Można już chyba zaryzykować stwierdzenie, że epidemia koronawirusa, przekonuje powoli organy podatkowe, że papierowy dokument nie jest najważniejszy. Fiskus zdaje się dochodzić do wniosku, że część dokumentacji może mieć postać elektroniczną, a także że nie na wszystko trzeba mieć papierowe potwierdzenia. Pisaliśmy w serwisie Prawo.pl kilka dni temu, że brak potwierdzenia odbioru faktury korygującej i tzw. żółtej karteczki z poczty nie zablokuje obniżenia VAT. Jeśli dane z systemu księgowego i bilans rozliczeń z kontrahentem potwierdzi, że musiał on wiedzieć o wystawieniu faktury korygującej, podatek będzie można obniżyć. Zbieranie potwierdzeń odbioru korekt może zatem przestać być potrzebne.

Interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 maja br., nr 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG, potwierdza natomiast, że papierowa faktura nie jest także niezbędna do udowodnienia wydatku i rozliczenia podatkowych kosztów uzyskania przychodów. Sprawa dotyczyła sytuacji, w której firma zgubiła faktury papierowe, które wcześniej ujęła w kosztach. Posiadała jednak ich elektroniczne skany.

Dowodem w postępowaniu podatkowym może być wszystko

Organ podatkowy przypomniał, że w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Zasada ta wynika z art. 180 ordynacji podatkowej. Przepisy wskazują także, że dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności:

  • księgi podatkowe,
  • deklaracje złożone przez stronę,
  • zeznania świadków,
  • opinie biegłych,
  • materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin,
  • informacje podatkowe oraz
  • inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz
  • materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Czytaj w LEX: Dowody w postępowaniu podatkowym >

Dyrektor KIS podkreślił, że użyte przez ustawodawcę sformułowanie w szczególności wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Zdaniem skarbówki, wymagane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Czytaj w LEX: Faktury elektroniczne >

 


Organ podatkowy zwrócił także uwagę, że jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości dowody potwierdzają poniesione przez nią wydatki stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Sprawdź w LEX: Czy jeśli wszystkie dokumenty zakupowe podmiotu prowadzącego PKPiR są przechowywane w formie skanu lub elektronicznej, koniecznym jest numerowanie tych faktur? >

 


Skany faktur i kserokopie są dopuszczalne jako dowód w sprawie

Oznacza to zatem, że działanie podatnika i rozliczenie kosztów uzyskania przychodów na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej, jest prawidłowe.

Monika Brzostowska, doradca podatkowy w kancelarii KiB, zwraca uwagę, że coraz więcej przedsiębiorców archiwizuje faktury oraz inne dokumenty potwierdzające poniesione koszty w sposób elektroniczny. Zaznacza jednak, że pomimo, że wydawane są korzystne interpretacje, potwierdzające możliwość takiego archiwizowania, podatnicy mają obawy, czy przy ewentualnych kontrolach będą one stanowiły wystarczający dowód potwierdzający zaistnienie zdarzenia gospodarczego.

Sprawdź w LEX: Kiedy bilet może zostać uznany za fakturę i czy można odliczyć VAT od biletu, na którym nie ma numeru NIP nabywcy? >

- Moim zdaniem, przechowywanie faktur w formie zdigitalizowanej znacząco upraszcza pracę działów księgowych. Wszyscy księgowi, doradcy podatkowi pracują na programach komputerowych, które w większości mają możliwość zaczytywania zeskanowanych dokumentów do programów księgowych. Istotnie skraca to przede wszystkim czas poświęcany na księgowanie. W obecnych czasach nie trzeba robić tego „ręcznie” – zauważa ekspertka. Dodaje również, że niekiedy przedsiębiorcy mają całe lokale wypełnione segregatorami z dokumentami, co generuje niepotrzebne koszty choćby wynajmu pomieszczeń-archiwów. Przechowywanie faktur w elektronicznych wersjach, zapisane na serwerach są dla organów podatkowych wystarczającym dowodem np. poniesionych kosztów przez przedsiębiorcę.

Czytaj w LEX: Organizacja pracy w dziale finansowo-księgowym przy wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi >

Dokumentowanie wydatków to tylko jedna kwestia

Właściwe dokumentowanie poniesionego wydatku to jednak tylko jedna kwestia. Z definicji kosztów uzyskania przychodów wynika, że są to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Przepis ten ma charakter ogólny. Organy podatkowe twierdzą więc, że z tego względu, każdy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Istotne znaczenie ma bowiem cel, w jakim został on poniesiony. Wynika to m.in. z interpretacji nr 0115-KDIT2-3.4011.399.2019.1.AD. Zdaniem fiskusa, wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy. Z oceny związku z prowadzoną działalnością powinno więc wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła.

 


Jak twierdzi Karolina Obstój, specjalista ds. podatkowych, menadżer w kancelarii TLA, organy wielokrotnie odmawiają prawa do zaliczenia danego wydatku w koszty z uwagi na brak związku z przychodem. Ekspertka tłumaczy, że przykładem może być np. kwestionowanie prawa do zaliczenia w koszty podatkowe wydatków na koszty sądowe i zastępstwa sądowego w przypadku przegranego sporu sądowego. Jej zdaniem, wydatek ten ma jak najbardziej związek z przychodem, bowiem poniesienie tego kosztu stanowi element dbałości o funkcjonowanie spółki. Jednak wydawane w tym zakresie interpretacje podatkowe pokazują, że dla organów nie jest to wcale takie jednoznaczne.

Czytaj w LEX: Rozliczanie podatku VAT w kosztach podatkowych na przykładach >

Częstym przykładem wyłączania wydatków z kosztów podatkowych są zakupy, które zdaniem fiskusa mają charakter osobisty. Chodzi tu m.in o różnego rodzaju kursy czy szkolenia.

Zobacz również: Fiskus znów zmienia zdanie w sprawie nauki w kosztach >>