KSeF już za trzy dni, ale firmy nadal będą otrzymywać faktury w różnych formach
Od 1 lutego wszyscy przedsiębiorcy muszą być gotowi na odbieranie faktur w KSeF, nawet gdy sami nie mają jeszcze obowiązku wystawiać ich w systemie. W praktyce oznacza to, że nadal będą dostawać faktury w trzech formach: w KSeF w formacie XML, mailem z załącznikiem PDF oraz papierowe. Eksperci zwracają uwagę, że trzeba będzie utrzymywać różne systemy odbioru dokumentów, by wprowadzić je do jednej księgi. Chociaż KSeF miał zautomatyzować procesy, to część firm, w obawie przed chaosem, chce wysyłać kontrahentom mailem wizualizacje faktur KSeF-owych oraz niemieszczące się w KSeF załączniki.
Do uruchomienia obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur zostało zaledwie kilka dni. Ministerstwo Finansów poinformowało, że system jest już gotowy i ruszy zgodnie z planem 1 lutego o godzinie zero. Czy tak samo gotowi są przedsiębiorcy?
Przypomnijmy, że faktury w KSeF muszą wystawiać:
- od 1 lutego 2026 r. – największe firmy, których wartość sprzedaży za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł wraz z podatkiem,
- od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali podatnicy VAT, w tym małe i średnie przedsiębiorstwa oraz jednoosobowe działalności gospodarcze,
- od 1 stycznia 2027 r. – najmniejsze firmy, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie (do limitu 10 tys. zł nie wlicza się sprzedaży na rzecz konsumentów udokumentowanej paragonami przy użyciu kasy rejestrującej, wartości faktur wystawionych przy użyciu kas rejestrujących, ani wartość paragonów fiskalnych do 450 zł uznanych za faktury uproszczone).
Ale uwaga, wszyscy przedsiębiorcy, nawet najmniejsi, muszą od 1 lutego móc odbierać faktury zakupowe w KSeF. W przypadku odbioru faktur obowiązuje jedna data.
Czytaj też w LEX: Tryby wystawiania faktur po wejściu w życie KSeF >
Różne faktury w różnych terminach
Część przedsiębiorców już obecnie deklaruje, że nie zdąży z wdrożeniem w obowiązującym ich terminie - do 1 lutego, ale także przed 1 kwietnia 2026 r. W praktyce może to wywołać duże zamieszanie. Odbiorcy faktur nie będą wiedzieli, dlaczego otrzymali fakturę poza KSeF – czy ich kontrahent nie ma obowiązku korzystania z systemu, czy nie zdążył z wdrożeniem - mówi Natalia Pielka, doradca podatkowy, menedżer ds. VAT w Kancelarii Chojnacka& Łagowski Doradcy Podatkowi.
Czytaj też w LEX: Odliczenie VAT z faktur wystawionych poza KSeF >
Według Krzysztofa Jarosa, radcy prawnego, menedżera w MDDP, lepszym rozwiązaniem byłoby wprowadzenie jednej daty dla wszystkich, ponieważ fazowanie, połączone z odroczeniem kar do końca 2026 r., może wywołać pewien chaos. W praktyce cały 2026 rok można potraktować jako okres przejściowy, w którym poszczególne podmioty wchodzą do KSeF w różnych przewidzianych w ustawie terminach.
Przypomnijmy, że Ministerstwo Finansów deklaruje, że w 2026 roku podatnicy przedsiębiorcy nie będą karani za nieprzystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur ani za błędy, które są związane z KSeF-em.
Natalia Pielka zauważa, że dobra wiadomość jest taka, że administracja skarbowa potwierdza w wydawanych interpretacjach, że przedsiębiorcy mogą odliczyć VAT i koszty uzyskania przychodu z faktur wystawionych poza KSeF (mimo obowiązku wystawienia w systemie). Jednak z drugiej strony Ministerstwo Finansów informuje, że przedsiębiorcy dokonujący odliczenia z takich faktur powinien w ramach dochowania należytej staranności zapytać kontrahenta o przyczyny.
Zobacz szkolenie online w LEX: Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym i w firmie (procedury i automatyzacja procesów) >
Odbiór faktur na różne sposoby
W praktyce po 1 lutego w obrocie pojawią się faktury wystawiane w różnych formach: faktury ustrukturyzowane w KSeF w formacie XML, faktury przesyłane drogą elektroniczną np. w formacie PDF oraz tradycyjne faktury papierowe. Przykładowo przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą otrzyma w lutym w KSeF fakturę za telefon, a od drobnych kontrahentów - mailem w formacie PDF i fakturę papierową pocztą.
