Po 1 lutego 2026 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe nie tylko dla przedsiębiorców, ale też między innymi dla jednostek samorządu terytorialnego. Mimo iż pozostał jeszcze rok, to samorządowcy już teraz apelują o zmiany. Wskazują, że projekt wprowadzający obowiązkowy KSeF nie do końca uwzględnia specyfikę rozliczeń samorządów. W KSeF wszystkie faktury trafią do jednego zbioru. Dlatego gminy od początku chcą obowiązku podawania na fakturach numerów identyfikacji podatkowej (NIP) jednostek podległych, poprzez wypełnienie pola Podmiot 3, by faktury mogły trafić do właściwej jednostki.
Zmiany w schemie, ale nie w ustawie o VAT
Ministerstwo Finansów zapowiedziało rozwiązanie problemu w uzasadnieniu do projektu nowelizacji ustawy o VAT z 5 listopada 2024 r. (UD 158). Zgodnie z uzasadnieniem wprowadzony zostanie wymóg podania na fakturze NIP jednostki podległej JST – w tym celu zostanie zaproponowania zmiana schemy e-faktury poprzez wprowadzenie obowiązku wypełniania elementu Podmiot3.
W odpowiedzi na pytanie Prawo.pl Ministerstwo Finansów wyjaśnia jednak, że aby zrealizować postulat samorządów, w KSeF będzie zmieniona schema e-faktury, czyli struktura techniczna, ale nie będzie zmian w ustawie o VAT.
- W schemie zostanie wprowadzona konstrukcja sprzyjająca wypełnianiu elementu Podmiot3. Podatnik, który będzie wypełniał obowiązkowy węzeł Podmiot2 (który dotyczy danych nabywcy towaru lub usługi) wypełni obowiązkowy element JST właściwą wartością: 1 lub 2. W przypadku wybrania wartości „1” wystawca faktury wskazuje, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST. Zgodnie z informacją zawartą w dalszym opisie pola, aby udostępnić fakturę jednostce podrzędnej JST, należy we właściwy sposób wypełnić sekcję Podmiot3 (w szczególności podać NIP lub ID-WEW). To rozwiązanie nie wymaga zmian w przepisach prawa. Ministerstwo Finansów nie przewiduje sankcji za brak wypełnienia pola Podmiot3 – wyjaśnia resort.
Brak oznaczeń może mieć poważne konsekwencje
Jednak według ekspertów to nie wystarczy.
Jak wskazuje Joanna Rudzka, doradca podatkowy, mimo zapewnień Ministerstwa Finansów samorządy będą miały duży problem z rozliczeniem faktur wystawionych ogólnie na gminę, bez dodatkowych oznaczeń.
- Nowe przepisy nie wprowadzą wymogu wypełnienia pola Podmiot3, a e-faktura bez wypełnienia danych jednostki zostanie przyjęta przez system. Kontrahenci mogą więc pominąć to pole, chyba że zostaną zobowiązani w umowie do jego wypełnienia. Może to mieć daleko idące konsekwencje, zwłaszcza w przypadku dużych miast, mających dziesiątki jednostek podległych. Po pierwsze, administracja gminy może nie mieć informacji, że np. szkoła dokonała określonych zamówień. Jeśli sprzedawca wystawi fakturę za te zamówienia na rzecz gminy, bez danych szkoły, gmina może to uznać za pomyłkę lub próbę wyłudzenia i faktura trafi do kosza. Po drugie, nie wiadomo, jak ma postąpić kierownik jednostki, do której trafi faktura wystawiona na gminę, ale bez danych tej jednostki. Powstaje pytanie, czy nie dojdzie do naruszenia dyscypliny finansów publicznych, jeśli kierownik opłaci należność wynikającą faktury bez danych jednostki - mówi Joanna Rudzka.
Przypomina, że w wyniku centralizacji gmina oraz jej zakłady i jednostki budżetowe są jednym podatnikiem VAT. Obecnie zakłady i jednostki budżetowe wystawiają i otrzymują od kontrahentów faktury z dodatkowymi danymi. Przykładowo na fakturze wystawionej przez jednostkę budżetową (np. osir czy mops) gmina jest oznaczona jako sprzedawca, a jednostka jako wystawca faktury. I odwrotnie – na fakturze wystawionej przed kontrahenta gmina oznaczona jest jako nabywca, a jednostka jako podmiot otrzymujący fakturę. Takie oznaczenia, które porządkują obieg faktur, nie wynikają jednak z przepisów, ale z dobrej woli wystawcy faktury, niekiedy z postanowień umownych.
