Chodzi o raport „Praca zdalna. Pierwszy krok na drodze do nowoczesnego środowiska pracy”, jaki przygotowała kancelaria DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy przy wsparciu Dehora Consultancy Group.
Raport został opracowany na podstawie badań, jakie przeprowadzili jego autorzy. Nie były to jednak badania prowadzone na próbie reprezentatywnej. Ankiety przeprowadzano w okresie od 16 września 2020 r. do 26 października 2020 r., w przeważającej większości za pośrednictwem wideo konferencji. Większość (ponad 90 proc.) badanych firm należała do sektora prywatnego. Mniej więcej w równej mierze były to firmy produkcyjne i usługowe z niewielką przewagą firm usługowych (64 proc.). 74 proc. ankietowanych pracodawców jest częścią korporacji globalnej. Pozostała grupa to firmy lokalne bez spółek zależnych poza granicami Polski (30 proc.) oraz firmy lokalne ze spółkami zależnymi poza granicami Polski (4 proc.). Wśród badanych dominowały firmy zatrudniające powyżej 500 osób (56 proc.) oraz firmy korzystające z pracy zmianowej (ponad 69 proc. badanych). Większość rozmówców rekrutowała się ze ścisłego kierownictwa tych przedsiębiorstw – niektórzy z nich wchodzili także formalnie w skład zarządu.
Sprawdź również książkę: Kształtowanie przestrzeni pracy. Praca w biurze, praca zdalna, coworking >>
Przed pandemią – w ograniczonym zakresie, traktowana jak benefit
Przed wybuchem pandemii tylko 14 proc. ankietowanych nie korzystało z żadnych form wykonywania pracy zdalnej. Większość, bo w sumie aż 86 proc. ankietowanych firm, korzystało z różnych form pracy na odległość takich jak telepraca, praca zdalna lub home office. W tym 48 proc. stosowało telepracę, 74 proc. – pracę zdalną, a 4 proc. korzystało z innych form pracy zdalnej. Tylko niektóre firmy korzystały jednocześnie ze wszystkich ww. typów pracy na odległość. Mimo to, jak zauważają autorzy badania, praca zdalna miała charakter sporadyczny, odbywała się w nieznacznym, ograniczonym zakresie – np. jednego dnia w tygodniu lub czterech dni w miesiącu. Czasami była ona dostępna tylko dla wybranych stanowisk lub możliwość wykonywania pracy w warunkach pracy zdalnej była uzależniana od zgody przełożonego. W wielu przypadkach, jak twierdzą autorzy raportu powołując się na przeprowadzone rozmowy, pozwolenie na realizowanie obowiązków pracowniczych poza biurem było traktowane jako forma benefitu pracowniczego.
Zobacz procedurę w LEX: Praca zdalna w dobie pandemii koronawirusa >
Żadna z firm przed pandemią nie wprowadziła pracy zdalnej w wyższym zakresie niż 25 proc. łącznego czasu pracy (u 56 proc. badanych praca zdalna obejmowała nie więcej niż 5 proc. łącznego czasu pracy). Jak podkreślają autorzy raportu, wykonywanie pracy w warunkach telepracy było rzadziej stosowane niż praca zdalna, pomimo, iż tylko telepraca przed pandemią doczekała się kodeksowych uregulowań. I właśnie z tego powodu, a dokładnie jej przeregulowania, była tak rzadko stosowana.
Do marca 2020 roku większość firm zapewniała narzędzia niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, takie jak komputery (86 proc. ankietowanych) czy oprogramowanie (82 proc.). 60 proc. badanych nie monitorowało wykonywanej pracy zdalnej w żadnej formie. Tylko dwie firmy wypłacały dodatki za korzystanie z narzędzi pracownika przy realizacji pracy zdalnej (96 proc. badanych nie wypłacała takiego dodatku).
Zobacz procedurę w LEX: Ryczałt za sprzęt używany do pracy zdalnej w dobie pandemii koronawirusa >
Co ciekawe, przed pandemią 36 proc. respondentów nie posiadało żadnych regulacji dotyczących pracy zdalnej, a spośród firm, które stosowały różne formy pracy zdalnej aż 41,86 proc. nie posiadało wewnętrznych regulacji dotyczących pracy zdalnej. Z raportu ponadto wynika, że 25,58 proc. firm stosujących pracę zdalną posiadało regulacje dotyczące pracy zdalnej w regulaminie pracy, a 37,20 proc. – posiadało odrębne regulacje. Natomiast 18,60 proc. regulowało ją w innych aktach wewnętrznych (mailowych zaleceniach jak wykonywać pracę zdalną, polityce pracy zdalnej będącej wskazówką, jak świadczyć pracę w warunkach pracy zdalnej oraz innych miękko zapisanych regulacjach).
Czytaj w LEX: Praca zdalna pod kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy >
Pandemia wymusiła pracę zdalną
Wybuch epidemii koronawirusa i przejście na pracę zdalną w marcu było – jak mówi nam Michał Kibil, adwokat, senior partner w kancelarii DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy – rewolucją dla firm. – Przedsiębiorcy musieli szybko przestawić się na zarządzanie kryzysowe, szybko zapewnić infrastrukturę do pracy zdalnej, zagospodarować, by wszędzie tam, gdzie było to możliwe utrzymać miejsca pracy – mówi mec. Kibil. W jego ocenie, pandemia wymusiła i przyśpieszyła procesy przechodzenia firm na digitalizację, a kolejne obostrzenia wymagały opracowywania kolejnych reguł działania firm. – Dziś wyszliśmy z zarządzania kryzysowego przy wdrażaniu pracy zdalnej i jesteśmy gotowi do wyniesienia jej na kolejny poziom – ocenia mec. Michał Kibil.
