Zatrudnianie pracowników wykonujących pracę zdalnie z innego kraju może istotnie wpływać na sytuację prawną pracodawców. Dotyczy to tak relacji z samym pracownikiem, jak też relacji z organami państwowymi. W szczególności fakt wykonywania pracy poza granicami Polski może umożliwiać pracownikowi pozwanie pracodawcy przed sądem innego kraju oraz zmieniać zasady rozliczania podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne pracownika.
Czytaj również: Praca zdalna to nie urlop - nie można bez wiedzy firmy wykonywać jej z zagranicy>>
Zmiana modelu funkcjonowania rynku pracy
Pandemia oraz związane z nią obostrzenia na stałe zmieniły model funkcjonowania rynku pracy. Jedną z kluczowych zmian jest upowszechnienie się modelu pracy zdalnej. Jak wynika z naszych doświadczeń, dla wielu pracodawców – w szczególności zatrudniających pracowników biurowych – model ten będzie miał charakter podstawowy także po zakończeniu pandemii. Wprowadzenie modelu pracy zdalnej wpłynęło na znaczące zwiększenie mobilności pracowników. Mobilność ta coraz części obejmuje nie tylko pracę z innego miasta niż miasto siedziby pracodawcy, ale także pracę z innego państwa. Tymczasem zatrudnianie osób pracujących w innych krajach może pociągać za sobą szereg modyfikacji w zakresie obowiązków pracodawcy.
Utarte i stosowane przez lata procedury dotyczące pracowników wykonujących pracę na terenie Polski mogą więc wymagać aktualizacji. W zależności od przypadku konieczne może być wprowadzenie zmian w regulaminie pracy, czy też wzorach umów o pracę. Zakres ewentualnych aktualizacji uzależniony jest przede wszystkim od tego, czy pracownik wykonuje pracę z innego kraju w sposób względnie stały (np. przebywa tam przez większą część roku i tam znajduje się jego centrum interesów życiowych), czy też praca z innego kraju ma charakter incydentalny (np. przez 2 tygodnie w roku). W szczególności należy zwrócić uwagę na zagadnienia związane z prawem właściwym, które należy stosować do umowy z danym pracownikiem, zasadami rozliczania podatków oraz składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne.
Pracodawca może zostać pozwany przed sądem innego kraju
Większość pracodawców, którzy dotychczas prowadzili działalność skoncentrowaną na terenie Polski, przyzwyczajona jest do tego, że zawierane przez nich umowy regulowane są przez prawo polskie i ewentualne spory dotyczące tych umów będą toczyć się przed polskimi sądami. Przyzwyczajenie to należy jednak zrewidować, zwłaszcza jeżeli dany pracodawca zatrudnia pracowników wykonujących pracę z innego kraju. Nie zawsze bowiem umowa, w tym w szczególności umowa o pracę, zawarta przez pracodawcę z siedzibą na terenie Polski, będzie podlegać prawu polskiemu. Ponadto nawet jeśli umowa o pracę będzie podlegać prawu polskiemu, to spory wynikające z tej umowy nie zawsze będą rozstrzygane przez polskie sądy.
Jeżeli chodzi o kwestię prawa właściwego, to opisany problem dotyczy w szczególności przypadków, w których pracownik wykonuje pracę z terytorium innego kraju. W takim przypadku może okazać się, zwłaszcza jeżeli umowa o pracę nie będzie wskazywać prawa właściwego, że dana umowa podlega w całości prawu kraju, w którym pracownik wykonuje pracę zdalnie (art. 8 ust. 2 tzw. rozporządzenia Rzym I). Jeżeli natomiast umowa o pracę podlegać będzie prawu obcemu, na pracodawcy ciążyć będą co do zasady wszystkie obowiązki wynikające z prawa pracy obowiązującego w innym kraju.
