Krzysztof Koślicki: Skąd wziął się pomysł na przygotowanie raportu o Krajowym Systemie e-Faktur? Obowiązek korzystania z nowego systemu pojawi się dopiero za rok.
Sławomir Buszko: Do obligatoryjnego wprowadzenia e-fakturowania pozostało niewiele czasu. Dla wielu przedsiębiorców obligatoryjne fakturowanie w KSeF stanowić będzie spore wyzwanie. Mając na uwadze skalę tego wyzwania, w odpowiedzi na zapotrzebowanie podatników i pytania naszych klientów oraz w celu zwiększenia świadomości tematu wśród podatników, jako ID Advisory zdecydowaliśmy się na przygotowanie zwięzłej publikacji, która podsumowuje tę tematykę.
Jakie najistotniejsze zmiany wprowadzi KSeF?
Wdrożenie KSeF będzie oznaczało zmiany w sposobie wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur. Podatnicy będą zobligowani do elektronicznego wystawiania faktur poprzez systemy księgowe zintegrowane z KSeF lub poprzez stronę internetową ministra finansów. Nie chodzi tutaj jednak o dotychczasowe faktury zeskanowane lub zapisane w formie elektronicznej, ale o faktury w nowym ustandaryzowanym i ściśle określonym formacie XML. Pozwoli to fiskusowi przetwarzać i analizować dane w czasie rzeczywistym.
Zmiana ta wymagać będzie od podatników dostosowania ich systemów finansowo-księgowych do generowania faktur w nowym formacie, ich wysyłki do KSeF, jak również do odbierania faktur wystawionych poprzez KSeF przez ich kontrahentów. Skala wyzwań czekających przed podatnikami jest porównywalna (o ile nie większa) do wdrożenia plików JPK_VAT oraz struktur JPK na żądanie sprzed kilku lat.
Zobacz również: Od lipca łatwiej będzie rozliczyć VAT >>
Czytaj też: E-faktury i Krajowy System e-Faktur - poradnik >>
Czy podatnicy mogą spodziewać się jakichkolwiek korzyści wynikających z wdrożenia KSeF?
Wprowadzenie rozliczeń w ramach KSeF może wpłynąć na zwiększenie bezpieczeństwa rozliczeń w obrocie gospodarczym i usprawnienie procesów księgowych poprzez zapewnienie jednolitego wzorca faktury. Dla części podatników atrakcyjne może okazać się również przechowywanie oraz archiwizowanie faktur w KSeF. Zachęcające może być również skrócenie terminu na zwrot VAT do maksymalnie 40 dni oraz brak obowiązku składania JPK_FA na żądanie organów podatkowych. KSeF to także, oczywiście, szansa dla fiskusa na ukrócenie oszustw podatkowych.
A jakie są główne obawy podatników w związku z KSeF?
KSeF nie jest jeszcze obligatoryjnym rozwiązaniem, ale jego funkcjonowanie zdążyło już wzbudzić wśród podatników obawy. Jedną z nich jest oczywiście prawidłowość funkcjonowania systemu pod kątem technicznym, a w rezultacie możliwość wystawiania i otrzymywania faktur. Pozostałe to prawidłowa integracja z systemami księgowymi czy podatność na awarie (zarówno po stronie podatnika, jak i KSeF), które mogą powodować zakłócenia w funkcjonowaniu firm.
Częstotliwość zmian projektu wdrażającego KSeF z pewnością dodatkowo utrudnia pracę działom IT i księgowości.
Jakie są zagrożenia bezpieczeństwa związane z funkcjonowaniem KSeF?
Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów, wprowadzone zabezpieczenia w KSeF są na najwyższym możliwym poziomie. Zarówno dane, jak i komunikacja są szyfrowane, a proces uwierzytelnienia zakłada używanie dodatkowych mechanizmów bezpieczeństwa. Istnieje jednak zawsze potencjalne ryzyko cyberataku na KSeF, podobnie jak na prywatne systemy informatyczne.
