Korzystanie z obligatoryjnego KSeF stanie się po 1 lutego obowiązkowe nie tylko dla przedsiębiorców, ale również dla jednostek samorządu terytorialnego. Jednak w przypadku JST korzystanie z KSeF będzie bardziej skomplikowane ze względu na centralizację. Przypomnijmy, że gmina oraz jej zakłady i jednostki budżetowe są jednym podatnikiem VAT. Problemem może być więc odpowiednie przyporządkowanie faktury wystawionej na gminę, ale dotyczącej np. szkoły i ośrodka pomocy społecznej.
Dotychczas zakłady i jednostki budżetowe wystawiały i otrzymywały od kontrahentów faktury z dodatkowymi danymi. Przykładowo na fakturze wystawionej przez jednostkę budżetową (np. osir czy mops) gmina jest oznaczona jako sprzedawca, a jednostka jako wystawca faktury. I odwrotnie – na fakturze wystawionej przed kontrahenta gmina oznaczona jest jako nabywca, a jednostka - jako podmiot otrzymujący fakturę. Takie oznaczenia, które porządkują obieg faktur, nie wynikają jednak z przepisów, ale z dobrej woli wystawcy faktury, niekiedy z postanowień umownych.
Ministerstwo Finansów wyjaśnia kwestię danych na fakturze
By ułatwić obieg faktur w KSeF, samorządy postulowały wprowadzenie obowiązku wypełniania na fakturze pola Podmiot3, odnoszącego się do danych zakładów i jednostek budżetowych. Takiego obowiązku nie będzie, ale Ministerstwo Finansów rekomenduje wypełniania tego pola.
Według posła Janusza Kowalskiego, który wystąpił z interpelacją w sprawie rozliczeń JST, "taki stan rzeczy powoduje przeniesienie ciężaru prawidłowego modelowania fakturowania na relacje umowne pomiędzy JST a dostawcami, wymuszając indywidualne uzgodnienia dotyczące sposobu wypełniania sekcji Podmiot3, w tym wyboru modelu opartego na identyfikatorach NIP jednostek podległych lub identyfikatorach wewnętrznych (ID WEW). W praktyce prowadzi to do braku jednolitości, zwiększenia ryzyk błędów oraz powstania sporów interpretacyjnych na styku systemów finansowo-księgowych JST, dostawców oraz KSeF".
Ministerstwo Finansów odpowiada, że wprowadzenie prawnego obowiązku wypełnienia sekcji Podmiot3 jest niemożliwe z uwagi na ograniczenia co do zakresu wymaganych danych na fakturze (art. 226 dyrektywy 2006/112/WE). Jednak nie jest to również konieczne dla osiągnięcia założonego celu wymuszenia podania NIP jednostki wewnętrznej JST lub IDWew jednostki podrzędnej.
- Wprowadzone w strukturze logicznej FA(3) rozwiązanie polega na konieczności wypełnienia w elemencie Podmiot2 (tj. w danych nabywcy) znacznika JST. Każdy podatnik, który będzie wystawiał fakturę, będzie zobligowany do wskazania w niej, czy dotyczy ona jednostki podrzędnej JST. Odbywać się to będzie poprzez właściwe wypełnienie znacznika jednostki podrzędnej JST – tj. wskazanie „1” lub „2” w polu JST. W sytuacji, gdy wystawca faktury wskaże „1” – oznacza to, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST. W takim przypadku, wystawca faktury powinien wypełnić sekcję Podmiot3, w szczególności podać NIP (lub identyfikator wewnętrzny w przypadku korzystania z modelu uprawnień wykorzystującego IDWew) i określić oznacza, że faktura nie dotyczy jednostki podrzędnej JST – wyjaśnia Zbigniew Stawicki, wiceminister finansów, zastępca szefa Krajowej Administracji Skarbowej w odpowiedzi na interpelację poselską nr 14259.
