Coraz częściej pracodawcy zaskakiwani są informacjami, że pracownik, nie będąc na urlopie, przebywa poza Polską. A nie został tam wysłany przez pracodawcę. Najczęściej wychodzi to w sytuacji, gdy zatrudniony jest pilnie wzywany do stawienia się w siedzibie firmy.
- Klienci zwracają się do nas z pytaniem co mają zrobić, gdy pracownik wzywany do pracy na naradę albo inne pilne spotkanie w związku z zaistniałą np. sytuacją, informuje pracodawcę, że nie jest w stanie dojechać do pracy w ciągu godziny czy nawet na następny dzień stawić się w firmie, w wyznaczonym terminie. Zdarza się, że dopiero przy tej okazji pracodawca słyszy, iż pracownik jest nie tyle w drugiej części kraju, np. w swoim domu na Mazurach czy w wynajętej chacie w górach, ale w ogóle w innym państwie – potwierdza dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski.
Czytaj w LEX: Organizacja pracy zdalnej w kontekście technicznego bezpieczeństwa pracy >
Powody wyjazdu do innego kraju bywają różne. Czasami jest to spowodowane wyjazdem współmałżonka czy partnera do pracy w innym kraju, a niekiedy decyzja o wyjeździe zapada jako pomysł na życie w pandemii. Pracownicy wychodzą bowiem z założenia, że skoro i tak pracują zdalnie, to co za różnica z jakiego miejsca. Wyjeżdżając zaś, nie informują o tym pracodawcy. Tymczasem taka samowola może mieć negatywne skutki nie tylko dla pracownika, ale i pracodawcy. I nie chodzi tylko o potencjalną możliwość zachorowania na COVID-19 czy złamania nogi.
Czytaj również: Rada Przedsiębiorczości apeluje o uregulowanie pracy zdalnej w sposób elastyczny
Prawo pozwala na zagraniczne wyjazdy?
Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej: ustawa w sprawie COVID-19), w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).
Zobacz procedurę w LEX: Zasady wykonywania pracy zdalnej w okresie stanu epidemii >
- Przepisy o pracy zdalnej zawarte w ustawie dotyczącej tzw. tarczy antykryzysowej nie określają dokładnie formy, w jakiej praca ta ma być polecona, jak również wykonywana. Pracodawca, który nie dookreślił zasad wykonywania pracy zdalnej, kierując na nią danego pracownika, nie ma więc podstaw do żądania od takiego pracownika, by wykonując pracę zdalnie, przebywał w określonym miejscu czy miejscu nieodległym od miejsca pracy – mówi Bartłomiej Włodarski, radca prawny, counsel w kancelarii PwC Legal. I dodaje: – Jeżeli więc pracodawca nie wymaga, by pracownik był pod ręką, to taka osoba ma prawo, nawet nic nie mówiąc pracodawcy, przemieścić się na czas wykonywania pracy zdalnie przykładowo z Krakowa, gdzie na co dzień pracuje, np. do Gdańska, gdzie znajduje się jej dom rodzinny.
Czytaj w LEX: Minimalizowanie ryzyka związanego z powrotem do modelu pracy stacjonarnej >
Katarzyna Siemienkiewicz, ekspert ds. prawa pracy Pracodawców RP zauważa z kolei, że regulacje ustawy covidowej na pierwszy rzut oka nie stawiają przeszkód do świadczenia pracy zdalnej poza granicami kraju. - Przepis art. 3 ustawy jest dość ubogi w zakresie szczegółowych zasad wykonywania pracy w tej formie. Określa jedynie, że praca może być wykonywana poza miejscem jej stałego wykonywania, a pracownik musi mieć umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy. Teoretycznie nie istnieją więc przeszkody uniemożliwiające świadczenie pracy za granicą – mówi Siemienkiewicz. Jak twierdzi, na pewno problemów nie rodzi sytuacja, gdy pracownik wyjeżdża na krótki okres, np. odwiedzić rodzinę. Tymczasowy pobyt pracownika za granicą nie powoduje tzw. zerwania związku z jego centrum interesów w kraju. Problem pojawia się w momencie, gdy praca zdalna za granicą się przedłuża.
