Czy w świetle nowych przepisów RODO, pracodawca w regulaminie ZFŚS może zawrzeć zapis, że w celu ustalenia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z Funduszu wymagane jest przedstawienie deklaracji PIT-37 (bądź innych rocznych deklaracji rozliczeniowych) wszystkich osób wchodzących w skład gospodarstwa domowego (np. małżonka, pracujących dzieci)?

Moim zdaniem, w chwili obecnej pracodawca może zawrzeć informację w regulaminie ZFŚS, że w celu ustalenia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z Funduszu wymagane jest przedstawienie deklaracji PIT-37 (bądź innych deklaracji rozliczeniowych) wszystkich osób wchodzących w skład gospodarstwa domowego (np. małżonka, pracujących dzieci). Te dokumenty powinny zostać przedstawione jedynie do wglądu, pracodawca nie powinien wykonywać kopii tych dokumentów.

Z przepisów Rozporządzenia* Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. (ogólne rozporządzenie unijne o ochronie danych osobowych – RODO) nie wynika, iż pracodawca w zakresie ustalania sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z Funduszu nie może korzystać z dokumentów rozliczeniowych, które potwierdzą sytuacje materialną pracownika lub innych osób pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym. Należy jednak dodać, iż w chwili obecnej brak jest obowiązujących przepisów wykonawczych do RODO i są jedynie projekty.

Czytaj też: RODO: upoważnienia dla pracowników do przetwarzania danych po 25 maja >>

Zgodnie z art. 8 ust. 1-2 ustawy z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – dalej u.z.f.ś.s., przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym w porozumieniu ze związkami zawodowymi. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

 


Z powołanych przepisów wynika, iż pracodawca jest zobowiązany do ustalenia sytuacji materialnej, tak więc przychody osiągane przez pracownika mogą być dokumentowane na podstawie: oświadczenia pracownika, zaświadczenia o dochodach współmałżonka i innych wspólnie zamieszkujących członków rodziny, tzw. odcinków rent i emerytur, PIT za poprzednie lata.

Warto dodać, iż pracodawca powinien domagać się od pracownika informacji o uzyskanych dochodach wszystkich członków rodziny. Potwierdza to Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych wskazując, że: "(...) precyzowanie tych postanowień powinno następować z dużą ostrożnością właśnie ze względu na możliwość naruszenia prywatności osób ubiegających się o świadczenia. Regulamin powinien także określać, jakie informacje i dokumenty są niezbędne do dokonania oceny, czy osoba ubiegająca się o przyznanie świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych spełnia kryteria, od których uzależnia się jego przyznanie. (...)". Ponadto GIODO stwierdza, iż "(...) Za dopuszczalne w celu dokonania weryfikacji sytuacji materialnej osoby ubiegającej się o środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych uznać należy także przedstawienie pracodawcy zeznania podatkowego (PIT), lecz jedynie do wglądu.".

Ty też możesz zadawać pytania ekspertom - dowiedz się więcej >>

* Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu.