Z sygnałów, jakie docierają do naszej redakcji wynika, że wiele firm szuka sposobów na monitorowanie pracy pracowników, którzy wysłani zostali na pracę zdalną, albo wykonują pracę zdalnie, za zgodą pracownika. Na trudności w nadzorze skarżą się pracodawcy i działy HR. Nie wszyscy przedsiębiorcy decydują się jednak na śledzenie pracowników za pomocą elektroniki. Są tacy, którzy stawiają na zaufanie do pracownika i deklarowanego przez niego czasu pracy.

- Jeśli chodzi o monitorowanie efektów pracy to najwięcej problemów i wątpliwości pojawia się przy korzystaniu z pracy zdalnej – potwierdza Wioletta Żukowska-Czaplicka, ekspert ds. regulacji Pracodawców RP. Bo, jak tłumaczy,  wielu pracodawców musiało przejść na pracę zdalną z dnia na dzień, nie mając wcześniej takich doświadczeń, wewnętrznych procedur ani wyczerpującej regulacji prawnej. - Właśnie przy korzystaniu z pracy zdalnej pojawiły się problemy związane z monitorowaniem pracy i kontrolą pracowników. Nie każda firma, zwłaszcza mała, dysponuje odpowiednim oprogramowaniem czy systemem umożliwiającym mierzenie efektywności swoich pracowników. Przy pracy zdalnej jest to też nierzadko trudne – podkreśla Żukowska-Czaplicka.

 

Sprawdź również książkę: Kodeks pracy ze schematami >>


Codzienne telekonferencje, kalendarz a nawet programy śledzące

- W dobie COVID-19 i pracy zdalnej wiele firm decyduje się na wprowadzenie rozwiązań, które pozwalają na lepsze raportowanie wykonanej pracy – mówi Katarzyna Lorenc, prezes BIZYOU, ekspert BCC ds. rynku pracy oraz zarządzania i efektywności pracy. Jak mówi, powszechnie wykorzystywaną przez pracodawców formą tzw. miękkiego monitoringu jest codzienny briefing  i odprawy za pośrednictwem np. Microsoft Teams, które powodują dobrą wymianę informacji.Mamy też kalendarze, do których można wpisywać zadania zlecane pracownikom i do których wpisywane są też wyniki pracy poszczególnych pracowników. Są także listy zadań połączone z  programem pocztowym – podkreśla Lorenc.

Czytaj w LEX: Płaca minimalna w 2021 r. i wysokość innych świadczeń >

Zdaniem eksperta BCC ds. rynku pracy oraz zarządzania i efektywności pracy, niektóre firmy stawiają w tej kwestii na elektronikę. Chodzi o tzw. programy śledzące, które pozwalają ustalić, jak często pracownik rusza myszką, albo jak często i na jakie strony internetowe wchodzi.

- Potrzebujemy dobrych rozwiązań prawnych dotyczących pracy zdalnej. Na przykład możliwości wprowadzenia w niektórych przypadkach 8-godzinnego czasu pracy rozliczanego w ciągu 12 godzin – mówi Katarzyna Lorenc.

Czytaj w LEX: Organizacja pracy zdalnej w kontekście technicznego bezpieczeństwa pracy >

Według Wioletty Żukowskiej-Czaplickiej, sami pracownicy narzekają na to, że pracując w domu częściej się dekoncentrują (ze względu na obowiązki domowe czy rodzinne), pracują dłużej i nie zawsze efektywniej. Tutaj wchodzi kwestia nadgodzin i ich rozliczania. W tym zakresie – jak uważa ekspert ds. regulacji Pracodawców RP - warto zastanowić się nad wprowadzeniem odpowiednich zmian prawnych, w ramach prac legislacyjnych nad zmianami dotyczącymi pracy zdalnej, oczywiście mając na uwadze specyfikę tej formy, która rządzi się innymi prawami i w dużej mierze opiera się na zaufaniu stron.