Zobacz procedurę w LEX: Ryczałt za sprzęt używany do pracy zdalnej w dobie pandemii koronawirusa >
- Przepisy ustawy faktycznie nie są jasne, ale moim zdaniem w poleceniu pracy zdalnej powinien być podany adres, pod którym będzie obecny pracownik wykonujący pracę zdalnie, a jeżeli będzie go chciał zmienić, to powinien to robić w porozumieniu z pracodawcą – mówi dr hab. Marcin Wujczyk, radca prawny z kancelarii Wardyński i Wspólnicy, adiunkt w Katedrze Prawa Pracy i Polityki Społecznej Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego.
Sprawdź również książkę: Współczesne monitorowanie pracy. Podstawy teoretyczne i metody zastosowania >>
Wyjazd za granicę - problemy pracownika i pracodawcy
- Okres pracy zdalnej to nie urlop, więc pracownik nie może swobodnie dysponować miejscem czy czasem pracy zdalnej. Ma wykonywać pracę zdalną we własnym domu, w miejscu zamieszkania lub stałego pobytu, znanym pracodawcy. Jeśli pracodawca nie wie, że pracownika nie ma np. w Poznaniu, bo przeniósł się ze swoją rodziną na podkaliską wieś, to pracownik tym samym narusza warunki zatrudnienia – mówi Przemysław Hinc, doradca podatkowy z kancelarii PJH Doradztwo Gospodarcze.
Zobacz szkolenie w LEX: Praca zdalna - zarządzanie zespołem zdalnym >
Jak podkreśla, brak wiedzy pracodawcy w tym zakresie może przełożyć się niekorzystnie na rozliczenie np. kosztów uzyskania przychodów, bo pracownik pracując zgodnie z miejscem zamieszkania może mieć prawo do innych kosztów uzyskania przychodów niż te, jakie przysługują mu, gdy pracuje poza miejscem zamieszkania. – To przekłada się na nieprawidłowe wypełnienie przez pracodawcę obowiązków płatnika podatków i składek. Poza tym pracodawca może nie chcieć zatrudniać pracownika, który nie jest pod ręką - zauważa Hinc. I dodaje: - Nie mając zaś wiedzy, że pracownik wykonuje pracę zdalną zza granicy pracodawca ryzykuje bardzo dużo. Bo w grę wchodzi kwestia podlegania tamtejszym przepisom: o zatrudnieniu w państwie, w którym pracownik przebywa. To wreszcie kwestia uzyskania pozwolenia na pracę, jeżeli takie pozwolenie jest wymagane, ale także prawidłowości obliczenia i zapłacenia zaliczek na podatek dochodowy oraz ustalenia podstawy składek na ubezpieczenia społeczne oraz wysokości składek, które powinny być płacone od innej podstawy. Praca świadczona z terytorium innego państwa może wiązać się bowiem z koniecznością zagwarantowania innej płacy minimalnej, a osoby pracujące za granicą powinny być ubezpieczone od innej podstawy niż te pracujące z terytorium kraju. A są takie państwa, w których istnieje obowiązek zgłoszenia miejsca pobytu pod groźbą kar administracyjnych za nieprzestrzeganie tego obowiązku.
Przemysław Hinc przypomina też o obowiązku aktualizacji danych w urzędzie skarbowym i w ZUS, w tym tych dotyczących miejsca zamieszkania i rezydencji podatkowej.
Zdaniem Katarzyny Siemienkiewicz, kwestia ta jest dosyć skomplikowana. Mogą zrodzić się konsekwencje dla pracodawcy w zakresie zobowiązań podatkowych i ubezpieczeniowych. - Organy państwa, w którym pracownik przebywa ponad 183 dni w roku podatkowym, mogą uznać go za rezydenta, a także stwierdzić podleganie lokalnemu prawu ubezpieczeń społecznych. Skutki takich decyzji dotkną również pracodawcę, bowiem może zrodzić się obowiązek zapłacenia podatku dochodowego za granicą oraz konieczność zarejestrowania w systemie ubezpieczeń społecznych danego państwa. Dochodzą również kwestie formalne, takie jak wymóg uzyskania odpowiedniego zezwolenia na pracę, na podstawie lokalnego prawa migracyjnego – wylicza Siemienkiewicz.
