Grażyna J. Leśniak: Mija rok prac nad projektem zmian w Kodeksie pracy mającym uregulować pracę zdalną, a Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii poinformowało nas, że zostanie przygotowany nowy tekst projektu. Ma on uwzględniać wnioski zebrane w uzgodnieniach międzyresortowych, konsultacjach publicznych i zgłoszonych przez partnerów społecznych. Czy jest pan rozczarowany albo zaskoczony takim obrotem sprawy?

Jacek Męcina: Nie. Rozumiem, że nie mówimy o nowym projekcie, ale o próbie uwzględnienia zgłoszonych uwag. Przypomnę, że negocjacje w Radzie Dialogu Społecznego trwały od jesieni 2020 roku i od tego czasu rząd przedstawił trzy zaktualizowane projekty. Rozbieżności, które pozostały, są oczywiście ważne z perspektywy pracowników i pracodawców, ale muszą zostać rozstrzygnięte, tak aby przepisy mogły szybko wejść w życie, gwarantując możliwie długie vacatio legis. Osobiście, choć też mam zastrzeżenia do niektórych zapisów uważam, że projekt jest naprawdę dobry i należy dać mu szansę. 

Czytaj również: Po roku prac projekt o pracy zdalnej trafi do kosza>>
 

Stanowcze „nie” projektowi w wersji zaproponowanej przez ministerstwo powiedziały związki zawodowe wchodzące w skład Rady Dialogu Społecznego. Czy to  dobry prognostyk do dalszych prac?

Jeszcze raz podkreślę, że projekt jest kompromisowy, choć są w nim zapisy, które kontestują związki zawodowe, i są przepisy, które krytykują pracodawcy. Zatem jest to projekt kompromisowy. Uważam, że na pewnym etapie należy zakończyć rozmowy i pójść ścieżką legislacyjną dalej. Zupełnie niedawno, bo w 2018 roku pracodawcy do końca nie zgadzali się z nowelizacją ustawy o związkach zawodowych, a jednak konsultacje się zakończyły i zmienione prawo związkowe weszło w życie. Ważne, że był czas na dialog i strony autentycznie uzgodniły wszystko co możliwe, a na końcu pozostało zaledwie kilka kontrowersji.

 

Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Wynagrodzenia, urlopy i czas pracy. Pracownicze plany kapitałowe. Ochrona zatrudnienia i świadectwa pracy. Organizacje pracodawców, zwią ebook >>


Czego dotyczyły kontrowersje?

Jednym z istotnych elementów pracy zdalnej, zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, jest możliwość kontrolowania sposobu oraz warunków wykonywania pracy. Projektowane zapisy dają pracodawcy możliwość kontrolowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Związki zawodowe wskazują niebezpieczeństwo przerzucania obowiązku zapewniania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy z pracodawców na pracowników, co jest sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy. Kwestie te były  szeroko konsultowane. O ile proste będzie to dla dużych pracodawców, którzy mają większe możliwości wsparcia pracowników w organizacji domowych biur, mają też służbę BHP, o tyle małe przedsiębiorstwa mogą mieć z tym problem. Co do zasady to pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi odpowiedniego sprzętu oraz BHP.

Zobacz LEX NEWS: Bezpieczeństwo i higiena pracy przy pracy zdalnej >

Dodatkowo w projekcie znalazły się też zapisy dotyczące zasad kontroli pracownika przez pracodawcę w miejscu wykonywania pracy zdalnej, zakazu dyskryminacji pracownika wykonującego pracę zdalną, zagwarantowania pracownikowi wykonującemu pracę zdalną prawa do przebywania na terenie zakładu pracy na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, wprowadzeniu szczególnych zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, umożliwieniu pracownikowi przekazywanie wszystkich wniosków, dla których przepisy Kodeksu pracy przewidują formę pisemną, w postaci papierowej lub elektronicznej.

