KSeF: Jak wygląda stan przygotowań

Na dwa miesiące przed wprowadzeniem obligatoryjnego KSeF nie ma rozporządzeń wykonawczych. Firmy dostarczające przedsiębiorcom oprogramowanie nie nadążają ze zmianami w programach finansowo-księgowych, a małe firmy wciąż nie przetestowały KSeF i nie dociera do nich, że to ich obowiązek, a nie księgowych. Wielu klientów wystawia faktury, korzystając z exela lub worda. Dla nich to będzie rewolucja. Są też wątpliwości co do możliwości odliczenia VAT z faktur wystawionych poza KSeF, mimo, że skarbówka wydała interpretacje indywidualne w tym zakresie.

Takie wnioski płyną z dyskusji podczas X Forum Finanse i Podatki dla Przedsiębiorców, które odbyło się 4 grudnia w Centrum Kongresowym Targi Kielce.

W ślad za doniesieniami medialnymi, podczas Form rozgorzała m.in. burzliwa dyskusja o wątpliwościach związanych z prawem do odliczenia VAT wystawionych poza KSeF. Mówił o nich m.in. Leszek Lewandowicz, doradca podatkowy, sekretarz Zarządu Głównego SKwP. Jego zdaniem, prawo to nie jest oczywiste. Wszystko zależy od podejścia organów skarbowych. Na ważną interpretację dotyczącą tego problemu wskazał Dariusz M. Malinowski, doradca podatkowy.  W interpretacji z 17 października br. dyrektor KIS wskazał, że wystawienie faktur zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88nustawy o VAT. „Należy stwierdzić, że w analizowanej sprawie spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na jej rzecz przez dostawców wbrew obowiązkowi, bez użycia KSeF, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego” – napisał dyrektor KIS we wskazanej interpretacji.

Interpretacje, jak wiemy, mogą różnie rozstrzygać te same kwestie – obawiają się przedsiębiorcy. Nie wiadomo czy podejście skarbówki pójdzie w tym właśnie korzystnym kierunku zaprezentowanym we wspomnianej interpretacji.

- Na początku będzie dużo pracy, ale z pewnością to narzędzie spotka się z akceptacją i będą wszyscy z niego zadowoleni, ocenią je jako narzędzie dobre – podkreślała Ewa Małkowska, naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Kielcach.

Wskazywała na fakt, że administracja skarbowa pomaga we wdrożeniu tego obowiązku. Przeprowadzono wiele szkoleń i nadal jest możliwość zapisania się do urzędu skarbowego, na e-wizytę. Można zadać pytania i uzyskać na nie odpowiedzi. Podkreśliła, że na stronie Ministerstwa Finansów zamieszczane są pytania z odpowiedziami. Są to pytania uzyskiwane od przedsiębiorców.

- Korzyści z KSeF to skrócony termin zwrotu VAT z 60 na 40 dni, to realna korzyść finansowa, poprawiająca zarządzanie kapitałem i każdy przedsiębiorca będzie się z tego cieszył – podkreśliła Ewa Małkowska.

Praktyczne i prawne aspekty związane z KSeF przedstawiła Sylwia Wiśniewska – kierownik Trzeciego Działu Czynności Analitycznych i Sprawdzających w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Kielcach. Wskazała na fakt, że od 1 lutego będzie można dołączać załączniki do faktur w KSeF.

Zbyt daleko posunięta rewolucja informatyczna

Optymizmu administracji skarbowej nie podzielają niektórzy podatnicy i księgowi. Wskazują na szereg trudności we wdrożeniu KSeF w ich firmach.

- Nie podzielam optymizmu strony skarbowej. Dobrym pomysłem jest informatyzacja i automatyzacja procesów księgowych, jednak to co widzę w KSeF to zbyt daleko posunięta rewolucja informatyczna, a przez to zbytnia ingerencja w działalność gospodarczą przedsiębiorców. Sama czytając o KSeF dziwiłam się jakie to jest skomplikowane, tyle trybów offline na wystawianie faktur, kody QR, wyjątki na kogo nie wystawiać faktur w KSeF. Dużo wiedzy trzeba posiąść, wysokie koszty wdrożenia KSeF ponieść, zintegrować z systemami księgowymi, zmienić obieg dokumentów, czyli poświęcić wiele czasu na organizację pracy, a zatem kiedy tu pracować, kiedy wypracowywać kapitał? Przedsiębiorca teraz zajęty będzie bardziej fakturowaniem swojej pracy aniżeli swoją pracą. Wielu przecież jest w terenie, np. budowlańcy, weterynarze, transportowcy, a nie mają pracowników biurowych – komentuje Emilia Majewska, właścicielka Biura Rachunkowego NovEmi w Skierniewicach, uczestniczka Forum.

