To efekt ustawy z 11 września 2019 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2019, ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz ustawy o Karcie Dużej Rodziny.

- Ustawodawca wprowadził dwie zmiany w dotychczasowym wyglądzie ZFŚS. Jedna z tych zmian sięga nawet jeszcze głębiej wstecz niż data wejścia nowelizacji w życie, bo aż do 1 sierpnia. Na wykonanie drugiej pracodawcy mieli raptem kilka dni czasu, bo ustawa weszła w życie 23 października 2019 r., a termin wykonania nałożonego nią obowiązku przypadł na 31 października 2019 r. – podkreśla Przemysław Hinc, doradca podatkowy ze spółki PJH Doradztwo Gospodarcze.

Czytaj w LEX: Zasady dokonywania i korygowania odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych >

Przypomina, że  pierwsza ze zmian dotyczyła podstawy do obliczenia wysokości odpisów na ZFŚS. W 2019 r. (do 31 lipca br.) była kwota 3.278,14 zł, stanowiąca przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2013 r., ogłoszona przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Nowelizacja przepisów zwiększyła tę kwotę od 1 sierpnia 2019 r. i teraz podstawą naliczania funduszu jest wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2014 r. w wysokości 3.389,90 zł. W tym roku odpis podstawowy na fundusz na jednego pracownika wynosi zatem od 1 stycznia do 31 lipca 2019 r. 1.229,30 zł oraz 1.271,20 zł – od 1 sierpnia do 31 grudnia 2019 r.

Druga ze zmian zobowiązała pracodawcę do przekazania środków na rachunek bankowy Funduszu w terminie do 31 października 2019 r.

Czytaj również: Będzie odmrożenie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - Prezydent podpisał ustawę

- Nie uległy zmianie zasady tworzenia Funduszu i gospodarowania jego środkami. Tak jak i wcześniej środkami Funduszu administruje pracodawca i to on decyduje, na co je wykorzysta – podkreśla Hinc.

Sprawdź w LEX: Jak prawidło rozliczyć ZFŚS w związku ze zmianą zatrudnienia względem wcześniej planowanego? >

 

Liczy się rzeczywiste średnioroczne zatrudnienie

Katarzyna Siemienkiewicz, ekspert ds. prawa pracy Pracodawców RP zaznacza, że Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest tworzony z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Przypomina, że odpis ten powinien być naliczany w oparciu o rzeczywiste średnioroczne zatrudnienie. Ustawa nowelizująca zmieniła kwoty bazowe do wyliczenia wielkości odpisów, a pracodawcy do 31 grudnia br. muszą ustalić liczbę faktycznie zatrudnionych, która obejmuje pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny etat).

 


- Pracodawca nie będzie musiał dokonywać korekty odpisów jeżeli przeciętna liczba zatrudnionych zakładana na początku roku 2019 r. nie uległa zmianie. Natomiast, gdy przeciętne zatrudnienia zmieniło się w stosunku do początkowo zakładanego, pracodawca jest obowiązany do ponownego ustalenia odpisu na ZFŚS – podkreśla Katarzyna Siemienkiewicz. Dlatego, jak tłumaczy, konieczne jest wyliczenie stanu faktycznego zatrudnienia w firmie. Przy czym pracodawca musi uwzględnić podstawę odpisu obowiązującą przez pierwszych siedem miesięcy roku (styczeń-lipiec), tj. 1229,30 zł oraz inną zmienioną podstawę za okres sierpień-grudzień 2019 r., tj. 1271,21 zł.

Sprawdź w LEX: Czy w przypadku złożenia fałszywego oświadczenia można pracownika pozbawić prawa do świadczeń z ZFŚS? >

Kto może korzystać z funduszu

Ustawa o ZFŚS  określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, zasady gospodarowania środkami tego Funduszu na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z niego, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego oraz uzależnia ich przyznanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Sprawdź w LEX:  Co dzieje się w przypadku niewypłacenia w całości kwoty odpisu ZFŚS przypadającego na rok 2019?  >

- Co do zasady środki pieniężne zgromadzone przez pracodawcę na Funduszu Socjalnym, powinny być spożytkowane na pomoc socjalną, świadczenia socjalne dla wszystkich pracowników lub dla tych, którzy znajdują się w trudnej sytuacji finansowej lub życiowej – zaznacza Przemysław Hinc.