Sprawdź w LEX: Czy pracodawca powinien prowadzić osobny rejestr poleceń pracy zdalnej? >

Kwestią, która budziła szczególne kontrowersje podczas rozmów było uregulowanie wypadków przy pracy zdalnej osób, które świadczą ją z domu czy innego miejsca. Wypadek przy pracy to zdarzenie nagłe, związane z wykonywaną pracą, wywołane przyczyną zewnętrzną, powodujące uraz lub śmierć. Zaproponowane zapisy w mojej opinii powinny dobrze funkcjonować. W takich sytuacjach pracownik niezwłocznie zawiadamia pracodawcę. W przypadku, gdy dojdzie do wypadku przy pracy zdalnej, podobnie jak w normalnych warunkach, niezbędne będzie sporządzenie protokołu powypadkowego, ustalenie okoliczności związanych z wypadkiem, na podstawie których pracownikowi przysługiwać będzie odszkodowanie. W domu może być to trudniejsze, gdyż ustalenie okoliczności może wymagać  niezwłocznych oględzin miejsca zdarzenia. Takie zobowiązanie dla pracodawcy i pracownika znalazło się w przepisach.

Zobacz w LEX: HR TECH SUMMIT 2021: Zarządzanie prawem pracy w formule pracy zdalnej >  

Spróbujmy jednak postawić symboliczną grubą kreskę między tym, co działo się do tej pory a tym, co może się wydarzyć. Gdybyśmy mieli na nowo wytyczyć zasady wykonywania pracy zdalnej, to jakie byłyby – pana zdaniem – te kluczowe założenia? Nie pytam pana jako doradcę zarządu Konfederacji Lewiatan, ale jako eksperta w zakresie prawa  pracy i stosunków pracy.

Chcę podkreślić, że ten projekt uważam za dobry i nie podjąłbym się chyba pisania go od nowa. Dokonując próby zarysowania zakresu regulacji pracy zdalnej warto podkreślić, że do tego procesu podchodziliśmy z poważnym bagażem doświadczeń: legislacyjnych (regulacje Kodeksu pracy o telepracy, ustawa w spawie COVID-19 w zakresie pracy zdalnej, ale także regulacje i projekty UE w tym zakresie), praktycznych - związanych ze stosowaniem pracy zdalnej w wymiarze codziennym, w szczególnym reżimie gospodarczym i społecznym, i konkretnymi doświadczeniami w tym zakresie, oraz badawczych, związanym z badaniami prowadzonymi na temat telepracy i pracy zdalnej w kilku ośrodkach krajowych i europejskich, w tym doświadczeń kontrolnych PIP.

Czytaj w LEX: Praca zdalna pod kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy >

Projektodawcy skorzystali z doświadczeń legislacyjnych obecnie obowiązujących przepisów Kodeksu pracy m.in. w zakresie porozumienia w sprawie stosowania pracy zdalnej na poziomie zakładu pracy lub regulaminu, ochrony pracownika, zakazu dyskryminacji, korzystania z urządzeń socjalnych zakładu pracy. Zbiorowe doświadczenie sprawiło, że mniej się boimy nowych rozwiązań, mamy też większą świadomość wyzwań i problemów, jakie wiążą się z pracą zdalną. Takich jak w szczególności: problematyka BHP, przeciwdziałanie wypadkom przy pracy i postępowanie w związku z wypadkiem przy pracy, ergonomia i bezpieczeństwo stanowiska pracy, uprawnienia pracownicze i zakaz dyskryminacji, związek z zakładem pracy, a po drugiej stronie - zagrożenie poczuciem izolacji i braku kontaktu z przełożonym i współpracownikami.

Czytaj również: GIP: Zasady przeprowadzania kontroli w miejscu pracy zdalnej powinny być szczegółowo określone w Kodeksie pracy>>

Zobacz procedurę w LEX: Ryczałt za sprzęt używany do pracy zdalnej w dobie pandemii koronawirusa >

No tak, ale przepisy na czas pandemii mamy, a nowe regulacje, wprowadzone do Kodeksu pracy, mają z nami zostać po pandemii… Czy ten fakt wymaga zmiany podejścia w konstruowaniu prawa?

