Monika Pogroszewska: Jakie trudności praktyczne wynikną z konieczności wystawiania faktur dla konsumentów poza Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)?
Leszek Lewandowicz: Przepisy - przede wszystkim art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT - nakładają na „podatników” obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. „Podatnik” – to podatnik w najszerszym rozumieniu art. 15 ust.1 ustawy o VAT, czyli także podatnik zwolniony na podstawie art. 113 tej ustawy. Takich „podatników” jest około 3 mln. Z tego około 1,8 mln to podatnicy zarejestrowani jako VAT czynni. Część pozostałych „podatników”, za przyzwoleniem Ministerstwa Finansów, nawet nie posiada numeru NIP – np. kilkaset tysięcy osób fizycznych składających PIT-28 z tytułu najmu korzysta ze zwolnienia z VAT i posługuje się od lat numerem PESEL.
Od tego szerokiego obowiązku przewidziano kilka wyjątków w art. 106ga ust. 2 ustawy VAT. Z KSeF wyłączono m.in. faktury na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, czyli tzw. faktury konsumenckie. Ten wyjątek był uzasadniany potrzebą ochrony danych konsumentów, ale skomplikował cały system.
Przyjęto założenie, że faktury na rzecz innych podmiotów, czyli „podatników” (w rozumieniu art. 15 ust. 1 czyli także zwolnionych z VAT) mają być wystawiane poprzez KSeF, a faktury na rzecz „konsumentów” – poza KSeF. Autorzy przepisów nie zastanowili się jednak, w jaki sposób sprzedawca ma odróżnić „podatnika” od „konsumenta” i w zależności od statusu nabywcy wystawić fakturę określonego rodzaju.
Wyznacznikiem „podatnika” powinien być NIP, tyle że w celu prawidłowego wystawienia faktury ten numer powinien być na bieżąco weryfikowany przez wystawcę faktury (w czasie rzeczywistym). Poza tym część „podatników” w ogóle nie posiada NIP.
Czytaj w LEX: Struktura Krajowego Systemu e-Faktur >
Czytaj również: Podatnicy nie są przygotowani do KSeF >>
Wyjaśnijmy, kto jest podatnikiem, a nie posiada NIP.
„Podatnicy” (nabywcy), którzy obecnie z reguły nie posiadają NIP, to m.in. zwolnione z VAT osoby fizyczne uzyskujące przychody z tzw. najmu prywatnego (PIT-28), osoby uzyskujące przychody z tzw. działalności nierejestrowanej (art. 5 ustawy – Prawo przedsiębiorców) oraz rolnicy ryczałtowi (podatnicy zwolnieni z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT). Dla wskazanych nabywców podatnik ma obowiązek wystawić fakturę poprzez KSeF, a ponieważ nabywcy zwykle NIP nie posiadają (raczej nie wiedzą też, że są „podatnikami”), to wystawiona faktura nie będzie różniła się od faktury „konsumenckiej”, która ma być wystawiana poza KSeF.
W jaki sposób Pana zdaniem należy rozwiązać problem wynikający z konieczności odróżnienia podatnika od konsumenta?
Możliwych jest kilka rozwiązań, z których żadne nie jest dobre. Można np. nadać tym podatnikom NIP. Można też dopuścić wystawienie poprzez KSeF faktur bez NIP nabywcy. Ale wtedy do KSeF będą trafiać faktury wystawiane także dla konsumentów.
Czytaj też w LEX: Wpływ KSeF na wewnętrzne procesy w biurze rachunkowym i w przedsiębiorstwie >
Czy można zweryfikować podany NIP w dostępnych systemach?
W obecnych warunkach podatnik wystawiający fakturę nie ma możliwości weryfikacji wszystkich podawanych przez nabywców NIP, gdyż część podatników nie występuje w żadnej ogólnodostępnej bazie. Na tzw. białej liście podatników VAT znajdują się podatnicy zarejestrowani jako VAT czynni oraz nieliczni zarejestrowani jako VAT zwolnieni. Większość podatników zwolnionych z VAT nie ma obowiązku i nie składa zgłoszenia rejestracyjnego VAT, a tym samym nie pojawia się w wykazie. To oznacza, ze wielu podatników zwolnionych z VAT, posiadających NIP, którzy jednak nie są zarejestrowani w KRS, ani w CEiDG, nie można w żaden sposób zweryfikować (np. osoby prowadzące najem „prywatny”, działalność nierejestrowaną oraz co do zasady rolnicy ryczałtowi).