Ponadto niezależnie od tego, jakiemu prawu podlega dana umowa o pracę, wykonywanie pracy z innego kraju może również otwierać przed pracownikiem uprawnienie do pozwania pracodawcy przed sądem innego kraju. Jak wskazuje bowiem art. 21 tzw. rozporządzenia Bruksela I bis, pracodawca może zostać pozwany także przed sąd miejsca, w którym pracownik zazwyczaj świadczy lub ostatnio zazwyczaj świadczył pracę. W przypadku dłuższego przebywania pracownika na terytorium innego kraju, pracownik może zatem uzyskać uprawnienie do pozwania pracodawcy przed sądem tego kraju – niezależnie od tego, że siedziba pracodawcy będzie znajdować się w Polsce.
Te problemy w pewnym zakresie można rozwiązać przez właściwe uregulowanie kwestii prawa właściwego w treści umowy o pracę. Dotyczy to nie tylko umów o pracę zawieranych z nowymi pracownikami, którzy będą wykonywać pracę z innego kraju, ale również umów o pracę z dotychczasowymi pracownikami, którzy zamierzają zmienić swoje miejsce wykonywania pracy. Samo uregulowanie prawa właściwego nie rozwiąże jednak wszystkich potencjalnych problemów. Nawet w przypadku wskazania w treści umowy prawa polskiego jako wiążącego, pracodawca może być zobowiązany do stosowania niektórych przepisów prawa obcego (np. dotyczących minimalnego wynagrodzenia), czy też – jak wspomnieliśmy - zostać pozwanym przez pracownika przed sądem innego kraju.
Zaliczki na podatek dochodowy
Krajowe regulacje uzależniają obowiązek poboru przez pracodawcę zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi od tego, czy dochód pracownika podlega opodatkowaniu w Polsce. Z punktu widzenia pracodawcy względnie bezpieczna jest więc sytuacja, gdy dokonuje on poboru zaliczki od całego wypłacanego pracownikowi wynagrodzenia.
W przypadku wykonywania pracy z zagranicy jednoznaczne rozstrzygnięcie, czy dochody pracownika podlegają opodatkowaniu w Polsce wymaga uwzględnienia przepisów dotyczących nieograniczonego i ograniczonego obowiązku podatkowego (odpowiednio art. 3 ust. 1 i 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) oraz w pewnych sytuacjach umów o unikaniu podwójnego opodatkowania (dalej: UPO), zawartych z poszczególnymi krajami, czy też uwzględnienia regulacji podatkowych państwa trzeciego. Należy jednak pamiętać, że UPO – o ile została zawarta z danym krajem i znajduje zastosowanie – mają pierwszeństwo przed regulacjami krajowymi. Polska posiada zawarte UPO m.in. ze wszystkimi krajami należącymi do Europejskiego Obszaru gospodarczego (w tym całą UE i kilkoma dodatkowymi państwami europejskimi). Umowy te w istotnym zakresie zbudowane zostały oparciu o rozwiązania wynikające z Modelowej Konwencji OECD dotyczącej podatków dochodowych.
Polski system podatkowy oraz systemy innych państw unijnych oparte zostały na podobnych założeniach – oczywiście szczegółowa treść UPO wymaga potwierdzenia w każdym indywidualnym przypadku. Dla rozstrzygnięcia okoliczności podlegania opodatkowaniu w danym kraju odwołują się one zazwyczaj do kryterium miejsca zamieszkania (ustalanego najczęściej na podstawie długości okresu przebywania w danym kraju lub zlokalizowania w nim tzw. centrum interesów życiowych) oraz do kryterium miejsca wykonywania pracy. Ewentualny konflikt pomiędzy różnymi jurysdykcjami podatkowymi rozstrzygany jest zgodnie z UPO. W przypadku pracy zdalnej dotyczyć to będzie w zasadzie przypadku, gdy: (i) miejsce zamieszkania jest inne niż miejsce wykonywania pracy; lub (ii) oba państwa - zgodnie z krajowymi regulacjami - uznają pracownika za swojego rezydenta podatkowego (są to podstawowe sytuacje, w których dochodzić może do podwójnego opodatkowania wynagrodzenia wypłacanego na rzecz pracownika).
