Zawieszenie działalności gospodarczej nie obroni przed KSeF
Zawiesiłem od 1 stycznia 2026 r. prowadzenie działalności gospodarczej, obecnie jestem zatrudniony na umowę o pracę. Czy jeśli w lutym lub marcu br. sprzedam samochód (środek trwały w działalności gospodarczej), muszę wystawić fakturę przy użyciu KSeF? Czy faktury za telefon zarejestrowany "na firmę" muszę odbierać w KSeF? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
W opisanej sytuacji sprzedaż samochodu stanowiącego środek trwały w działalności gospodarczej, dokonana przez przedsiębiorcę w okresie zawieszenia działalności, podlega zasadom właściwym dla sprzedaży firmowej. Jeżeli transakcja ta podlega opodatkowaniu VAT albo nabywcą jest inny podatnik VAT lub osoba prawna, sprzedaż powinna zostać udokumentowana fakturą VAT. W przypadku gdy w dacie sprzedaży na sprzedającym ciąży już obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur, faktura ta powinna zostać wystawiona i przesłana przy użyciu KSeF.
Analogicznie, faktury za telefon zarejestrowany „na firmę”, zawierające NIP przedsiębiorcy jako nabywcy, po wejściu w życie obowiązkowego stosowania KSeF powinny być odbierane za pośrednictwem tego systemu, niezależnie od faktu zawieszenia działalności gospodarczej.
Czy w okresie zawieszenia wystawia się faktury
Instytucja zawieszenia działalności gospodarczej została uregulowana w art. 22 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców i dotyczy przedsiębiorcy, który nie zatrudnia pracowników. Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej oraz jej wznowienie następuje na wniosek przedsiębiorcy złożony za pośrednictwem CEIDG. Okres zawieszenia nie może być krótszy niż 30 dni, przy czym przedsiębiorca może wskazać konkretną datę wznowienia działalności albo zawiesić ją bezterminowo.
W okresie zawieszenia przedsiębiorca nie może wykonywać bieżącej działalności gospodarczej ani osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, jednak ustawodawca dopuścił szereg czynności, które mogą być podejmowane w tym czasie. Zgodnie z art. 25 ust. 2 Prawa przedsiębiorców, przedsiębiorca w okresie zawieszenia może m.in. wykonywać czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, regulować zobowiązania powstałe przed zawieszeniem działalności, a także zbywać własne środki trwałe i wyposażenie. Sprzedaż samochodu będącego środkiem trwałym mieści się wprost w katalogu czynności dozwolonych w okresie zawieszenia działalności.
Na gruncie ustawy o VAT sprzedaż środka trwałego wykorzystywanego w działalności gospodarczej stanowi czynność podlegającą opodatkowaniu VAT i jest traktowana jako sprzedaż dokonywana w ramach działalności gospodarczej, niezależnie od jej formalnego zawieszenia. W konsekwencji, jeżeli sprzedaż ta podlega opodatkowaniu VAT lub nabywcą jest inny podatnik VAT bądź osoba prawna, powstaje obowiązek wystawienia faktury, zgodnie z art. 106b ustawy o VAT.
Obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur został wprowadzony przepisami ustawy o VAT, a jego termin zależy od kategorii podatnika. Dla części podatników obowiązek ten będzie obowiązywał od 1 lutego albo od 1 kwietnia 2026 r., natomiast dla mikroprzedsiębiorców od 1 stycznia 2027 r. Po dacie objęcia podatnika obowiązkiem KSeF, faktury dokumentujące sprzedaż na rzecz innych podatników VAT powinny być wystawiane wyłącznie jako faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF, zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT. Fakt zawieszenia działalności gospodarczej nie zwalnia podatnika z tego obowiązku w odniesieniu do czynności, które w tym okresie są prawnie dopuszczalne i wywołują skutki podatkowe.
Co niezwykle istotne, faktury B2C, czyli wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i nieposiadających numeru NIP, mogą być wystawiane poza KSeF. Oznacza to, że konsumenci mogą otrzymywać faktury – na przykład za sprzedaż samochodu, jak w omawianym przypadku – w formie elektronicznej (np. jako plik PDF przesłany e-mailem) lub w formie papierowej.
Do sprzedawcy, należy decyzja, czy faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (tzw. faktury konsumenckie) będą wystawiane w KSeF. Jeżeli zdecyduje się na wystawianie takich faktur w KSeF, konieczne jest wcześniejsze uzgodnienie z konsumentem formy ich przekazania – np. w postaci pliku PDF przesłanego e-mailem lub w formie papierowej. W takim przypadku faktura powinna być opatrzona kodem QR, który umożliwi nabywcy weryfikację, że dokument faktycznie został wystawiony w KSeF.
Przedsiębiorca otrzyma fakturę w KSeF
W odniesieniu do faktur kosztowych za telefon zarejestrowany „na firmę” należy wskazać, że są to faktury wystawiane na podatnika zidentyfikowanego numerem NIP. Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, faktury ustrukturyzowane uznaje się za otrzymane z chwilą nadania im numeru identyfikacyjnego w systemie KSeF. Operatorzy telekomunikacyjni, jako czynni podatnicy VAT, po wejściu w życie obowiązkowego KSeF będą wystawiać faktury w tym systemie, a faktury te będą udostępniane nabywcy wyłącznie za pośrednictwem KSeF.
Zawieszenie działalności gospodarczej nie powoduje wyłączenia przedsiębiorcy z systemu KSeF jako odbiorcy faktur. Przedsiębiorca w okresie zawieszenia może ponosić koszty niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, do których zalicza się m.in. abonament telefoniczny. W konsekwencji faktury te będą trafiać do KSeF i powinny być przez podatnika monitorowane oraz pobierane z systemu dla celów ewidencyjnych i rozliczeniowych.
Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w zasadach funkcjonowania KSeF, które nie przewidują wyłączenia podmiotowego dla podatników znajdujących się w okresie zawieszenia działalności gospodarczej, o ile podejmują oni czynności skutkujące obowiązkiem wystawienia lub otrzymania faktury.