Obecnie podstawą do świadczenia pracy zdalnej są przepisy tzw. ustawy covidowej z marca 2020 r. Zgodnie z nimi przedsiębiorcy mogą kierować pracowników do pracy zdalnej w okresie obowiązywania stanu epidemicznego lub stanu epidemii oraz do trzech miesięcy po ich odwołaniu. Zapisy dotyczące pracy zdalnej zostały uregulowane w tzw. tarczy antykryzysowej 4.0. Zgodnie z nimi, praca zdalna może zostać zlecona pracownikowi, jeśli ten posiada umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do prowadzenia pracy, a rodzaj pracy na to pozwala. Pracodawca zapewnia narzędzia i materiały niezbędne do jej wykonywania oraz obsługę logistyczną. Pracownik może wykorzystywać niezapewnione przez pracodawcę materiały i narzędzia, jeśli zapewnia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych oraz innych tajemnic chronionych prawem; pracownik (na polecenie pracodawcy) ma obowiązek prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności (świadczonej zdalnie pracy); a pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie pracy zdalnej.

Zobacz procedurę w LEX: Zasady wykonywania pracy zdalnej w okresie stanu epidemii >

Zamiana tych przepisów na trwałe regulacje w Kodeksie pracy znacznie polepszy sytuację pracowników i pracodawców, wreszcie będzie można powiedzieć, że po nieco niedopracowanych przepisach o telepracy z 2007 roku i doświadczeniach pracy zdalnej z okresu pandemii mamy dobre regulacje. A czy pojawią się praktyczne problemy w ich stosowaniu – pewnie tak. Dlatego proponuję w przepisach przejściowych twardy zapis, że po dwóch latach ich stosowania, o ile takie wnioski nie pojawią się wcześniej, trzeba wrócić do stołu i wprowadzić stosowne korekty, jeśli praktyka będzie wskazywać na taką potrzebę.

Czytaj w LEX: Obowiązek zachowania trzeźwości przez telepracownika oraz uprawnienia pracodawcy w tym zakresie >

 

Kodeks pracy. Wynagrodzenia, urlopy i czas pracy. Pracownicze plany kapitałowe. Ochrona zatrudnienia i świadectwa pracy. Organizacje pracodawców, zwią ebook

Sprawdź  

W ostatnich miesiącach słyszałam głosy, że związki zawodowe nie znają potrzeb pracowników, którym praca zdalna z różnych powodów odpowiada, i takie, że pracowników w pracach nad projektem reprezentują pracodawcy. Jak zatem wyważyć i zabezpieczyć interes pracowników i pracodawców?

W projekcie znalazły się najważniejsze z regulacji dotyczących pracy zdalnej. Zdefiniowano pojęcie pracy zdalnej oraz zawarto uregulowania, które mają pozwolić na kierowanie pracowników do pracy zdalnej czy uprawnienia pracowników o wnioskowanie o wykonywanie pracy w trybie zdalnym.

Projekt ustawy wprowadza definicję pracy zdalnej, zgodnie z którą pracą zdalną będzie praca polegająca na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu ustalonym przez pracownika i pracodawcę, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Nowe przepisy mają pozwolić na pracę zdalną przy zawieraniu umowy o pracę albo już w trakcie zatrudnienia (w tym drugim przypadku praca zdalna mogłaby być wykonywana z inicjatywy pracodawcy albo pracownika). Projekt wyróżnia trzy reżimy stosowania pracy zdalnej:  całkowitą;  hybrydową;  incydentalną. 

Już na etapie dyskusji w Radzie Dialogu Społecznego pojawiły się różnice poglądów pomiędzy pracodawcami a związkami zawodowymi, przy czym strona związkowa chciałaby tylko pracy zdalnej świadczonej hybrydowo. Pracodawcy słusznie podnoszą, że ograniczenie pracy zdalnej do formy hybrydowej mogłoby ograniczyć jej stosowanie np. w przypadkach, gdy ze względu na odległość praca może być świadczona tylko w sposób zdalny, w przypadku zatrudnienia osób niepełnosprawnych ze szczególnymi cechami niepełnosprawności, którzy mieliby problem z przemieszczaniem, wreszcie w innych przypadkach gdy praca zdalna ze względu na sytuację osobistą, rodzinną jest wyłącznym wyborem pracownika. Przychylić się też należy do wprowadzenia pracy zdalnej incydentalnej, która jest na ogół inicjowana nie przez pracodawcę, ale na wniosek pracownika.