Czytaj w LEX: Przywództwo w czasach pandemii >

Z kolei w opinii Roberta Lisickiego, dyrektora Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan, czas pracy w pracy zdalnej to jedna z kwestii, która będzie przedmiotem dyskusji, ale w dalszej kolejności. - Wykonywanie pracy zdalnie w czasie epidemii koronawirusa faktycznie przesuwa nas w stronę efektywności. Sprawdzanie tej efektywności  i realizowanych zadań nie odbiega jednak znacząco od rozliczania pracy z okres przed COVID-19 - podkreśla Robert Lisicki. Jak twierdzi, duża część pracodawców nie odnotowuje spadku efektywności. – Mam wrażenie, że wszystko zależy od tego, jaka była w danym zakładzie pracy efektywność wykonywania zadań i kultura organizacji pracy jeszcze przed epidemią – zaznacza Lisicki. Zapewnia, że kierowany przez niego Departament Pracy Konfederacji Lewiatan nie otrzymuje sygnałów od pracodawców o potrzebie wzmożonego monitorowania pracowników czy stosowania wręcz programów śledzących.

- Informacje, które pojawiały się w kontekście ograniczenia dostępu do powierzonego sprzętu pracownikom pojawiały się w kontekście instytucji finansowych  i były podyktowane co najwyżej względami bezpieczeństwa. Wszystko dlatego, że programy informatyczne wylogowywały pracownika po określonym czasie bezczynności – mówi Robert Lisicki. Jego zdaniem, praca zdalna wymaga przestawienia się mentalnego - zmiany podejścia do wykonywania zadań, i to zarówno ze strony pracodawcy, jak i pracownika.

Czytaj w LEX: Zadaniowy system czasu pracy w pytaniach i odpowiedziach >

- Nie mamy sygnałów od pracodawców, że tracą kontrolę nad pracownikami – podkreśla Robert Lisicki. I dodaje: - Wiele zależy bowiem od zarządzania pracownikami i sposobu rozliczania pracy. To jest kwestia zróżnicowana w zależności od sektora gospodarki i rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej.

 

Małgorzata Iżycka-Rączka, Krzysztof Wojciech Rączka

Sprawdź  
POLECAMY

Zmiana modelu pracy

- Zgodnie z przekazywanymi nam informacjami, działy HR faktycznie odnotowują problemy związane z zarządzaniem pracą pracowników przy wykonywaniu jej zdalnie – potwierdza Michał Kibil, adwokat, senior partner w kancelarii DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy. Jak mówi, przy pracy poza lokalem przedsiębiorstwa, ciężko jest zapewnić bezpośredni nadzór nad pracownikiem. Rozwiązaniem jest zmiana podejścia i nakierowanie zarządzania pracownikiem, na rozliczanie go z zadań, a nie czasu, który spędza przed komputerem. Przyznaje przy tym, że model rozliczania się z pracownikiem z zadań, które on wykonuje nie zawsze jest możliwy. W szczególności tam, gdzie praca wykonywana przez pracowników jest elementem konkretnego procesu, czy też działach, w których pracownicy muszą być dostępni w konkretnych godzinach (np. w call center, czy w działach wsparcia) pracownicy byli i będą rozliczani z czasu ciągłej pracy. Pojawia się pytanie, czy i jak to kontrolować.

Czytaj w LEX: Obliczanie podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przy zmianie etatu >

- Jak wskazują badania prowadzone przez naszą kancelarię, pomimo, że nowe technologie dają praktycznie nieograniczone możliwości badania aktywności pracownika pod kątem jego efektywności, zdecydowana mniejszość pracodawców jest zainteresowana ich stosowaniem. Może to wynikać z głębokiego zaufania do pracowników, albo obawy, że pracownik nadmiernie inwigilowany będzie bardziej skłonny do zmiany miejsca pracy – zaznacza mec. Kibil. I dodaje: - Na pewno kwestia monitorowania efektywności pracowników i zarządzania tą efektywnością jest istotnym zagadnieniem dla szefów i działów HR, ale to jest bardziej odpowiedzialność osób zarządzających zespołami i umiejętność dbania o zaangażowanie pracowników a nie konieczność patrzenia wirtualnie na ręce pracowników, by sprawdzić, czy faktycznie poświęcają oni każdą minutę na pracę.

