 1 PrNot, proces składania elektronicznego podpisu przez uczestnika powinien być obserwowany przez notariusza w ramach wideokonferencji. Po pierwsze, dotyczy to obserwacji aktywowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego tokenem (One Time Password OTP – tj. urządzeniem elektronicznym, które służy do uwierzytelniania kwalifikowanego podpisu elektronicznego). Po drugie, pozwoli na kontrolę samego procesu podpisywania sporządzanego w ten sposób aktu notarialnego. Nie ma przeszkód, aby następnie – w razie wątpliwości – porównać nagranie (na którym wyświetlany byłby czas) z czasem złożenia podpisu na dokumencie - wskazują w rekomendacjach naukowcy.
Potrzebne niewielkie zmiany w prawie
W ich ocenie potrzebne są niewielkie zmiany w prawie, bo część przepisów już obowiązuje. Jako przykład podają m.in. art. 110a (nowela Prawa o notariacie z 2018 r.), zgodnie z którym dopuszczalny jest elektroniczny wypis aktu notarialnego. Kolejnym takim rozwiązaniem jest art. 97 par.2, zgodnie z którym elektroniczne poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Zmiana - jak dodają - potrzebna jest w zakresie art. 92a PrNot, dotyczącego Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN). Bo obecnie możliwe jest zamieszczanie w nim elektronicznych wypisów określonych w art. 92a par. 2 PrNot. - Inne wypisy są w nim zamieszczane, jeżeli stanowi tak przepis szczególny. Należałoby zatem – w celu zachowania spójności i funkcjonalności systemu – wprowadzić jak najszybciej zmianę legislacyjną polegającą na tym, że wszystkie elektroniczne wypisy aktów notarialnych podlegają wpisowi do Rejestru - wyjaśniają.
Czas i...bezpieczeństwo to podstawa
Notariusze nieoficjalnie podkreślają, że do wprowadzenia elektronicznego aktu notarialnego potrzebny jest czas.
- Nie da się tego zrobić w ciągu 3-4 miesięcy, a zakładam, że tyle potrwa stan epidemii. Najpierw trzeba znowelizować różne ustawy, nie tylko tę o notariuszach, przeprowadzić konsultacje, uzgodnienia, potem wprowadzić zmiany techniczne, przeprowadzić szkolenia notariuszy. W stanie epidemii, nie wyobrażam sobie, jak to można zorganizować - mówi jedna z notariuszek.
Zaznacza, że problem jest też obecnie z podpisem kwalifikowanym, bo strony musiałyby go mieć, a obecnie nadal nie jest to częste. - Nie wszyscy też dysponują odpowiednim sprzętem, oprogramowaniem, dostępem do internetu, co najlepiej widać po problemach z przeprowadzeniem zdalnych lekcji. Cyfryzacja naszej pracy to krok w dobrym kierunku, ale nie w tym momencie, nie da się jej przeprowadzić w czasie zagrożenia i na hurra - dodaje.
Również rzecznik KRN wskazuje, że bezpieczeństwo przy czynnościach online jest kluczowe. I zapewnia, że nowe technologie nie są dla notariuszy niczym nowym. - Mamy elektroniczne wnioski wieczystoksięgowe, które są przesyłane do sądów drogą elektroniczną, i wzmianka o nich jest widoczna od razu w elektronicznej księdze wieczystej. Mamy rejestry m.in. Rejestr Spadkowy, w którym od 2016 r. rejestrujemy zarówno akty poświadczenia dziedziczenia, jak i sądowe stwierdzenia nabycia spadku. Mamy wreszcie Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Oczywiście, zastanawiamy się nad dalszymi zmianami, które poszerzałyby zakres wykorzystania nowych technologii w pracy notariusza – wskazuje Szymon Kołodziej.
Dodaje, że ważnym elementem przy wprowadzaniu kolejnych zmian jest branie pod uwagę bezpieczeństwa obrotu dokumentami. - Niezwykle ważne jest to, by przy wprowadzaniu jakichkolwiek zmian brać pod uwagę bezpieczeństwo czynności – nie chodzi tylko o zabezpieczenie notariusza, ale przede wszystkim o bezpieczeństwo interesów stron czynności. – kwituje.
Dr Maciej Kawecki uważa, że cyfryzacja aktów notarialnych na pewno jest warte pochylenia. Zauważa jednak, że pełna elektronizacja usług notarialnych na pewno wymusi na nas kiedyś udzielenie odpowiedzi o przyszłość tego zawodu w takim kształcie, jaki obecnie funkcjonuje
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