Sprawdź w LEX: Czy pracodawca ma obowiązek wymagać od pracownika prowadzenia ewidencji czynności pracy zdalnej? >
- W krajach, z którymi Polska nie zawarła umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, np. w Brazylii, Argentynie, Wenezueli lub Dominikanie, pracownik będzie podlegał opodatkowaniu już od pierwszego dnia pobytu, o ile oczywiście jedzie tam do pracy – podkreśla Katarzyna Serwińska, doradca podatkowy, partner w kancelarii Raczkowski. Przypomina, że w zakresie ubezpieczeń społecznych skutki wykonywania pracy zdalnej z zagranicy różnią się w zależności od tego, z jakiego kraju praca jest wykonywana. Jeśli z terytorium UE lub z kraju, z którym Polska zawarła umowę o zabezpieczeniu społecznym, np. Ukrainy, Stanów Zjednoczonych lub Kanady, to składki powinny być płacone w kraju wykonywania pracy już od pierwszego dnia, chyba, że pracownik uzyska certyfikat A1 (dla krajów UE), PL-UA1, PL-USA1 lub PL-CAN1 w odpowiednim trybie.
- Z punktu widzenia ubezpieczeń społecznych, w niekorzystnej sytuacji będą pracownicy, pracujący zdalnie z innych krajów – np. z Brazylii, Chin, czy Meksyku bądź Rosji. W takich przypadkach, składki na ubezpieczenia społeczne mogą być należne podwójnie – w Polsce i za granicą – zaznacza Serwińska.
Sprawdź w LEX: Czy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów korzystania z internetu domowego oraz zużycia energii elektrycznej w domu? >
W ocenie Katarzyny Siemienkiewicz, decyzja pracownika o świadczeniu pracy zdalnej poza Polską rodzi więc duże ryzyko po stronie pracodawcy. - Oprócz zobowiązań podatkowych i ubezpieczeniowych pracodawca może ponosić konsekwencje niepodjęcia określonych działań związanych z wymogami rejestracji czy uzyskania zezwoleń na pracę. Ponadto kwestia ta komplikuje się jeszcze bardziej, gdy pracownik dozna wypadku przy pracy. Wówczas powstanie pytanie, które przepisy należy stosować: kraju macierzystego czy prawa lokalnego – mówi Katarzyna Siemienkiewicz.
Jak radzą sobie firmy?
Mec. Bartłomiej Włodarski przyznaje, że część pracodawców, nie chcąc być tak zaskakiwanymi, stara się zabezpieczyć przed brakiem efektywnej możliwości wezwania pracownika do biura w trakcie pracy zdalnej poprzez doprecyzowanie jej zasad w samym poleceniu pracy zdalnej, czy też regulując tę kwestię w wewnątrzzakładowych aktach lub aneksach do umowy o pracę.
Sprawdź w LEX: Czy pracownik odbywający izolację domową może pracować zdalnie? >
Podobnego zdania jest dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska. Jak podkreśla, część pracodawców, idąc za radą prawników, stara się uregulować kwestie organizacyjne, w tym m.in. określić miejsce wykonywania pracy zdalnej, w procedurach lub politykach regulujących zasady jej świadczenia. - Chcąc być elastycznym firmy dają pracownikom możliwość pracy za granicą, ale muszą oni poinformować o tym pracodawcę z odpowiednio dużym wyprzedzeniem, by mógł on sprawdzić, jakie to pociąga dla niego konsekwencje zanim wyrazi zgodę na taką pracę. Jeśli pracownik wykonuje pracę, która może wymagać stawienia się do biura w krótkim czasie, to wykonywanie jej z odległości dalszej niż np. 100 km jest w ogóle zabronione - twierdzi dr Jaroszewska-Ignatowska. I dodaje: - Oczywiście pojawić się może także wyzwanie z ustaleniem wypadku podczas wykonywania pracy zdalnej poza granicami naszego kraju.