Czytaj w LEX: Rozkłady czasu pracy - obowiązek i sposób sporządzania >

Zresztą – co podkreśla mec. Michał Kibil – nie ma takiego systemu kontroli, którego nie da się oszukać. Tak jak stosowane listy obecności w biurach relatywnie rzadko odwzorowują faktyczny czas pracy pracownika, tak chyba nie ma systemu IT stosowanego do kontroli czasu pracy, którego kreatywny pracownik nie mógłby obejść w prosty sposób. Kluczowym pytaniem jest, dlaczego pracownik miałby mieć powód, aby uciekać się do podstępu. - Może warto zastanowić się nad tym, czy wprowadzane przez nas rozwiązania, rzeczywiście mają sens, czy też stanowią element fikcji propagowanej przez obie strony stosunku pracy – zauważa.

Zobacz procedurę w LEX: Ryczałt za sprzęt używany do pracy zdalnej w dobie pandemii koronawirusa >

Zresztą takie patrzenie na ręce pracownikom czasami może przynieść efekt odwrotny od zamierzonego, tak jak to się stało w firmie, która wprowadziła system monitorujący ruch myszki na komputerze. W efekcie pracownicy zaczęli kupować zegarki mechaniczne i kłaść je na myszce tylko po to, aby czuły mechanizm odnotowywał ruchy myszki jako pracę pracownika.

Zobacz procedurę w LEX: Zasady ewidencjonowania czasu pracy pracowników >

Zdaniem Waldemara Urbanowicza, adwokata z kancelarii adwokacko-radcowskiej Gujski Zdebiak, to, czy pracodawca decyduje się na monitorowanie pracy zdalnej swoich pracowników zależy od danej branży, a nawet organizacji. – Jeżeli pracodawca zadbał o prawidłowe raportowanie wykonanej pracy, a przede wszystkim ustalił regulamin rozliczania zadań i sposób przydzielania zleceń, to nie będzie miał problemu z pociągnięciem pracownika do odpowiedzialności dyscyplinarnej w przypadku niewykonania zadania w określonym terminie. Jednak muszą to być wyraźnie określone reguły postępowania, niekoniecznie w sztywnej postaci regulaminu. Ważne, by dokładnie określić zadania i precyzyjnie wskazać zasady postępowania – twierdzi mec. Urbanowicz.

Sprawdź w LEX: Gdzie należy przechowywać dokumenty: zawiadomienie o przestoju oraz polecenie pracy zdalnej, jeżeli zostały przygotowane imiennie dla pracowników? >

 


Przy tej okazji radzi zarówno pracodawcy, jak i pracownikom dochowanie formy pisemnej komunikacji między stronami. – Najważniejszym błędem pracowników jest niekomunikowanie przełożonemu tego, ile są w stanie zrobić – zauważa mec. Waldemar Urbanowicz. Tymczasem, jak twierdzi, pracodawca, który widzi sprawnego pracownika, zawsze będzie mu dokładał pracy. Dlatego, jego zdaniem, tak ważne jest ze strony pracowników komunikowanie własnych możliwości i sygnalizowanie przeciążenia pracą. – Pracownik zawsze na piśmie powinien pytać przełożonego o to, które ze zleconych mu zadań ma wykonać w pierwszej, drugiej czy trzeciej kolejności, bo finalnie decyzję podejmuje pracodawca, bo to on zarządza procesem pracy – dodaje.

Czytaj również: Jest pierwsza skarga o zagrożeniu danych osobowych w pracy zdalnej>>
 

Pracodawcy chcą większej kontroli

Wioletta Żukowskia-Czaplicka przypomina, że w odniesieniu do konieczności zwiększenia kontroli nad pracownikami, pracodawcy od jakiegoś już czasu domagają się jasnych regulacji w zakresie kontroli szeroko rozumianej trzeźwości w miejscu pracy. - Opinia UODO wiąże im de facto ręce i na ten moment uniemożliwia prowadzenie takich kontroli. Tymczasem część prawników i ekspertów jest zdania, że przepisy RODO nie mogą stać ponad ciążącym na pracodawcy obowiązkiem zapewnienia zdrowych i bezpiecznych warunków pracy. Problem staje się coraz bardziej palący, o czym świadczą katastrofalne wydarzenia, o których systematycznie donoszą media – mówi Żukowska-Czaplicka. Według niej, pracodawcy oczekują jasnych wytycznych, jak mają postępować w takich sytuacjach. A, jak twierdzi, kwestia troski o zdrowie i bezpieczeństwo pracowników, w szczególności w obecnych czasach pandemii, staje się priorytetem. 

Zobacz w LEX: Trzy skuteczne narzędzia coachingowe w pracy własnej i z zespołem >