Jak wyjaśnia MF, w przypadku otrzymywanych przez JST faktur zakupowych w strukturze FA(3) podaje się:
- dane sprzedawcy w elemencie Podmiot1,
- dane nabywcy – JST, w elemencie Podmiot2 (wraz z identyfikatorem podatkowym NIP JST nadanym na cele VAT), w tym wartość „1” w polu znacznikowym JST,
- dodatkowo - dane jednostki podrzędnej JST (np. samorządowej jednostki budżetowej) w elemencie Podmiot3 (wraz z jej identyfikatorem podatkowym NIP oraz wypełnionym polem Rola – „8” – JST odbiorca).
Umożliwia to dostęp do faktury, w której nabywcą jest JST:
- JST oraz osobom fizycznym lub podmiotom uprawnionym do dostępu do faktur w ramach identyfikatora podatkowego NIP JST,
- osobom fizycznym lub podmiotom działającym w ramach danej jednostki podrzędnej JST, której dane (w tym identyfikator podatkowy NIP) wskazano na fakturze w Podmiot3.
Alternatywnie, JST wraz ze swoimi jednostkami podrzędnymi, może korzystać z modelu uprawnień wykorzystującego identyfikator wewnętrzny. Wówczas zamiast identyfikatora podatkowego NIP jednostki podrzędnej na fakturach może być podawany tzw. IDWew jednostki podrzędnej.
- Ministerstwo Finansów ze swojej strony wykonało szereg działań wspierających proces wystawiania faktur na rzecz JST, przy jednoczesnym poszanowaniu obowiązujących norm prawnych (w tym prawa UE). W ocenie resortu wdrożone rozwiązania oraz wydane rekomendacje dla dostawców programów księgowych zabezpieczają interes JST - czytamy w odpowiedzi.
Samorządy mają wiele obaw
Joanna Rudzka, doradca podatkowy, zwraca uwagę, że nie wszystkie firmy dostarczające systemy księgowe (integratorzy) wprowadzili obecnie funkcjonalności w zakresie wypełniania pola Podmiot3 czy IDwew. Kontrahent samorządu, nawet mając jak najlepsze chęci, może nie móc wystawić faktury tak jakby chciał tego samorząd. Mógłby skorzystać z aplikacji podatnika, jednak to wymagałoby z kolei jakieś formy powiązania z jego wewnętrznym systemem księgowym.
- Interpelacja w zasadzie nie wnosi nic nowego do dyskusji toczonych przez samorządy z resortem finansów. Nie oznacza to, że nie niesie ona wiadomości, jak najbardziej niesie – brzmi ona: „poradźcie sobie sami”. Minister Finansów omawia możliwości, jakie daje najnowsza wersja wzoru faktury ustrukturyzowanej (schema), jednak nie odpowiada na pytanie posła – co ma zrobić samorząd, gdy wystawca z tych możliwości nie skorzysta? Resort nie sprecyzował, na czym ma polegać "wymuszenie" podania NIP jednostki wewnętrznej JST lub IDWew jednostki podrzędnej - mówi.
- Samorządy zostają zatem same z wątpliwościami, np. czy jednostki organizacyjne JST np. zakłady budżetowe, będą mogły ująć w sprawozdaniu e-Fakturę bez własnych danych (zawierającą tylko dane JST)? Czy zakład budżetowy będzie mógł rozliczać koszty dla celów CIT, dokumentując je e-Fakturą wystawioną bez swoich danych (tj. z danymi tylko JST)? Kto poniesie odpowiedzialność z tytułu dyscypliny finansów publicznych za brak zapłaty faktury wystawionej bez wypełnionego pola Podmiot3 jeżeli zawierać będzie ona jedynie dane JST bez danych jednostki, a wobec tego nie zostanie zidentyfikowana jako dotycząca danej jednostki organizacyjnej, lecz uznana za fakturę błędną? Czy zakład budżetowy będzie mógł opłacić fakturę, która nie zawiera jego danych? Czy kierownik jednostki organizacyjnej nie poniesie odpowiedzialności za brak opłacenia zobowiązań dokumentowanych e-Fakturami bez danych jednostki organizacyjnej (z samymi danymi JST)? - zastanawia się Joanna Rudzka.
- Samorządy przygotowały się jak najlepiej umiały w zaistniałych okolicznościach, jednak prawda jest taka, iż niestety przygotowują się również na chaos pierwszych dni stosowania KSeF - podsumowuje ekspertka.
