Po wprowadzeniu zmian podatkowych w 2022 r. firmy z wielu branż, także informatycznej, zaczęły szukać nowych sposobów, by zatrzymać specjalistów. W przypadku osób zatrudnionych na umowy o pracę (a także umowy o dzieło i zlecenie) zaczęły w dużo większym zakresie niż wcześniej stosować 50-proc. koszty uzyskania przychodu, by móc wypłacać pracownikom wyższe wynagrodzenie. Im wyższe koszty, tym niższy pracownik płaci podatek. Ta zmiana przykuła jednak uwagę organów podatkowych.
- W ostatnim czasie zaobserwowaliśmy, że w stosunku do lat ubiegłych, coraz więcej przedsiębiorców otrzymuje pisma dotyczące czynności sprawdzających w zakresie autorskich kosztów uzyskania przychodu - mówi Łukasz Boszko, supervisor w Grant Thornton.
Zobacz zestawienie: Koszty autorskie - kto z nich może skorzystać? >
Co ciekawe, pytania nie dotyczą konkretnego roku, ale tego, kto korzysta z preferencji i na jakich zasadach. Organy podatkowe pytają w pismach zarówno o kwestie ogólne, jak i bardzo specyficzne dla konkretnych firm. Szczególnie interesują się zasadami określania honorarium autorskiego oraz sposobami wyodrębnienia go od innych składników wynagrodzenia.
- Tak duże zainteresowanie fiskusa kosztami autorskimi to stosunkowo nowe zjawisko. Trudno więc na razie określić, jaki będzie efekt czynności prowadzonych przez organy podatkowe - dodaje Łukasz Boszko.
Zobacz procedurę: Przychody z praw autorskich oraz praw pokrewnych, do których można stosować 50% KUP >
Firmy same zauważają błędy
Anna Misiak, doradca podatkowy, partner w MDDP, zaznacza, że 50-proc. koszty uzyskania przychodu to popularne rozwiązanie w branży IT, zwłaszcza po wprowadzeniu Polskiego Ładu. Dzięki ich zastosowaniu pracodawca może zaoferować pracownikom wyższe wynagrodzenie „na rękę”, bez zwiększania kosztów zatrudnienia.
- Teraz okazuje się jednak, że nie wszystkie firmy IT prawidłowo wdrożyły autorskie koszty uzyskania przychodu. Niektóre z nich same to zauważają i chcą naprawić błędy, zanim zostaną dostrzeżone przez organy podatkowe. Wydaje się, że skala nieprawidłowości może być duża, co w przyszłości przełoży się na szereg sporów podatkowych. Może to być jeden z ważniejszych problemów podatkowych w kolejnych miesiącach – mówi Anna Misiak, doradca podatkowy, partner w MDDP.
Zaznacza, że dla zastosowania 50-proc. kosztów kluczowe jest prawidłowe sformułowanie umowy z pracownikiem lub zleceniobiorcą, w szczególności określenie zasad przenoszenia praw do utworu, czyli np. programu komputerowego. Umowa powinna precyzować i uwzględniać niuanse wynikające z prawa autorskiego przy programie komputerowym i stosunku pracy i określać m.in. zasady wtórnego nabycia praw do utworu w tym moment i warunki przeniesienia tych praw na pracodawcę. Istotne jest też określenie zasad kalkulacji honorarium autorskiego za pracę twórczą oraz prowadzenie ewidencji utworów.
- Tymczasem w praktyce spotyka się umowy i przypadki, które nie zawierają wymaganych elementów, mimo iż pracodawca rozlicza 50-proc. koszty. Błędem jest też stosowanie kosztów autorskich do tych elementów wynagrodzenia pracowników IT, które nie wiążą się z pracą twórczą – dodaje Anna Misiak.
Czytaj w LEX: 50% koszty uzyskania przychodów z tytułu praw autorskich >
Za nieprawidłowości grożą kary
- W razie nieprawidłowości konsekwencją może być zakwestionowanie przez organy podatkowe prawa do kosztów autorskich. Oznaczałoby to konieczność dopłaty zaległego podatku wraz z odsetkami za zwłokę. Urząd skarbowy w takiej sytuacji jest również uprawniony do nałożenia dodatkowych kar, jeżeli preferencja była stosowana bez zachowania należytej staranności – ostrzega Łukasz Boszko.
I zaznacza, że dla wszystkich firm stosujących 50-proc. koszty uzyskania przychodu kluczowa jest odpowiednia dokumentacja. Jednym z najważniejszych dokumentów jest sama umowa o pracę, która powinna zawierać wszystkie elementy wymagane ustawą oraz wynikające z interpretacji ogólnej, tj. zapis o przeniesieniu praw własności intelektualnej oraz określenie honorarium. Ze względu na różny sposób określania honorarium, należy zastosować metodę najbardziej odpowiadającą specyfice prowadzonej działalności gospodarczej oraz charakteru pracy pracowników.