Należy przy tym zwrócić uwagę, że nadal występuje problem nieprawidłowego posługiwania się „nieaktywnym” NIP przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. W praktyce są to „konsumenci”, którzy nie są obecnie „podatnikami”, ale w przeszłości mieli nadany NIP.
Zapraszamy na szkolenie online w LEX: Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym i w firmie (procedury i automatyzacja procesów) >
Co z rolnikami ryczałtowymi, którzy nie posługują się NIP?
Rolnik ryczałtowy jako nabywca będzie szczególnie skomplikowanym przypadkiem dla sprzedawców ze względu na sprzeczność pomiędzy art. 111 ust. 1 ustawy o VAT (obowiązek stosowania kas rejestrujących), a art. 106ga ust. 2 pkt 4 tej ustawy (faktura „konsumencka” - poza KSeF, faktura dla „podatnika” – poprzez KSeF). Rolnicy ryczałtowi potrzebują faktur m.in. na potwierdzenie zakupu paliwa (zwrot akcyzy) lub środków do produkcji rolnej (różne dopłaty do poniesionych wydatków). Sprzedawca, po zidentyfikowaniu, iż ma do czynienia z rolnikiem ryczałtowym (a ten z reguły nie posiada NIP i nie wie, że jest „podatnikiem” w rozumieniu przepisów VAT) będzie zobowiązany wystawić paragon fiskalny (co do zasady bez NIP nabywcy), ale tego paragonu nie wyda nabywcy, gdyż ma także obowiązek wystawić poprzez KSeF fakturę do tego paragonu.
Należy pilnie rozważyć zmianę przepisów: dopisać rolników ryczałtowych do art. 106ga ust. 2 pkt 4 (co wydaje się bardziej racjonalne, gdyż rolnicy ryczałtowi nie odliczają podatku naliczonego) albo wykreślić ich z art. 111 ust. 1.
Czytaj też w LEX: Krajowy System e-Faktur obowiązkowy od 1.07.2024 r. – praktyczne aspekty wdrożenia KSeF >
Jakie będzie to miało konsekwencje w praktyce?
Wystawienie faktury dla „konsumenta” będzie odbywać się tak samo jak obecnie, więc nie będzie problemem. Można jednak spodziewać się, że faktury konsumenckie (poza KSeF) będą błędnie wystawiane dla „podatników”, którzy nie posiadają NIP.
Inny problem związany jest ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Początkowo zakładano, że KSeF nie przyjmie faktury bez NIP nabywcy, ale wydaje się, że w obecnym kształcie przesłanie takiej faktury będzie jednak możliwe – to może spowodować, że do KSeF masowo trafią tzw. faktury konsumenckie, które zgodnie z przepisami mają być wystawiane wyłącznie poza KSeF.
Identyfikacja statusu nabywcy jest kluczowa dla prawidłowego wystawienia faktury. Faktura dla „podatnika” (nawet jeśli nie posiada NIP) powinna zostać wystawiona poprzez KSeF, a faktura dla „konsumenta” – poza KSeF. Niestety, w przygotowanych przepisach nie dostrzeżono wielu problemów praktycznych, przez co podatnicy z założenia nie będą w stanie wystawiać faktur zgodnie z przepisami. Nie potrafię też przewidzieć, jak do tych problemów podejdzie Ministerstwo Finansów i czy zdąży znaleźć jakieś sensowne rozwiązania.
Zobacz procedurę: Kary pieniężne nakładane z tytułu naruszania obowiązków związanych z KSeF >
Jak należy postąpić w przypadku omyłkowego wystawienia faktury konsumenckiej, zamiast faktury w KSeF? Czy podatnik, który omyłkowo otrzyma fakturę konsumencką, będzie mógł odliczyć z niej VAT?
Niestety, nie znalazłem stanowiska Ministerstwa Finansów w tym zakresie, a przepisy nie wskazują jednoznacznego rozwiązania.
ryb postępowania w przypadku omyłkowego wystawienia faktury konsumenckiej zamiast faktury KSeF w ogóle nie został opisany w przepisach, a jak wskazałem wcześniej, takie przypadki będą na pewno występować w praktyce.
Nie przewidziano żadnego sposobu zmiany formy faktury, np. poprzez umożliwienie późniejszego przesłania do KSeF z jakimś specjalnym oznaczeniem. Być może najprostszym rozwiązaniem będzie wystawianie wszystkich faktur poprzez KSeF. Jedna z odpowiedzi na stronie MF potwierdza, że faktury B2C (dla „konsumentów”) będą mogły być w ten sposób wystawiane, co jest sprzeczne z ustawą, ale nie powinno rodzić żadnych negatywnych konsekwencji dla wystawcy faktury. Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie, czy w KSeF można również wystawiać faktury dla osób prywatnych, wyjaśnia: "KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur dla podatników (B2B) jak również na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) oraz umożliwia dostęp do tych faktur, m.in. poprzez tzw. dostęp anonimowy.”
