Monika Pogroszewska: Jaki jest obecnie stan wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?
Kajetan Kubicz: To zależy od wielu czynników, m.in. wielkości firmy. Podatnicy mają też różne problemy w zależności od tego, czy mówimy o przedsiębiorcach, czy o branży biur rachunkowych.
Podstawowy problem dotyczy kwestii technicznych, czyli dostosowania firmowych systemów finansowo-księgowych do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur. Przedstawmy to na przykładzie firmy, która wystawia 90 proc. faktur w systemie, ale jeden rodzaj transakcji jest fakturowany w Excelu. Wyzwaniem jest zmiana modelu fakturowania albo modelu współpracy z klientami, by wszystkie faktury były wystawiane w KSeF. Być może istnieje na rynku rozwiązanie, które pozwoli przekonwertować dane z Excela do XML (format faktury ustrukturyzowanej) i wysłać do KSeF.
Inny przykład to firma, która ma różne moduły do fakturowania, w których wykorzystuje różne bazy danych i musi je scalić, by móc wysyłać wszystkie faktury do KSeF.
W najtrudniejszej sytuacji są ci, którzy są wciąż przyzwyczajeni do papieru. Zwykle są to starsze osoby prowadzące indywidualne działalności gospodarcze, które muszą przestawić się na system elektroniczny.
Czytaj w LEX: Struktura Krajowego Systemu e-Faktur >
Takie osoby liczą na pomoc biur rachunkowych.
Nie rekomendujemy biurom rachunkowych wystawiania faktur w KSeF za klientów. Część biur też ma takie stanowisko, inne twierdzą jednak że nie pozbędą się klientów, którzy - jeśli nikt im nie pomoże w e-fakturowaniu – będą musieli zamknąć biznes.
Jeszcze inne biura chcą udostępniać klientom program, żeby sami wystawiali faktury w KSeF przy użyciu tego programu. To proste rozwiązanie z perspektywy z perspektywy biura - klient będzie mógł nanosić odpowiednie uwagi, akceptować, czy zmieniać te faktury. Ale należy wziąć pod uwagę, że w takiej sytuacji biuro może ponosić odpowiedzialność za problemy techniczne po stronie dostawcy programu.
Czytaj w LEX: Wpływ KSeF na wewnętrzne procesy w biurze rachunkowym i w przedsiębiorstwie >
Dlaczego nie rekomenduje Pan biurom wystawiania faktur za klientów?
Biuro wystawiające fakturę za klienta naraża się na ryzyko kar przewidzianych w kodeksie karnym skarbowym za wystawienie i posługiwanie się nierzetelnymi fakturami. Dlatego ważne jest, żeby ograniczyć działania biura do czynności typowo technicznych, na bazie informacji przedstawionych przez klientów oświadczeń, że faktury odzwierciedlają rzeczywiste zdarzenie gospodarcze. Mimo takich środków ostrożności ryzyko nadal istnieje, ale jest ono tym niższe, im więcej informacji dostarczą klienci.
Problem powstaje jednak w sytuacji, gdy klient wystawia np. kilkaset faktur miesięcznie i zastrzega, że nie uda mu się każdej z nich akceptować. Ministerstwo Finansów nie przedstawiło na razie odpowiedzi, czy można założyć milczącą akceptację faktur. Warto, by resort wydał w tej sprawie objaśnienia lub przygotował kodeks dobrych praktyk dla biur rachunkowych.
Czytaj też w LEX: Krajowy System e-Faktur – kolejny uciążliwy obowiązek raportowy czy milowy krok w kierunku cyfryzacji procesów zarządzania ryzykiem podatkowym? >
Jakie inne kwestie wymagają wydania objaśnień?
W trakcie prac nad wdrożeniem KSeF podatnicy zgłaszają bardzo wiele problemów. Niestety, czasu na wdrożenie KSeF pozostaje coraz mniej, a większość pytań pozostaje bez odpowiedzi.
Przykładem może być samofakturowanie, czyli przeniesienie obowiązku dokumentowania sprzedaży ze sprzedawcy na nabywcę. Wśród podmiotów powiązanych bardzo popularny jest model rozliczeń, w którym podmiot zagraniczny (sprzedawca) daje uprawnienia do samofakturowania podmiotowi polskiemu (nabywcy). Po 1 lipca 2024 r. polski podatnik będzie wystawiał faktury w KSeF za podmiot zagraniczny, mimo iż KSeF nie służy do raportowania faktur od zagranicznych dostawców. Jednak aby polski podatnik mógł wystawić taką fakturę w KSeF, podmiot zagraniczny musi mu udzielić uprawnień w … KSeF. Czyli zagraniczny podmiot musiałby wystąpić o polski NIP. To rozwiązanie nielogiczne, które w praktyce uniemożliwia samofakturowanie.
Ministerstwo Finansów odpowiada, że zauważyło ten problem i pracuje nad rozwiązaniami, żeby zagraniczny podatnik nie musiał się rejestrować i uzyskiwać polskiego NIP. Jednak rozwiązanie tego problemu to kwestia bliżej nieokreślonej przyszłości. A decyzje w sprawie modelu współpracy część podatników musi podjąć już dziś. Umowy nie zawsze można szybko zmienić.
Czytaj też: KSeF - uprawnienia i autoryzacja (zagadnienia techniczne) >
Jakie będą konsekwencje wystawienia faktury w KSeF po terminie?
Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej będzie data przesłania jej do KSeF, nawet jeśli w polu P_1 została wskazana inna data. Dotychczas w praktyce zdarzały się sytuacje, w których podatnik wystawiał fakturę np. 15 grudnia, a jako datę jej wystawienia wskazywał np. 30 listopada. Pozwalało to uratować sytuację, gdy np. otrzymał od kontrahenta dokumenty z opóźnieniem. Nie wpływało to na prawidłowość rozliczeń, a organy podatkowe co do zasady nie kwestionowały takich sytuacji.
Jednak w KSeF będzie inaczej, ponieważ jeśli podatnik mimo takiego obowiązku nie wystawi faktury w KSeF, naczelnik urzędu skarbowego nałoży na niego karę pieniężną Im dalej po terminie, tym większe prawdopodobieństwo otrzymania kary. A przypomnijmy, że kary będą nakładane po 1 stycznia 2025 r. i będą wynosić do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na fakturze albo do 18,7 proc. kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze. Powstaje pytanie, jaką praktykę przyjmą organy podatkowe, gdy kary będą stanowić dochód budżetu państwa. Należy zwrócić uwagę, że przepisy dają fiskusowi możliwość miarkowania kar, czyli dostosowania ich wysokości do skali „przewinienia podatnika”. Jednak praktyka będzie zapewne zależała od wytycznych ministerstwa.
Czytaj w LEX: Krajowy System e-Faktur (KSeF) – kontekst prawny, wyzwania techniczne i konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców >
Przedsiębiorcy obawiają się też problemów z identyfikacją faktur zakupowych. Jak ich uniknąć?
W KSeF wszystkie faktury trafiają do jednego zbioru, bez dodatkowych załączników, przez co trudno może być zweryfikować fakturę zakupową i powiązać ją z daną transakcją. Dotyczy to także faktur pracowniczych. Obecnie wiele firm nadaje swoim pracownikom indywidualne numery identyfikacji wewnętrznej, by powiązać otrzymane faktury z dokonanym przez nich zakupem. Przykładowo w podróży służbowej Jan Kowalski - płacąc na stacji benzynowej za paliwo - podaje numer 1, a Antoni Nowak - numer 2. Powstaje jednak pytanie, czy w KSeF, skoro umieszczanie tych numerów na fakturze nie będzie obowiązkowe, pracownik stacji benzynowej umieści je na fakturze ustrukturyzowanej. Jeśli nie, to pracodawca będzie miał problem z powiązaniem faktury z zakupem.
Problem dotyczy nie tylko firm, ale też jednostek samorządu terytorialnego, w których podatnik jest jeden (gmina), ale ma wiele jednostek zależnych (np. dom kultury, szkoła, żłobek). Zwyczajowo na fakturze podaje się dane gminy i dane konkretnej jednostki. Ministerstwo Finansów, mimo iż trudno zrozumieć powód takiej decyzji, nie zgodziło się na postulowane przez samorządy obowiązkowe podawanie na fakturze numerów identyfikacyjnych jednostek zależnych (pole podmiot 3). A to doprowadzi do szeregu problemów, np. jak identyfikować faktury zakupowe wystawione na gminę, ale np. dla domu kultury czy szkoły.
Czytaj też w LEX: Przyszłość paragonów stanowiących faktury uproszczone w aspekcie wprowadzenia KSeF >
Odpowiedzią na część problemów miały być przedstawione pod koniec roku projekty rozporządzeń. Czy tak się stało?
We wrześniu MF przedstawiło projekt rozporządzenia, które wyłącza z KSeF m.in. bilety za przejazd autostradą czy bilety samolotowe. Ale powstaje pytanie, co z biletami za parking czy z myjni samoobsługowych, czego ten projekt już nie reguluje.
W innych kwestiach pojawiają się natomiast sprzeczne informacje. Przykładowo ostatnio powstały wątpliwości, czy uprawnienia do KSeF nadane w ramach ZAW-FA (zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień) wygasają automatycznie. Nie powinno tak być, gdyż skutkowałoby to brakiem możliwości korzystania z KSeF. MF na szkoleniach nie przedstawiło jednoznacznego stanowiska w tej sprawie.
Czytaj w LEX: Krajowy System e-Faktur (KSeF) w praktyce – studia przypadku >
Niektóre rozwiązania są nieprzemyślane i dopiero w trakcie ich wdrażania MF przedstawia rozwiązania, np. dotyczące podatników zwolnionych z VAT. Przypomnijmy, że ta grupa będzie musiała wystawiać faktury w KSeF od 2025 r., a od lipca 2024 r. będzie je odbierać w KSeF. Dopiero teraz MF stwierdziło, że podatnicy, którzy nie mają NIP, będą musieli uzyskać NIP najpóźniej od 2025 r. To kolejne przemyślenie po czasie.
W efekcie suma tych problemów sprawia, że coraz więcej podatników pyta, czy termin wdrożenia KSeF nie zostanie przesunięty. W mojej ocenie powinien być przesunięty co najmniej do 1 stycznia 2025 r., aby zrównać termin dla podatników VAT czynnych i zwolnionych i dać więcej czasu na sfinalizowanie najbardziej wątpliwych kwestii.
Kajetan Kubicz, adwokat w zespole KSEF EKSPERT w dziale podatkowym LTCA
Czytaj również: Awaria KSeF: Wysokie kary i ryzyko po stronie podatnika >>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