Taki stan będzie obowiązywał co do zasady do końca 2026 r. Bezterminowo poza KSeF pozostaną faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne nieposiadające w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
- Dla podatników oznacza to konieczność utrzymywania różnych kanałów otrzymywania faktur, by odbierać część faktur w KSeF, a część nadal poza systemem. Wszystkie te dokumenty trzeba będzie później przenieść do jednego systemu księgowego - mówi Natalia Pielka. Przedsiębiorcy mają też niekiedy wątpliwości, czy muszą drukować faktury z KSeF. - Nie, nie trzeba nic drukować, ponieważ faktury będą przez 10 lat przechowywane w systemie. Warto jednak przenieść je na własne nośniki elektroniczne, choćby na wypadek awarii KSeF – dodaje Natalia Pielka.
- Mimo iż KSeF wprowadza standaryzację faktur, to w umowach między przedsiębiorcami pojawia się mnogość rozwiązań dotyczących zawartych w nich danych, w zależności od m.in. branży czy rozmiaru prowadzonej działalności. Musi dopiero powstać handlowy standard prezentacji tych danych, który ujednolici praktykę. Firmy wprowadzają przykładowo różne metody oznaczania faktur pracowniczych. Niektórzy chcą, by sprzedawca umieścił nazwisko pracownika w polu Podmiot3. Z kolei w branżach, w których stosuje się załączniki do faktur np. w formie protokołów odbioru, wprowadzane są regulacje o wysyłaniu dodatkowych informacji na adres e-mail - mówi Krzysztof Jaros.
Czytaj też w LEX: Wpływ KSeF na wewnętrzne procesy w biurze rachunkowym i w przedsiębiorstwie >
Z kolei Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos, zwraca uwagę, że terminowe wdrożenie KSeF będzie miało też duży wpływ na relacje biznesowe i utrzymanie łańcuchów dostaw.. - Nasi klienci słusznie obawiają się, że nieprzygotowanie części kontrahentów stanie się realnym ryzykiem na starcie KSeF. Duże przedsiębiorstwa, zobowiązane do wdrożenia od zaraz, kontrastują z mniejszymi firmami, które wciąż zakładają, że mają na to mnóstwo czasu, co grozi zakłóceniami w łańcuchach dostaw. Od początku sygnalizowaliśmy potrzebę wczesnego przygotowania, niezależnie od kolejności obowiązków, by uniknąć utraty kluczowych partnerstw biznesowych – mówi Michał Sosonowski.
Jak zweryfikować faktury zakupowe
Przedsiębiorcy mogą mieć też problem z weryfikacją faktur zakupowych, zwłaszcza gdy otrzymują ich setki czy tysiące miesięcznie. Dotychczas nabywca otrzymywał fakturę np. mailem, z dodatkowymi załącznikami, jak np. protokół zaawansowania prac. Po wdrożeniu KSeF trudno będzie powiązać fakturę zakupową z konkretną umową, a także zweryfikować, czy kwota podana na fakturze odpowiada cenie ustalonej w umowie. Problem wynika z faktu, że w KSeF wszystkie faktury trafiają do jednego zbioru. W KSeF będzie co prawda możliwość wystawiania faktur z załącznikiem, ale w ograniczonym zakresie. Nie będzie można dodać takich załączników, jak np. harmonogram prac, kosztorys czy protokół odbioru w formacie PDF czy JPG.
- Wielu przedsiębiorców zapowiada, że będą utrzymywać podwójny obieg faktur. Sprzedawcy będą więc wysyłać faktury do KSeF i np. dodatkowo mailem będą wysyłać kontrahentom wizualizację tych faktur wraz z załącznikiem PDF. Inne rozwiązanie polega na podaniu na fakturze linku do załącznika. Ułatwi to ustalenie, czego dotyczy płatność na fakturze, a także pomoże zweryfikować, czy kwota podana na fakturze odpowiada cenie ustalonej w umowie - mówi Natalia Pielka.
Czytaj więcej w LEX: Załącznik w KSeF >
Pytanie o kwestie techniczne i bezpieczeństwa
Pojawia się też wiele problemów technicznych. Do KSeF nie można przesłać faktury przekraczającej limit 1 megabajta. Taki problem powstaje np. przy zbiorczych fakturach korygujących. Przedsiębiorcy wnioskują w takich sytuacjach o zwiększenie limitów, ale te wnioski są odrzucane.
