Sztuczna inteligencja zastąpi w sądzie protokolanta?

Jedną z nowości przewidzianych w projekcie Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego dotyczącym cyfryzacji postępowań, jest możliwość sporządzania protokołu z posiedzenia bez protokolanta. W dalszej perspektywie może to prowadzić do sporządzania protokołu w sposób automatyczny, z wykorzystaniem odpowiednich systemów teleinformatycznych. Zdaniem autorów projektu, takie wykorzystanie technologii może istotnie przyspieszyć czynności procesowe.

Sporządzanie protokołu bez protokolanta to jedna z propozycji zawartych w opublikowanym właśnie i czekającym na dalsze decyzje projekcie nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego i innych ustaw. Jak mówi przewodnicząca zespołu przygotowującego ten projekt, prof. Monika Namysłowska z Uniwersytetu Łódzkiego, obejmuje on kilkanaście obszarów: od umocowania portalu informacyjnego jako systemu teleinformatycznego, przez reguły awarii i udziału zdalnego, po informatyzację spraw gospodarczych i bezpieczeństwo danych w sądach. Zaznacza, że regulacje dotyczące sztucznej inteligencji świadomie wyłączono z tego etapu, bo wymagają one pogłębionej refleksji nad gwarancjami procesowymi. Jednak co najmniej jedno rozwiązanie, właśnie sporządzanie protokołu bez protokolanta, potencjalnie otwiera ścieżkę do wykorzystania elementów sztucznej inteligencji, a mianowicie automatyczny protokół z rozprawy.

Czytaj: Prof. Namysłowska: Najpierw wybrane postępowania, a za 10 lat pełna cyfryzacja>> 

Matuszczak: Sądy potrzebują cyfrowych akt i systemu do pracy z nimi>>

Trybunał Konstytucyjny, w nowym składzie, zajmie się e‑apelacjami?>>

Protokół bez udziału protokolanta?

Jak można przeczytać w uzasadnieniu, projektowane zmiany w art. 157 i 158 k.p.c. zmierzają do dalszej modernizacji i cyfryzacji sposobu dokumentowania przebiegu posiedzeń sądowych, w szczególności poprzez umożliwienie szerszego wykorzystania rozwiązań technicznych opartych na automatyzacji. I tak dodany do art. 157 paragraf 1[2] przewiduje możliwość sporządzania protokołu z posiedzenia pod nadzorem przewodniczącego, bez udziału protokolanta. Zmierzać to może do dalszej modernizacji i cyfryzacji sposobu dokumentowania przebiegu posiedzeń sądowych, w szczególności poprzez umożliwienie szerszego wykorzystania rozwiązań technicznych opartych na automatyzacji.

 Rozwiązanie to odpowiada na rosnące możliwości technologiczne, w tym rozwój systemów rozpoznawania mowy oraz przetwarzania języka naturalnego, które pozwalają na bieżące i wierne odwzorowanie przebiegu posiedzeń sądowych – stwierdza Komisja Kodyfikacyjna. - Sądy powinny wykorzystywać technologię tam, gdzie może ona rzeczywiście przyspieszyć czynności procesowe. Transkrypcja przebiegu posiedzenia sądowego to potencjalnie dobra przestrzeń na wdrożenia AI – dodaje prof. Namysłowska.

- Z punktu widzenia sądów automatyczne protokołowanie rozpraw z wykorzystaniem sztucznej inteligencji jest rozwiązaniem bardzo interesującym. Jego potencjalne znaczenie nie ogranicza się tylko do przyspieszenia postępowań, ale także do zmniejszenia obciążeń sekretariatu oraz poprawy jakości dokumentacji – komentuje dr Tomasz Niewiadomski, sędzia Sądu Okręgowego w Warszawie.