Sprawdź w LEX: Czy pracownik składając zaświadczenie od lekarza do ZFŚS musi dołączyć także oświadczenie, w którym opisuje swój stan zdrowia? >

Przypomnijmy, że o przyznanie prawa do korzystania z ZFŚS mogą starać się pracownicy zatrudnieni w każdym wymiarze etatu oraz członkowie ich rodzin, pracownicy przebywający na urlopie wychowawczym, emeryci i renciści - również byli pracownicy i ich rodziny, a także  członkowie rodzin po zmarłych pracownikach i byłych pracownikach, jeżeli pozostawali na ich utrzymaniu. Uprawnione są również osoby, którym zakład przyznał prawo do korzystania ze świadczeń funduszu (np. pracownicy, którzy w danej chwili przebywają na urlopach bezpłatnych), pracownicy młodociani, z którymi zakład zawarł umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego oraz pracownicy, z którymi pracodawca zawarł umowę o wykonywanie pracy nakładczej, tzw. chałupnicy.

Zobacz procedurę w LEX: Ustalanie odpisu na ZFŚS >

 


Aby otrzymać wsparcie z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pracownik musi złożyć wniosek do odpowiedniej komórki w zakładzie pracy. To jakie musi spełnić warunki, jakimi dokumentami się legitymować i jak maja wyglądać wnioski, jakie należy złożyć, powinno być określone w wewnętrznym regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Tam też powinna być opisana procedura przyznawania funduszy, czas rozpatrywania wniosku, szczegółowe wymagania, jakie należy spełniać, oraz wszelkie inne istotne informacje.

Czytaj w LEX: Formy wykorzystywania ZFŚS >

Na co można przeznaczyć środki z ZFŚS a na co nie

Środki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych mogą być wykorzystane  m.in. na dofinansowanie wypoczynku pracownika lub jego dzieci, zapomogę dla pracownika dotkniętego poważnym zdarzeniem losowym, chorującego przewlekle, opiekującego się niepełnosprawnymi dziećmi, albo mającego wielodzietną rodzinę lub samotnie wychowującego dzieci. Pieniądze te można też przeznaczyć na dofinansowanie świadczeń o charakterze sportowo-rekreacyjnym lub kulturalno-oświatowym, paczki żywnościowe dla dzieci lub z okazji świąt, dofinansowanie różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej. A także na dofinansowanie opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego oraz udzielenie zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową i regulaminem ZFŚS.

Jak mówi Hinc, zdarza się jednak, że dochodzi do nieprawidłowego spożytkowania środków finansowych z funduszu.

 

 

Na co zatem nie można przeznaczać środków  z funduszu socjalnego?

ZFŚS  nie powinno się wykorzystywać na finansowanie: stołówki firmowej, wynagrodzenia pracowników obsługujących ZFŚS, prywatnej opieki medycznej czy szczepień profilaktycznych. Z funduszu socjalnego nie można też finansować edukacji pracowników (bez względu na formę), dojazdów do pracy, imprez integracyjnych, świąt i imprez okolicznościowych, nagród lub kwiatów, a także zakupu firmowych środków trwałych oraz premii i nagród

- Ten, kto nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny – ostrzega Przemysław Hinc. I dodaje: - W tych sprawach orzeka się na podstawie wniosku pochodzącego od właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy, w trybie określonym przepisami Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.

Czytaj w LEX: Kto powinien przeprowadzić coroczny przegląd danych w ZFŚS - komisja, która działa w imieniu pracodawcy czy inspektor ochrony danych? >