Co istotne, przy ustalaniu okoliczności istotnych dla oceny zakresu swoich obowiązków jako płatnika, pracodawca polega w zasadzie na oświadczeniach pracownika i nie posiada narzędzi pozwalających na weryfikację prawdziwości takich oświadczeń. Jednocześnie w związku ze statusem płatnika ryzyko błędu obciąża przede wszystkim pracodawcę. W razie ewentualnych nieprawidłowości urząd skarbowy zgłosi się bowiem po niewpłacony podatek do płatnika, który będzie mógł ewentualnie potem odzyskać tę należność od pracownika. W tym kontekście rezygnacja z pobierania zaliczek przez pracodawcę od całości lub części dochodu pracownika powinna następować dopiero po jednoznacznym potwierdzeniu, że pracownik nie podlega opodatkowaniu od tych dochodów w Polsce. Istotnym argumentem przy potwierdzaniu tej kwestii może być np. okoliczność przedłożenia przez pracownika certyfikatu rezydencji podatkowej.
Biorąc pod uwagę coraz większą powszechność wykonywania pracy przez pracowników w sposób zdalny z zagranicy, w przypadku pracodawców celowe jest więc przyjęcie wewnętrznych procedur, które uwzględniając systemowy wymiar tego problemu, pozwolą na zidentyfikowanie i zmitygowanie ryzyk po stronie pracodawcy.
Sprawdź również książkę: Współczesne monitorowanie pracy. Podstawy teoretyczne i metody zastosowania >>
Składki na ubezpieczenia społeczne
Kwestie związane z podleganiem ubezpieczeniom społecznym są regulowane przepisami wewnętrznymi poszczególnych państw. W przypadku Europejskiego Obszaru Gospodarczego stosowaniu podlegają unijne przepisy dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, które ujednolicają te kwestie w wymiarze ponadnarodowym.
Podstawową zasadą wynikającą z tych regulacji jest, że pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym tylko w jednym państwie (nawet gdy jest aktywny zawodowo w kilku) i jest to państwo, w którym praca jest wykonywana. Przepisy unijne nie określają, po upływie jakiego terminu pracownik powinien zostać zgłoszony do lokalnego systemu ubezpieczeń społecznych w danym państwie (tu decydują regulacje wewnętrzne), a ponadto nie normują sytuacji wykonywania pracy zdalnej z innego państwa.
Jednocześnie to pracodawca jest co do zasady podmiotem zobowiązanym do wykonania obowiązków związanych z rejestracją oraz odprowadzania należnych składek od wynagrodzenia pracownika, i ponosi za to odpowiedzialność. Przepisy przewidują pewne rozwiązania alternatywne, jak np. umowa o przejęciu przez pracownika obowiązków płatnika takich składek, czy też ustalenie w sformalizowanej procedurze, w którym państwie powinny być odprowadzane składki, przy czym praktyczna możliwość skorzystania z tych instrumentów jest wątpliwa, skoro pracownik tylko krótkookresowo relokuje się do innego państwa.
W obowiązującym stanie prawnym wykonywanie pracy zdalnej za granicą formalnie wiąże się więc z podleganiem przepisom o zabezpieczeniu społecznym w państwie wykonywania pracy. Obecne rozwiązanie jest zatem problematyczne, ponieważ nawet krótkookresowe przebywanie w innym kraju może prowadzić do objęcia pracownika systemem ubezpieczeniowym państwa wykonywania pracy. Przepisy są więc nieprzystosowane do istniejących uwarunkowań. Niewątpliwie należy w tym zakresie kierować się zasadami racjonalności. Krótkookresowe wykonywanie pracy w innym kraju nie powinno wiązać się z obowiązkiem odprowadzania składek do tamtejszego systemu ubezpieczeń społecznych. W tym przypadku również kluczowe będzie więc wdrożenie przez pracodawców odpowiednich procedur, które zabezpieczą identyfikację i mitygację powstających na tym polu ryzyk.
Przemysław Mazur – radca prawny w Romanowski i Wspólnicy
Filip Wawrzak – adwokat w Romanowski i Wspólnicy
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