Sprawdź w LEX: Czy pracę zdalną można realizować z terenu innego państwa? >

Osobiście podzielam częściowo argumentację strony związkowej, że praca zdalna co do zasady powinna mieć charakter hybrydowy. A także argumentację z zakresu czynników psycho-społecznych, ale i rzeczywistego zarządzania zasobami ludzkimi, w tym motywowania, że tylko taka forma może okazać się w pełni efektywna. Jednak nie można tym samym eliminować pracy zdalnej całkowitej, która dla zatrudnienia niektórych osób niepełnosprawnych, osób zatrudnionych na odległość czy wreszcie tych, którzy najczęściej czasowo mogą wybrać taką formę, to byłoby sprzeczne z zasadą wolności pracy i ograniczałoby dostęp do zatrudnienia. Z kolei praca incydentalna jest także wykorzystywana zwłaszcza z inicjatywy pracowników, którzy w ten sposób radzą sobie w niektórych sytuacjach z łączeniem obowiązków rodzinnych z zawodowymi. 

 

Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Wynagrodzenia, urlopy i czas pracy. Pracownicze plany kapitałowe. Ochrona zatrudnienia i świadectwa pracy. Organizacje pracodawców, zwią ebook >>


Jaki w takim razie margines swobody powinien zostawić pracodawcom i pracownikom ustawodawca?

Nowe uregulowania wskazują, że zostaną określone zasady wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową. Katalog kwestii wymagających regulacji w porozumieniu, a w przypadku jego barku w regulaminie pracodawcy jest szeroki i obejmuje:

  1. grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną;
  2. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, o których mowa w art. 6724 par. 1 pkt 2;
  3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 6724 par. 3, lub ryczałtu, o którym mowa w 6724 par. 4;
  4. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy;
  5. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
  6. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
  7. zasady montażu, inwentaryzacji, konserwacji i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy.

Tak szeroki katalog daje stronom duży zakres swobody w określenia zasad świadczenia pracy zdalnej w zakładzie pracy. Katalog ten ma istotny zakres, obejmuje bowiem większość kwestii, które stanowić będą zasady świadczenia pracy zdalnej przez pracownika. Dlatego pewnie strona związkowa  oczekiwała na zapis zobowiązujący pracodawcę do jego uzgodnienia.

Czytaj w LEX: Od modelu pracy zdalnej do hybrydowej >

Propozycja w projekcie wydaje się kompromisowa, a przede wszystkim systemowa, jak w przypadku telepracy i wielu innych, strony mają obowiązek podjęcia próby wypracowania porozumienia, a w razie braku uzgodnienia całości porozumienia, pracodawca zyskuje prawo wydania regulaminu jednostronnie, ale uwzględniając wszystkie poczynione na etapie uzgadniania ustalenia. Warto podkreślić, że w interesie pracodawcy jest ustalenie wymienionego katalogu spraw w porozumieniu ze stroną związkową lub przedstawicielami pracowników. W przeciwnym razie powstawać mogą konflikty dotyczące kosztów i ekwiwalentu, czy bezpieczeństwa i higieny pracy. Stąd należy spodziewać się dużej staranności po stronie pracodawców. Z drugiej strony obowiązek zawarcia porozumienia oznaczałby w niektórych przypadkach (zwłaszcza wielości związków zawodowych w zakładzie) pat we wdrażaniu pracy zdalnej. 

Nowe przepisy zakładają, że na pracodawcy będzie ciążył obowiązek dostarczenia pracownikowi materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną. W przepisach będzie określony minimalny katalog kosztów, jakie ponosi pracownik wykonując pracę zdalną. Chodzi o koszty instalacji narzędzi do pracy i ich napraw, koszty energii elektrycznej i dostępu do sieci. Szczegóły dotyczące ekwiwalentu pieniężnego będą ustalane w porozumieniu między pracodawcą a związkami zawodowymi lub, jeśli tych nie ma w danym zakładzie pracy, przedstawicielami pracowników. Przepisy te wydają się bardzo szczegółowe, ale są one szczególnie istotne także z punktu widzenia prawa podatkowego i ubezpieczeniowego. Jakiekolwiek bowiem wątpliwości na gruncie przepisów podatkowych kwestii związanych z kosztami, ekwiwalentem czy ryczałtem mogą budzić wątpliwości związane ze zwolnieniem podatkowym. Rozbieżności mogą też rodzić roszczenia po stronie pracownika.