Ekspertka podkreśla, że ma styczność z mikroprzedsiębiorcami, zdarza się często, że są to emeryci prowadzący działalność gospodarczą, którzy przyzwyczajeni są do przelewów papierowych, wystawiania ręcznie faktur.

-  Dla nich to bezwzględnie wielka rewolucja. Niektórzy nie mają komputerów, laptopów, przy pracy fizycznej nie jest to niekiedy tak niezbędne. Ale fakturują swoje usługi na kwoty wyższe niż 10 tys. miesięcznie. Obawiam się jako księgowa, że część obowiązków związanych z KSeF spadnie na mnie, a KSeF nie jest rewolucją w księgowaniu, tylko fakturowaniu. Nie chcę stracić klientów, nie chcę też, aby oni przez prawo polskie zamykali swoje działalności. Posiadane przeze mnie programy księgowe nie są jeszcze przystosowane do KSeF, więcej informacji otrzymam od dostawców w styczniu 2026 – podkreśla Emilia Majewska.

Księgowi i przedsiębiorcy wskazują, że znowu dzieje się to na ostatnią chwilę. Zbyt mało czasu na przygotowanie. Administracja skarbowa uważa, że było go bardzo dużo.

Podkreślano, że dobrym pomysłem jest to, że nie będzie kar za niesprostanie wymogom KSeF, wszyscy potrzebują czasu, aby się tego nauczyć.

- Na chwilę obecną informuję wszystkich klientów, aby mieli aktualny profil zaufany by móc zalogować się do systemu, a potem nadać uprawnienia i pobrać certyfikaty. Wielu klientów nawet jeśli wystawia faktury (jedną lub kilka miesięcznie) przy pomocy komputera, to stosuje do tego narzędzia takie jak exel lub word. Dla nich to będzie rewolucja – komentuje Emilia Majewska.

Różne formy faktur

Podczas Forum odbył się panel dyskusyjny, w którym udział wzięli: Paweł Cymbalak – dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Kielcach, Agnieszka Pasek- Wujek – sekretarz Krajowej Rady Biegłych Rewidentów, Leszek Lewandowicz - sekretarz Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce oraz Czesław Kaczyński, przewodniczący Świętokrzyskiego Oddziału Krajowej Izby Doradców Podatkowych.

Wskazano na wiele istotnych kwestii, min. na fakt, że będziemy mieli na rynku kilka form faktur – papierowe, elektroniczne, w KSeF. Ci którzy nie przekroczyli limitu 200 milionów zł będą mogli rozpocząć fakturowanie od 1 kwietnia. Jest to kwota łącznie z podatkiem.  Może się jednak okazać, że przychód brutto przekroczy 200 milionów, jednak nie będzie obowiązku fakturowania w KSEF od 1 lutego, bo wartość sprzedaży będzie jednak mniejsza z powodu wyłączeń takich jak: odsetki, kary mowne, odszkodowania, przychody z tytułu czynności niepodlegających opodatkowaniu w Polsce.

Paweł Cymbalak, dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Kielcach podkreślał, że wbrew obawom fakt, iż faktury w KSeF będą przechowywane przez 10 lat, nie zmienia nic w kwestii terminu odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe. Pozostanie on bez zmian. Podkreślał, że dla administracji skarbowej KSeF też jest dużym wyzwaniem.

W Forum wzięło udział wielu uczestników z całego kraju. Podkreślali oni, że ważne były opinie wyrażane na temat KSeF ze strony administracji skarbowej jak i doradców podatkowych. Podkreślano, że ważna jest współpraca i zrozumienie. Forum połączyło przedsiębiorców, doradców podatkowych, księgowych, biegłych rewidentów i administrację skarbową.

Musimy też zdawać sobie sprawę z tego, że to nie koniec zmian. Co jeszcze czeka nas w związku z KSeF w kolejnych latach, a o czym już wiemy? Numer KSeF od 2027 r. trzeba będzie podawać w przelewach. Od lica 2030 r. faktury będą wystawiane w ujednoliconym formacie unijnym w transakcjach wewnątrzwspólnotowych.