Czytaj też: Faktura uproszczona krok po kroku >>
Jak więc zarządzać bezpieczeństwem danych przy wdrożeniu KSeF?
Rozważenie różnych opcji, takich jak rozwiązania instalowane na własnych serwerach i środowisku, oraz rozwiązania oparte o chmurę, jest zależne od preferencji i potrzeb podatnika. Oba podejścia mają swoje wady i zalety. Wybór między tymi rozwiązaniami zależy od wielu czynników, takich jak poziom poufności danych, budżet, dostępność zasobów IT oraz preferencje indywidualne podatnika. W każdym przypadku, niezależnie od wybranego rozwiązania, należy podjąć odpowiednie środki bezpieczeństwa, takie jak silne hasła, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, regularne aktualizacje oprogramowania, audyty bezpieczeństwa i monitorowanie aktywności systemu, aby chronić dane finansowe. Ważne jest, aby narzędzie do obsługi KSeF zapewniało bezpieczeństwo danych.
Jakie sankcje grożą podatnikom za nieprawidłowości lub niestosowanie KSeF?
Zgodnie z aktualnym projektem ustawy, kara pieniężna może wynieść nawet do 100 proc. wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku przewidziano karę pieniężną wynoszącą do 18,7 proc. wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza KSeF.
Jak podatnicy zapatrują się na KSeF?
Na potrzeby raportu przeprowadziliśmy badanie ankietowe wśród średnich i dużych przedsiębiorców, pytając ich m.in. o świadomość w zakresie funkcjonowania KSeF, wyzwania związane z nowym systemem e-fakturowania oraz koszty, jakie wiążą się z wdrożeniem KSeF. Pełną analizę wyników ankiety przedstawimy w treści raportu.
Czytaj też: Krajowy System e-Faktur i jego wpływ na kontrolę zarządczą w jednostkach samorządu terytorialnego >>
Na jakie pytania odpowiedzieli przedsiębiorcy w ramach ankiety?
Zapytaliśmy podatników m.in. o to, czy są świadomi nadchodzących obowiązków, jakie są ich największe obawy związane z wprowadzeniem obligatoryjnego KSeF oraz jakie widzą potencjalne korzyści w ramach integracji z KSeF. Zbadaliśmy również m.in. czy proces wdrażania KSeF będzie odbywał się na posiadanym już systemie księgowym, czy też będzie wykorzystane narzędzie zewnętrzne.
Czy podatnicy składali już zapytania do dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w sprawie KSeF?
Od 1 stycznia 2022 r. Krajowy System e-Faktur funkcjonuje jako rozwiązanie dobrowolne. Z biegiem czasu zaczęło pojawiać się coraz więcej interpretacji w tym temacie. W związku z tym, iż jest to całkowicie nowy i przełomowy system, który jest wprowadzany na grunt naszej rzeczywistości gospodarczej, podatnicy starają się zabezpieczyć swoje interesy na wypadek ewentualnych kontroli podatkowych. Wydawane interpretacje pozwalają zarówno ekspertom, jak i samym podatnikom poznać perspektywę organów podatkowych, szczególnie w wątpliwych, niejednoznacznych obszarach. W raporcie ID Advisory podsumowaliśmy dotychczasowe odpowiedzi dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej na wątpliwości podatników.
Na podstawie wiedzy ekspertów ID Advisory powstał kompleksowy raport na temat Krajowego Systemu e-Faktur. Od 1 lipca 2024 r. większość polskich podatników VAT rozpocznie obligatoryjne korzystanie z nowego systemu stworzonego przez Ministerstwo Finansów. Rozwiązanie, które wprowadzi wiele nowości w zakresie fakturowania, będzie stanowić duże wyzwanie dla podatników.
Cały raport jest dostępny na stronie: https://idadvisory.pl/ksef-praktyczne-aspekty-wdrozenia-raport/.
Sławomir Buszko, partner w kancelarii prawno-podatkowej ID Advisory, współautor raportu
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