Zobacz w LEX: Praca zdalna jako długotrwałe rozwiązanie - jak właściwie chronić dane osobowe?  >

Czytaj również: Cofnięcie polecenia pracy zdalnej nie może być represją wobec pracownika>>
 

Czy przepisy o pracy zdalnej powinny być odwzorowaniem obowiązujących przepisów o telepracy?

Nasze doświadczenie i wymiar praktyczny dotyczą w mniejszym zakresie telepracy i pracy wykonywanej w reżimie home office, które nie zyskały większej popularności, choć są popularne w pewnej grupie firm. Partnerzy społeczni i eksperci wielokrotnie w przeszłości wskazywali na problemy w regulacji telepracy czy na brak w zasadzie jednoznacznych podstaw prawnych świadczenia pracy w formie home office. Te wskazywane problemy na bazie poprzednich rozwiązań i doświadczeń dzisiejszych związanych z powszechnością stosowania pracy zdalnej w praktyce gospodarczej lat 2020-2021 zostały dość skutecznie wykorzystane i pozwoliły na lepsze podejście do projektowanej regulacji, w szczególności w obszarze BHP. Pracę zdalną odróżnia od telepracy i pracy home office to, że może być ona wykonywana na polecenie pracodawcy, któremu pracownik musi się podporządkować (pracodawca nie ma obowiązku uzyskania zgody pracownika). Wobec lakonicznych unormowań prawnych dotyczących pracy zdalnej wyjaśnienia co do warunków jej stosowania przedstawiła Państwowa Inspekcja Pracy, wskazując w szczególności, że:

  • odmowa wykonania polecenia świadczenia pracy w formie zdalnej może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej;
  • przepisy ustawy nie odwołują się do warunków mieszkaniowych lub rodzinnych pracownika przy polecaniu pracy zdalnej; jednak w przypadku zgłoszenia przez pracownika braku możliwości świadczenia pracy w miejscu zamieszkania pracodawca powinien wyznaczyć pracownikowi inne miejsce wykonywania pracy zdalnej;
  • nie ma obowiązku uzasadniania polecenia pracy zdalnej, przy czym polecenie to może być wydane tylko w celu przeciwdziałania COVID-19;
  • przesłanki polecenia pracownikowi pracy zdalnej są szerokie i w praktyce każdy pracodawca, choćby ze względu na profilaktykę, może polecić pracownikom pracę zdalną;
  • pracodawca może powierzyć wykonywanie pracy zdalnej także w innym miejscu niż dom pracownika.

Te wyjaśnienia miały szerokie implikacje i odegrały ważną rolę w wykładni praktycznej stosowania przepisów antycovidowych o pracy zdalnej. Popieram praktykę, która pomaga pracodawcom i pracownikom rozwiewać liczne wątpliwości. Zaproponowany projekt uwzględnia doświadczenia ze stosowania telepracy i pracy zdalnej w trybie covidowym, a wpływ tych doświadczeń jest ewidentny i dlatego pozwala stwierdzić, że to dobry projekt, który po ewentualnych drobnych korektach powinien zostać uchwalony.

Zobacz w LEX: Praca zdalna - zarządzanie zespołem zdalnym - szkolenie online >

W praktyce bardzo ważna będzie wciąż rola partnerów, którzy powinni promować dobre praktyki w zakresie porozumień, czy współpracować z inspekcją w zakresie formułowania wyjaśnień czy wzorców np. w zakresie standardu opisu ryzyka zawodowego. Wciąż jest szansa, że projekt po uchwaleniu i odpowiednim vacatio legis będzie wdrażany w sposób, który uspokoi niektóre wątpliwości po stronie związkowej i po stronie pracodawców.

Prof. dr hab. Jacek Męcina, prawnik, polityk społeczny szef Katedry Ustroju Pracy i Rynku Pracy Wydziału Nauk Politycznych i Studiów Międzynarodowych Uniwersytetu Warszawskiego.

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.