Czytaj w LEX: Ochrona danych osobowych przy pracy zdalnej >
Jego słowa potwierdzają dane z raportu. Okazuje się, że większość badanych pracodawców zdecydowała się na powrót do biur w ciągu pierwszych 6 miesięcy od rozpoczęcia pandemii, z czego ponad trzy czwarte - przed końcem maja 2020 r. 8 proc. ankietowanych pracodawców zamknęło biura na jeden miesiąc, a zdecydowana większość (42 proc.) pozostawała w permanentnej izolacji przez pierwsze trzy miesiące od rozpoczęcia epidemii. 10 proc. firm wróciło do biur między czerwcem i wrześniem br., a 14 proc. pracodawców na dzień przeprowadzania ankiety pozostawało przy pełnej izolacji, jednak zamierzało wrócić do biur przed końcem 2020 r. Nieco mniej, bo 10 proc. zdecydowało, iż pracownicy będą pracować w trybie zdalnym co najmniej do końca roku 2020. - W znacznej liczbie przypadków dostęp do biura został udzielony wyłącznie tym pracownikom, których obecność w nich była niezbędna z punktu widzenia krytycznych procesów organizacji – zauważają autorzy raportu. Twierdzą, że 9 na 10 pracodawców wprowadziło ograniczenia w korzystaniu z biur, w tym w przeważającej większości wprowadzano ograniczenia związane z liczbą osób, które mogą jednocześnie przebywać w danej przestrzeni. - Można więc śmiało twierdzić, że praca hybrydowa w dużej mierze na stałe zagościła w poszczególnych organizacjach – czytamy w raporcie.
W czasie pandemii prawie wszyscy badani pracodawcy wyposażyli swoich pracowników w komputery. Nawet jeżeli nie były to komputery przenośne (laptopy), to zapewniali im możliwość korzystania z komputerów stacjonarnych dostarczając je do domów pracowników. 1/3 respondentów zapewniła pracownikom Internet do pracy zdalnej.
Zobacz procedurę w LEX: Koszty uzyskania przychodu podczas pracy zdalnej >
Ponadto przeważająca większość pracodawców (78 proc.) uregulowała świadczenie pracy zdalnej w wewnętrznych dokumentach, a jedynie 12 proc. dokonało tego w formie zmian w regulaminie pracy. - Preferowano miękkie regulacje (zalecenia, instrukcje) ponad sformalizowane procedury, ze względu na potrzebę zapewnienia elastyczności wprowadzanych zasad oraz krótkiego czasu na ich wprowadzenie – podkreślają autorzy raportu.
Co ciekawe, w okresie epidemii pracodawcy zapewniali pracownikom znaczną liczbę szkoleń (także tych tym te dotyczących organizacji pracy zdalnej, korzystania z powierzonych im narzędzi czy cyberbezpieczeństwa), także pod kątem podnoszenia osobistych kwalifikacji poszczególnych pracowników.
W większości przypadków, wiodącą rolę we wdrażaniu zmian pełniły nie tylko działy HR, ale też IT, co wyraźnie pokazuje jak istotny jest wpływ technologii na procesy zarządzania ludźmi w nowej organizacji pracy.
- Jak wynika z przeprowadzonych przez nas rozmów, wszyscy ankietowani pracodawcy rozważają utrzymanie pracy zdalnej po okresie COVID-u, co najmniej w modelu pracy hybrydowej. Jeżeli chcemy być na to gotowi, czas jest sprawdzić, czy są obszary, które w okresie lockdown’u z naturalnych względów były przez nas traktowane jako mniej istotne - np. obszar cyberbezpieczeństwa, czasu pracy pracowników zdalnych, czy też dostosowania zasad ochrony danych osobowych do pracy z domów - podkreśla mec. Michał Kibil. I dodaje: - Jeżeli tak, to mamy odpowiedni moment, aby nimi zarządzić, doprecyzowując regulacje, czy też eliminując określone ryzyka, jakie mogą się wiązać ze zmianą funkcjonowania organizacji.
Zobacz w LEX: Praca zdalna - zarządzanie zespołem zdalnym - szkolenie online >
- Raport dowodzi tego, że praca zdalna, mimo że ma charakter wyjątkowy, sprawdza się w czasach pandemii. Jednocześnie obnaża słabość przepisów Kodeksu pracy, które nie nadążają za potrzebami pracowników i pracodawców – mówi dr hab. Monika Gładoch, prof. UKSW, kierownik Katedry Prawa Pracy, radca prawny. Jej zdaniem, przykładem tego jest telepraca jako instytucja przeregulowana, w pewnym stopniu anachroniczna, a w konsekwencji nie do zastosowania. - To także ważna wskazówka, jak powinno być tworzone prawo pracy, a w przyszłości także nowy Kodeks pracy. Przepisy powinny być proste i zwięzłe, a ponadto oparte na zaufaniu – podkreśla prof. Gładoch.
Zobacz procedurę w LEX: Praca zdalna podczas kwarantanny i izolacji – zasady nabywania prawa do świadczeń i ich rodzaj >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
