Postulaty wprowadzenia pracy zdalnej do Kodeksu pracy pojawiły się już w 2020 r., kiedy zarówno pracodawcy, jak i pracownicy, dostrzegli potrzebę szybkiego wdrożenia tego rozwiązania. Obecne przepisy zawarte w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1842 t.j. ze zm.) mają bowiem charakter doraźny i tymczasowy. Z tego względu rozpoczęto prace nad kompleksowym uregulowaniem pracy zdalnej w Kodeksie pracy, a 23 lipca 2021 r. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii opublikowało nową wersję tego projektu.
Czytaj również: MRPiT ma nową wersję projektu w sprawie pracy zdalnej
Koniec z nieuregulowanym tzw. home office?
Projekt najnowszych zmian dotyczący regulacji pracy zdalnej w Kodeksie pracy wychodzi naprzeciw głównie oczekiwaniom pracowników. Ustawodawca przewidział bowiem zwiększenie rocznego limitu okazjonalnego wykonywania pracy zdalnej do 24 dni, podczas gdy poprzedni projekt zmian zakładał tylko 12 dni. Z inicjatywą świadczenia okazjonalnej pracy zdalnej będzie mógł wyjść jedynie pracownik, składając stosowny wniosek. Warto mieć przy tym na względzie, że pracodawca, wyrażając zgodę na incydentalne świadczenie pracy zdalnej, nadal będzie zobowiązany do zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, jednakże zwolniony zostanie z obowiązku zapewnienia pracownikom m.in. materiałów i narzędzi pracy, zdalnej pomocy technicznej oraz pokrywania kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. W przedmiotowych zapisach można więc dopatrywać się uregulowania tzw. home office, który do tej pory stanowił niejako benefit udzielany głównie na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych obowiązujących u pracodawcy.
Rozszerzenie grup pracowników, których wniosek o pracę zdalną będzie wiążący dla pracodawcy
Kolejnym korzystnym dla pracowników uregulowaniem jest rozszerzenie katalogu osób, których wniosek o świadczenie pracy zdalnej pracodawca będzie zobowiązany, co do zasady, uwzględnić. Zgodnie z obecnym projektem, dotychczasową grupę pracowników (pracownicy-rodzice) „uzupełnią” także pracownicy sprawujący opiekę nad innym członkiem rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Projekt w dalszym ciągu przewiduje, iż jedynie brak możliwości świadczenia pracy zdalnej ze względu na rodzaj lub organizację pracy uzasadniał będzie odmowę, o czym pracodawca zobowiązany będzie poinformować pracownika w ciągu 7 dni – termin ten został więc przedłużony o 2 dni, co z perspektywy pracodawców, którzy mogą borykać się z dużą ilością wniosków, stanowi niewielką, aczkolwiek korzystną zmianę.
Sprawdź również książkę: Praca zdalna w polskim systemie prawnym >>
Oględziny miejsca wypadku
Wątpliwości pracodawców może budzić nowy zapis dotyczący wypadków przy pracy, który obecnie przewiduje, iż oględzin miejsca wypadku dokonuje się po jego zgłoszeniu w terminie uzgodnionym przez pracownika lub domownika. W praktyce może to oznaczać ograniczenie lub nawet uniemożliwienie dokonania oględzin bez zbędnej zwłoki przez zespół powypadkowy.
Zobacz procedurę w LEX: Wypadek telepracownika >
Zgodnie z uzasadnieniem do projektu, rozwiązaniem takiej sytuacji jest możliwość odstąpienia od dokonywania oględzin, gdy zespół powypadkowy uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą wątpliwości. Pojawia się w tym momencie jednak pytanie, co stanie się w sytuacji, gdy powołany zespół powypadkowy będzie miał ww. wątpliwości, a pracownik lub domownik nie uzgodni terminu oględzin? W takim przypadku z jednej strony pracodawca zobowiązany będzie do wyjaśnienia wszelkich okoliczności zdarzenia, z drugiej strony będzie miał „związane ręce” przez ewentualny brak współdziałania ze strony pracownika. Zapis poprzedniego projektu zmian również przewidywał uzgodnienie terminu oględzin, jednak wskazywał przy tym, że zgłoszenie pracodawcy wypadku przy pracy zdalnej oznacza automatyczne wyrażenie przez pracownika zgody na przeprowadzenie oględzin miejsca wypadku, i wskazywał na niezwłoczność ich dokonania.
Czytaj również: Praca zdalna: Uregulować trzeba jedynie niezbędne minimum
Kontrola pracy zdalnej
Nowelizacja przewiduje, że pracodawca będzie mógł przeprowadzić kontrolę pracy zdalnej w zakresie BHP w miejscu jej wykonywania przez pracownika. W przeciwieństwie do obecnie obowiązujących regulacji dotyczących telepracy, pracodawca nie będzie musiał uzyskiwać zgody pracownika na taką kontrolę, nawet jeśli pracę zdalną wykonywać on będzie w domu.