Dr Maria Dymitruk z Centrum Badań Problemów Prawnych i Ekonomicznych Komunikacji Elektronicznej Uniwersytetu Wrocławskiego, także radca prawny, zaproszona do współpracy przy tym projekcie przyznaje, że rozwiązanie umożliwiające sporządzenie protokołu bez protokolanta ma szczególne znaczenie w sprawach o nieskomplikowanym przebiegu, na przykład na posiedzeniach drugoinstancyjnych, gdzie protokół często ogranicza się do elementów schematycznych i nie obejmuje takich czynności jak przesłuchania świadków.

Nowe przepisy mogą więc być stosowane wszędzie tam, gdzie angażowanie protokolanta nie jest faktycznie konieczne, co w praktyce pozwala na racjonalniejsze i bardziej efektywne zarządzanie zasobami kadrowymi w sądownictwie – mówi Prawo.pl.

Czytaj też w LEX: Wnoszenie określonych pism procesowych w postępowaniu cywilnym za pośrednictwem portalu informacyjnego >

Jak kupuje się usługi i produkty prawnicze w erze social mediów? - czytaj w LEX >

Większa efektywność postępowania i odciążenie kadr sądowych

Według autorów propozycji, celem wprowadzenia tej regulacji jest zwiększenie efektywności postępowania, odciążenie kadr sądowych, a także lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich poprzez ograniczenie konieczności angażowania protokolantów w sprawach, w których protokół może sporządzać samodzielnie sędzia, lub w których względy techniczne pozwalają na rzetelne i pełne odzwierciedlenie przebiegu posiedzenia w formie automatycznego protokołu. Potencjalne korzyści z takiego rozwiązania widzi też sędzia Niewiadomski.

Obecnie sporządzanie protokołu nie zawsze następuje równolegle z zakończeniem rozprawy. Czasami wymaga ono dalszej redakcji, a niekiedy nawet odsłuchania nagrania. Jest to proces czasochłonny, szczególnie w sprawach złożonych oraz przy dynamicznym przebiegu rozpraw. Zastosowanie systemów opartych na sztucznej inteligencji mogłoby ten etap wyraźnie usprawnić. Automatyczna transkrypcja pozwalałaby na bieżące tworzenie pełnego zapisu rozprawy. W efekcie ciężar pracy przesunąłby się z opracowywania dokumentu na jego kontrolę i weryfikację, w tym usuwanie elementów nieistotnych – mówi sędzia Prawo.pl. 

Zapraszamy na szkolenie online w LEX: Informatyzacja postępowania cywilnego – pierwsze doświadczenia i pułapki nowelizacji KPC >

Jak budować wizerunek prawnika w relacjach z klientami? - zobacz w LEX >

Automatyzacja pod nadzorem sędziego

Jednak istotnym elementem proponowanego przez Komisję Kodyfikacją rozwiązania jest nadzór przewodniczącego składu sędziowskiego nad sporządzeniem protokołu. W przypadku hipotetycznego protokołu automatycznego miałoby to zapewnić, że sporządzony zapis będzie spełniał wymogi procesowe i zachowa walor dokumentu urzędowego. Dr Maria Dymitruk potwierdza, że w takim modelu, przy zachowaniu obecnego brzmienia proponowanych przepisów, odpowiedzialność za protokół spoczywałaby bezpośrednio na przewodniczącym składu orzekającego.

 Nie sposób wyobrazić sobie sporządzania protokołu przez system bez żadnej kontroli. W każdym przypadku technologia ma być narzędziem wspomagającym sędziego, a nie samodzielnym decydentem – podkreśla.

I dodaje, że dodatkowo projekt zastrzega, że taki model mógłby działać wyłącznie wtedy, gdy „względy techniczne by na to pozwalały”.

 To pokazuje, że dostrzeżone zostały potencjalne ograniczenia jakościowe tego rodzaju systemów. Żadne wdrożenie automatycznego protokołu nie może zakładać bezwarunkowego zaufania do technologii rozpoznawania mowy i przetwarzania języka naturalnego, lecz zawsze możliwość wykorzystania narzędzi AI pod kontrolą przewodniczącego lub protokolanta – mówi dr Dymitruk.

Jednak mogą być wątpliwości co do sposobu sprawowania tej kontroli.

 Gdyby sędziowie mieli samodzielnie sporządzać takie protokoły, istotnym ryzykiem byłoby przerzucenie na nich dodatkowych obowiązków. W przypadku niedoskonałości systemu lub jego nadmiernej złożoności może dojść do sytuacji, w której sędzia zostanie obciążony kolejnymi czynnościami – ocenia sędzia Niewiadomski.

I podkreśla, że zadania protokolanta nie ograniczają się wyłącznie do zapisu przebiegu rozprawy, lecz obejmują również czynności organizacyjne, takie jak kontakt z uczestnikami postępowania, wywoływanie spraw czy obsługa dokumentacji. Sędziowie powinni koncentrować się na funkcji orzeczniczej, dlatego wsparcie protokolanta pozostaje konieczne także przy wdrażaniu nowych technologii - uważa. 

Protokół podpisze przewodniczący

Dodany art. 158 par. 3[1] k.p.c. ma doprecyzować zasady podpisywania protokołów w sytuacji, gdy nie uczestniczy w ich sporządzeniu protokolant. W takim przypadku, zgodnie z projektowaną regulacją, protokół podpisywać ma wyłącznie przewodniczący, co pozwoli zachować pewność co do autentyczności dokumentu i jego mocy dowodowej. -

Rozwiązanie to koresponduje bezpośrednio z nowym mechanizmem automatycznego sporządzania protokołów, a jego wprowadzenie jest niezbędne dla zapewnienia spójności systemowej i procesowej – podkreślono w uzasadnieni projektowanych zmian.

A prof. Monika Namysłowska dodaje, że oba projektowane przepisy pozostają w zgodzie z konstytucyjnymi gwarancjami prawa do sądu oraz zasadą jawności postępowania sądowego, a także przyczyniają się do realizacji postulatów sprawności i efektywności postępowania cywilnego.

Jednak sędzia Tomasz Niewiadomski, który co do zasady przychylnie patrzy na ten projekt, zauważa, że warunkiem realnej użyteczności systemów automatycznego protokołowania jest ich prostota i łatwość obsługi.

Rozwiązania niefunkcjonalne i nadmiernie skomplikowane w praktyce nie będą stosowane. Potwierdzają to doświadczenia z narzędziem do sporządzania projektów uzasadnień. Dlatego wdrożenie automatycznego protokołowania powinno być poprzedzone testami w realnych warunkach pracy sądów, a nie ograniczać się do założeń medialnych. Dopiero praktyka pokaże, czy rozwiązanie rzeczywiście usprawnia pracę. Wówczas można będzie odpowiedzialnie ocenić, czy technologia ta w przyszłości pozwoli na zmianę modelu postępowania, w tym ograniczenie lub modyfikację roli protokolanta – ocenia. 

Czytaj: Prof. Gołaczyński: Sądom potrzebna ewolucja, a nie rewolucja w cyfryzacji>>

Sądy nie mogą być reliktem epoki przedcyfrowej

Dr Maria Dymitruk podkreśla, że projektowane regulacje tworzą ogólne ramy dla protokołowania z wykorzystaniem narzędzi technologicznych, w tym automatycznego rozpoznawania mowy. I dodaje, że wymiar sprawiedliwości nie tylko może, ale przede wszystkim powinien się cyfryzować.

 Chodzi o takie projektowanie, a czasami i modernizację, procesów zachodzących w sądownictwie, aby odpowiadały one realiom społeczeństwa informacyjnego. Sądy nie mogą funkcjonować jako relikt epoki przedcyfrowej, bo wówczas przestaną skutecznie realizować swoją rolę i odpowiadać na potrzeby obywateli. Dlatego wsparcie procesów informatyzacji, w tym także automatyzacji, jest dziś tak kluczowe – zaznacza w rozmowie z Prawo.pl.