Na pewno będą też zdarzać się przypadki, gdy podatnik zarejestrowany jako VAT czynny otrzyma fakturę konsumencką (poza KSeF). Obecnie przyjmuje się, że brak NIP nabywcy na fakturze nie wyklucza odliczenia, o ile tożsamość nabywcy będącego jednocześnie podatnikiem nie budzi wątpliwości, a zakup związany jest z czynnościami dającymi prawo do odliczenia.
Nowelizacja wprowadzająca KSeF nie przewiduje żadnych zmian w zakresie odliczania podatku naliczonego. Moim zdaniem, organy podatkowe nie powinny więc kwestionować odliczenia w takich sytuacjach, chyba że uznają iż faktura wstawiona poza KSeF dla „podatnika”… w ogóle nie jest fakturą. Sądzę, że każdy taki przypadek będzie podlegać indywidualnej ocenie.
Sprawdź w LEX: W jaki sposób wystawić faktury zaliczkowe w KSeF? >
W jaki sposób należy wystawiać faktury podatnikom innym niż podatnicy VAT czynni? Jakie problemy się z tym wiążą?
Podatnik inny niż podatnik VAT czynny (czyli zwolniony z VAT „podmiotowo” lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione „przedmiotowo”) to także „podatnik”. Faktury dla takich podatników muszą więc być wystawiane poprzez KSeF, ale wprowadzono dodatkowe obowiązki dla wystawców faktur (art. 106gb ust. 6 ustawy VAT). Jak się wydaje, przepisy miały spowodować by podatnicy zwolnieni z VAT, jeśli faktur w ogóle nie wystawiają, mogli nigdy nie korzystać z KSeF.
Przepisy spowodowały jednak, że wystawcy faktur nie tylko będą musieli weryfikować, czy nabywca jest „podatnikiem” (problemy opisano powyżej w związku z uwagami do art. 106ga ust. 2 pkt 4), ale też czy jest podatnikiem zarejestrowanym jako VAT czynny.
Wywiązanie się z tych obowiązków wymaga posiadania połączenia internetowego przez cały czas i każdorazowego sprawdzania statusu nabywcy na białej liście podatników VAT. Jeśli nabywca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, to wystawca faktury nie ma obowiązku wydawania mu faktury w jakiejkolwiek formie (może wskazać nabywcy, by ten pobrał sobie z KSeF wystawioną fakturę). Nie ma jednak przeszkód, by nawet podatnikowi VAT czynnemu wydrukować fakturę wystawianą poprzez KSeF i wydać w formie papierowej.
Jeśli jednak nabywca jest „podatnikiem”, ale nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, to dla wystawcy faktury przewidziano kilka dodatkowych obowiązków (te obowiązki są przy okazji sprzeczne z jedną z rzekomych zalet KSeF, który miał przynieść oszczędność papieru).
Zobacz procedurę: Wyłączenia obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF >
Jakie to obowiązki?
Przede wszystkim sprzedawca powinien zapytać, czy nabywca samodzielnie odbierze fakturę z KSeF – jeśli nabywca taką wolę wyrazi, to powinien napisać stosowne oświadczenie, zwalniające sprzedawcę z dalszych obowiązków.
W razie niezłożenia takiego oświadczenia, wystawca faktury powinien podać nabywcy kod, za pomocą którego będzie mógł uzyskać dostęp do tej faktury w KSe-F oraz weryfikację danych zawartych w tej fakturze (kod QR – pod koniec 2023 r. rozporządzenie w tej sprawie chyba nie zostało jeszcze opublikowane). Należy zastanowić się, w jaki sposób ten kod miałby zostać w praktyce podany. Zamiast podania samego kodu, wystawca faktury może wydrukować fakturę wystawioną poprzez KSeF, oznaczyć ją kodem i przekazać nabywcy (dopuszczalne jest też przekazanie takiej faktury z kodem w dowolnej formie elektronicznej).
Opisane zasady będą uciążliwe dla sprzedawców, szczególnie w sytuacji, gdy wystawiają dużo faktur i obsługują na przemian „podatników” różnych kategorii oraz „konsumentów”. Spowodują też, że najprostszym sposobem wywiązania się z obowiązków, będzie wydrukowanie faktury (a najlepiej także uzyskanie pokwitowania jej odbioru).
Czytaj też w LEX: KSeF wymusza nowy model współpracy biur rachunkowych ze swoimi Klientami >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