Sprawdź w LEX: Czy skręcenie nadgarstka może być uznane za wypadek przy pracy? >
- Ważne jest, aby w firmie funkcjonował regulamin pracy zdalnej, który zobowiązałby pracownika do każdorazowego informowania pracodawcy o miejscu świadczenia pracy zdalnej. Wówczas pracodawca może określić swoje ryzyko związane ze świadczeniem pracy za granicą oraz podjąć odpowiednie decyzje w granicach prawa polskiego i kraju, gdzie przebywa pracownik – zaznacza Katarzyna Siemienkiewicz. I dodaje: - Praca zdalna wciąż jest wykonywana na polecenie pracodawcy, które w każdej chwili można bezwarunkowo odwołać, a tym bardziej, gdy pracownik nie wywiąże się z nałożonych na niego obowiązków.
Czytaj w LEX: Kontrole inspektorów pracy podczas reżimu sanitarnego związanego z COVID-19 >
- Obecnie trwają prace nad nowymi przepisami dotyczącymi pracy zdalnej i optujemy, aby kwestię tego, czy praca zdalna miałaby być wykonywana w określonym miejscu, czy nie, pozostawić do wewnętrznych uregulowań firmy – podkreśla Joanna Torbé, adwokat z kancelarii adwokackiej Joanna Torbé & Partnerzy, ekspert BCC ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Według niej, w obecnym stanie prawnym w regulacjach dotyczących pracy zdalnej w firmach umieszczamy zapisy, z których wynika, czy pracownik ma wykonywać pracę zdalną z domu, czy też z innego miejsca, czy może miejsce to może być dowolne. - Jeżeli pracodawcy zależy na tym, aby pracownik pozostawał w dyspozycji pracodawcy na wezwanie, to wówczas określamy miejsce lub choćby odległość – zaznacza mec. Joanna Torbé. Przyznaje, że ilość stanów faktycznych powoduje, że nawet w ramach jednej firmy te regulacje mogą być różne w zależności od stanowiska, jakie zajmują pracownicy.
Zobacz szkolenie w LEX: Praca zdalna jako długotrwałe rozwiązanie - jak właściwie chronić dane osobowe? >
– Uważam, że swoboda pracodawców w tym zakresie to najlepsze z możliwych rozwiązań. Z kolei pracodawcy muszą mieć świadomość, że nie można wyłącznie odesłać pracownika do pracy zdalnej, ale trzeba zadbać o instrukcje i procedury – mówi mec. Joanna Torbé.
Czytaj również: Prawie 60 proc. pracowników oczekuje, że po pandemii częściej będzie pracować zdalnie
Co grozi pracownikowi?
Zdaniem dr hab. Marcina Wujczyka, pracownik musi zdawać sobie sprawę z tego, że samowolna zmiana miejsca wykonywania pracy zdalnej wiązać się może z konsekwencjami od kary porządkowej poczynając, a na zwolnieniu dyscyplinarnym kończąc. – Pracodawca powinien zadbać o jasny komunikat wskazujący miejsce, w którym praca zdalna ma być wykonywana i reguły, w jakich może dojść do zmiany tego miejsca – twierdzi.
Sprawdź w LEX: Od którego momentu kończy się świadczenie pracy w charakterze home office, a zaczyna telepraca? >
- Trudno jest mówić, że pracownik, który wyjeżdża za granicę i stamtąd pracuje zdalnie, nie informując przy tym wcześniej pracodawcy, jeżeli taki obowiązek został przez niego skutecznie wprowadzony, faktycznie pozostaje do jego dyspozycji i wykonuje swoje obowiązki zgodnie z ustaloną organizacją pracy. W takim przypadku może to być nawet podstawa dla wyciągnięcia negatywnych konsekwencji wobec pracownika – uważa mec. Bartłomiej Włodarski. Tym bardziej, że – jak podkreśla – pracownik potencjalnie może narazić w ten sposób nie tylko siebie (na przykład poprzez ryzyko braku ubezpieczenia zdrowotnego w innym kraju i ewentualne konsekwencje w tym zakresie w związku z wypadkiem czy zachorowaniem), ale i pracodawcę, który zobowiązany jest do odpowiednich rozliczeń związanych ze stosunkiem pracy, takich jak odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanego mu wynagrodzenia składek na ubezpieczenie społeczne.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