Czytaj w LEX: Praca zdalna pod kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy >
Taka zmiana jest zdecydowanie korzystna dla pracodawcy, choć sami pracownicy mogą nie być z niej zadowoleni. W dalszym ciągu jednak kontrola nie będzie mogła naruszać prawa pracownika do prywatności ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych. Projekt ustawy przewiduje, iż w przypadku stwierdzenia naruszeń w zakresie BHP, pracodawca będzie mógł nawet cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika.
Zobacz LEX NEWS: Bezpieczeństwo i higiena pracy przy pracy zdalnej >
Określenie miejsca pracy wykonywania pracy zdalnej
Miejsce świadczenia pracy zdalnej powinno być wskazane przez pracownika i każdorazowo uzgodnione z pracodawcą, co oznacza, iż żadna ze stron stosunku prawnego nie będzie mogła samodzielnie go narzucić.
Sprawdź w LEX: Czy pracę zdalną można realizować z terenu innego państwa? >
Projektodawca dodał słowo „każdorazowo”, co wskazuje, iż w przypadku zmiany tego miejsca, konieczne będzie jego ponowne uzgodnienie. Takie określenie należy uznać za pozytywne z punktu widzenia pracodawców, którzy zawsze będą wiedzieć o ewentualnych zmianach miejsca świadczenia pracy zdalnej, a to ma niebagatelne znaczenie chociażby w przypadku zamiaru przeprowadzenia kontroli przestrzegania przepisów BHP, czy też skierowania do pracownika zespołu powypadkowego w przypadku zaistnienia takiej konieczności.
Sprawdź również książkę: Praca zdalna w polskim systemie prawnym >>
Konieczne jest oświadczenie
Nowy projekt przewiduje w dalszym ciągu możliwość polecenia przez pracodawcę wykonywania pracy zdalnej w dwóch przypadkach. Pierwszym jest obowiązywanie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Drugim przypadkiem jest czasowa niemożliwość zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy wskutek wystąpienia siły wyższej.
Sprawdź w LEX: Czy pracodawca powinien prowadzić osobny rejestr poleceń pracy zdalnej? >
Za każdym razem konieczne będzie odebranie od pracownika oświadczenia, iż posiada on warunki lokalowe i techniczne umożliwiające świadczenie pracy zdalnej – jest to zapis podobny do obecnych przepisów, które również uzależniają możliwość polecenia pracy zdalnej od posiadania przez pracownika tych warunków.
Sprawdź w LEX: Czy pracodawca może wyznaczyć pracę zdalną także na weekendy? >
Forma elektroniczna składanych wniosków
Nie można też pominąć bardzo korzystnej (zarówno dla pracowników, jak i pracodawców) zmiany, którą niewątpliwie jest możliwość składania wniosków i określonych oświadczeń w formie papierowej lub elektronicznej. W okresie świadczenia pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy Kodeksu pracy wymagają formy pisemnej, będą bowiem mogły być składane elektronicznie, co znacznie ułatwi – a w wielu przypadkach także przyspieszy – komunikację między pracodawcą a pracownikiem.
Czytaj również: Jest dobry projekt o pracy zdalnej, trzeba dać mu szansę
Podsumowanie
Podsumowując, obecny projekt w dużej części bazuje na aktualnych przepisach związanych z wystąpieniem epidemii COVID-19 oraz przepisach dotyczących kodeksowej telepracy, którą niebawem ów projekt ma zastąpić.
Sprawdź w LEX: Czy pracodawca ma obowiązek wymagać od pracownika prowadzenia ewidencji czynności pracy zdalnej? >
Warto przy tym podkreślić, że praca zdalna będzie mieć szerszy zakres zastosowania od telepracy, a dzięki możliwości świadczenia jej częściowo (hybrydowo) i większej elastyczności omawianych regulacji, ma być tym samym bardziej atrakcyjna i tym samym częściej stosowana w praktyce. Z pewnością uregulowanie pracy zdalnej jako rozwiązania stałego i kompleksowego zasługuje na aprobatę, gdyż zwiększy pewność pracowników i pracodawców co do możliwości korzystania z niej również po ustaniu stanu epidemii.
Sprawdź w LEX: Jakie są zasady kontrolowania miejsca pracy pracownika wykonującego pracę zdalną? >
Pozytywnie należy ocenić również przepisy przejściowe, które przewidują, iż dotychczasowe warunki telepracy będą mogły być stosowane do 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, która ma obowiązywać po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania stanu epidemii na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej, co oznacza, iż pracodawcy nie zostaną zaskoczeni „z dnia na dzień” koniecznością wdrożenia nowych regulacji.
Michał Szuszczyński, radca prawny, wspólnik Kancelarii Prawa Pracy SZUSZCZYŃSKI KAMIŃSKA z siedzibą w Poznaniu
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