- Jeśli chcemy uniknąć chaosu, obowiązek wypełnienia pola Podmiot 3 powinien wynikać bezpośrednio z przepisów ustawy o VAT. Nie wystarczy wspomniana przez MF „konstrukcja sprzyjająca wypełnianiu elementu Podmiot3”. Konieczne są rozwiązania prawne – mówi Joanna Rudzka.
Zobacz w LEX: Podatki i finanse w kancelarii adwokackiej: praktyczne wskazówki > >
![Prawo finansów publicznych i prawo podatkowe [PRZEDSPRZEDAŻ]](/gfx/prawopl/_thumbs/produkty_foto/82384/978-83-8358-957-2_,mXqL62OeqFTLkrXdmIyYmw.jpg)
Elżbieta Chojna-Duch, Hanna Elżbieta Litwińczuk, Elżbieta Kornberger-Sokołowska
SprawdźCena promocyjna: 84.16 zł
|Cena regularna: 99 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 74.26 zł
Samorządowcy apelują o zmiany
Samorządowcy apelują o zmiany w przepisach.
- Od wielu miesięcy apelujemy do Ministerstwa Finansów o wprowadzenie przejrzystych i jednoznacznych rozwiązań, które są kluczowe dla szczelności systemu podatkowego. Niestety, obecny kształt projektu nie spełnia tych kryteriów. Kwestia wypełniania pola Podmiot 3 to tylko z pozoru drobna rzecz. W praktyce będzie to miało istotne znaczenie dla prawidłowości rozliczeń VAT nie tylko przez samorządy, ale i w sektorze przedsiębiorstw, a ostatecznie dla dochodów budżetowych. Jesteśmy w każdej chwili gotowi do rozmów z przedstawicielami Ministerstwa Finansów. Jeszcze nie jest za późno, by znaleźć rozwiązanie – mówi Marek Wójcik, ekspert ds. legislacyjnych w Związku Miast Polskich.
Również Małgorzata Kern, skarbnik miast Gliwice, uważa, że proponowane obecnie rozwiązanie jest niewystarczające. - Apelujemy do Ministerstwa Finansów o wprowadzenie obowiązku podawania na fakturach NIP jednostek podległych JST, np. szkół czy ośrodków pomocy społecznej. W przeciwnym razie trudno będzie jednoznacznie przyporządkować daną fakturę do jednostki dokonującej zakupu. Będzie to miało również wpływ na prawidłowość rozliczeń oraz prowadzonej ewidencji – mówi Małgorzata Kern.
Według Sylwestra Szczepaniaka, koordynatora ds. społeczeństwa informacyjnego i smart city Biura Unii Metropolii Polskich, wdrożenie KSeF jest dużym wyzwaniem. Samorządy chcą wprowadzać rozwiązania informatyczne i aneksy do umów.
- Rozwiązanie zaproponowane przez Ministerstwo Finansów należy uznać za kompromis. Akceptujemy to rozwiązanie z zastrzeżeniem, że jego efekty będzie można ocenić dopiero w praktyce, po wdrożeniu obowiązkowego KSeF. Samorządy chcą jak najlepiej się do tego przygotować. Pracujemy nad rozwiązaniami informatycznymi, które pomogą w rozdzielaniu faktur pomiędzy różne jednostki w ramach miast, aby system działał najbardziej jak to możliwe w sposób automatyczny oraz był odporny na błędy np. podwójne przekierowania faktur, zagubienie faktur itp. Rozważamy też wprowadzenie aneksów do umów ze stałymi kontrahentami, by zobowiązać ich do podawania dodatkowych danych w KSeF – mówi Sylwester Szczepaniak.
Czytaj również: KSeF w samorządach – problemy
Sprawdź w LEX: Bez siedziby nie ma obowiązkowego KSeF > >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