Poza samą umową o pracę, kwestie autorskich kosztów uzyskania przychodu może regulować odrębny regulamin, z którego wynikałyby m.in. zasady przekazywania oraz przechowywania wytworzonych przez pracowników utworów. Urząd skarbowy może bowiem wezwać podatnika do przekazania przykładowych utworów, aby udowodnić, że pracownicy faktycznie wykonywali pracę twórczą.
Sprawdź w LEX: Jak prowadzić ewidencję czasu pracy twórczej? >
Rutynowe działanie fiskusa
Adam Allen, doradca podatkowy i wspólnik w kancelarii Thedy&Partners, zwraca uwagę, że czynności sprawdzające to często rutynowe działanie fiskusa.
- Czynności sprawdzające prowadzone są często w przypadkach, gdy organy podatkowe zauważają istotne zmiany w rozliczeniach podatników. Tak może być np. w sytuacji, gdy dana firma, rozliczając pracowników, wykazuje dzięki 50-proc. kosztom niższy podatek niż w poprzednich latach, podczas gdy liczba pracowników nie zmieniła się. Czynności sprawdzające nie muszą jednak przekształcić się w kontrolę, jeśli podatnik przedstawi fiskusowi dokumentację potwierdzającą prawo do preferencji – mówi Adam Allen.
Sprawdź w LEX: Czy należy naliczać koszty autorskie (50%) od wypłacanych zasiłków? >
Potwierdza to Małgorzata Brzoza, rzecznik prasowy Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie.
- Czynności sprawdzające są przeprowadzane po dokonanej analizie i dotyczą wszystkich branż oraz podatków. To najprostszy sposób weryfikacji poprawności rozliczeń podatkowych. Są to działania realizowane w urzędach skarbowych, z jak najmniejszym angażowaniem podatnika. Jeśli występują jakieś błędy, podatnik może złożyć stosowne korekty. Dopiero w razie stwierdzenia nieprawidłowości organy podatkowe podejmują dalsze działania – mówi Małgorzata Brzoza.
Zobacz procedurę: Udział strony w czynnościach sprawdzających >
Adam Allen zastanawia się też jednak nad tym, jaki wpływ na działania organów podatkowych może mieć niedawne orzeczenie NSA z 22 lutego 2023 r. (sygn. II FSK 1890/20). NSA potwierdził w nim, że firma produkująca gry może zastosować 50-proc. koszty do całości wynagrodzenia pracownika zajmującego się wyłącznie pracą twórczą, czyli bez konieczności wyodrębniania elementów wynagrodzenia za pracę twórczą. Chodziło o sytuację, w której honorarium autorskie jest takie samo w każdym miesiącu, bez względu na to, ile i jakie utwory zostały przekazane. Obejmuje także premie i wynagrodzenie za urlop.
- To bardzo korzystne orzeczenie, należy jednak pamiętać, że dotyczy danej spółki i jej konkretnej sytuacji. To, że fiskus przegrał przed NSA w tej sprawie, nie oznacza, że zgodzi się na tak szerokie odliczenia kosztów autorskich. Być może czynności sprawdzające prowadzone przez organy podatkowe mają zapobiegać szerszemu stosowaniu podobnych rozwiązań przez inne firmy - mówi Adam Allen.
Sprawdź w LEX: Jak ustalać koszty autorskie pracownika zajmującego się działalnością badawczo-rozwojową? >
Problemy z niskim ryczałtem
Problemy mają też jednak te firmy z branży informatycznej, które współpracują ze specjalistami IT prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą, na podstawie umów B2B. W takim przypadku firma nie jest płatnikiem, nie może stosować 50-proc. kosztów, a współpracownik sam rozlicza swoje podatki. Do niedawna fiskus zgadzał się w wielu przypadkach na stosowanie stawki 8,5-proc. ryczałtu od usług IT. Teraz jednak interpretacje są inne - dyrektor KIS twierdzi, że właściwa jest stawka 12 proc.
W efekcie informatyk, którego nie chroni interpretacja, może być zmuszony dopłacić podatek. Przypomnijmy, że interpretacja indywidualna chroni podatnika, który ją otrzymał - w zakresie zgodnym ze stanem faktycznym - do czasu, aż zostanie zmieniona z urzędu przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Jeśli szef KAS uzna, że właściwa jest stawka 12 proc., to podatnik, który na podstawie otrzymanej interpretacji płacił 8,5 proc., nie poniesie negatywnych konsekwencji. Nie tylko nie zapłaci karnych sankcji, ale nie musi dopłacać podatku. Jeśli właściwa okaże się stawka 8,5 proc., to podatnik, który zastosował się do interpretacji i płacił 12 proc., będzie mógł skorygować deklarację i wystąpić o zwrot nadpłaconego podatku.
To problem także dla spółek IT, gdyż fiskus, weryfikując rozliczenie przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą, będzie chciał sprawdzić także umowę ze spółką, która zleca mu wykonanie określonych zadań.
Zobacz procedurę: Opodatkowanie umów zlecenia i o dzieło >
Czytaj również: Ryczałt 8,5 proc. jest, ale coraz trudniej z niego skorzystać >>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
