Od 1 stycznia 2026 r. osoby zatrudnione mogą doliczyć do stażu pracy okresy inne niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Tego dnia weszła bowiem w życie ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r., poz. 1423). Jej przepisy umożliwiające przeliczanie stażu pracy mają zastosowanie od 1 stycznia 2026 r. - wobec pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych, a od 1 maja 2026 r. - wobec pozostałych pracodawców.
Z sygnałów, jakie docierają do redakcji Prawo.pl wynika jednak, że są osoby w urzędach administracji publicznej, które do dziś czekają na decyzję w swojej indywidualnej sprawie, choć o przeliczenie stażu pracy wystąpiły na początku roku. - Jestem tym nieprzyjemnie zaskoczony, bo liczyłem, że to pójdzie sprawniej - napisał w mailu do redakcji jeden z urzędników.
Jak się okazuje, spore problemy mają ci, którzy chcą zaliczyć do stażu pracę na umowach zlecenia w okresie studiów, gdy nie podlegali zgłoszeniu do ZUS. Pracodawcy z sektora publicznego żądają od nich zaświadczeń od zleceniodawców i rekomendacji od nich, zeznań rocznych PIT, rachunków czy np. przelewów bankowych. Problem mają zwłaszcza osoby, których zleceniodawcy już nie istnieją albo historia rachunku bankowego nie obejmuje okresu, w którym pracowali, będąc studentem czy uczniem.
Czytaj również: Urzędy oszczędnościami na funduszu płac finansują przeliczenie stażu pracy>>
Jakie dokumenty zebrać?
Z informacji dostępnej na stronie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wynika, że osoby, które nie mogą uzyskać zaświadczenia z ZUS, mogą przygotować alternatywne dokumenty. Jeśli pracowały na umowie zlecenia lub umowie agencyjnej, to dokumenty potwierdzające zatrudnienie, to m.in. umowa zlecenie, umowa agencyjna, zaświadczenie od zleceniodawcy o okresie wykonywania zlecenia/umowy agencyjnej, dokumenty które mogłyby w wiarygodny sposób potwierdzić zatrudnienie, np. rachunki. Jeśli prowadziły pozarolniczą działalność gospodarczą, to zatrudnienie może być potwierdzone takimi dokumentami jak wypis z rejestru działalności gospodarczej wraz z dowodem opłacenia składki na ubezpieczenie społeczne. Jeżeli były członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej to takim dokumentem może być zaświadczenie wydane przez rolniczą spółdzielnię produkcyjną czy wpis do rejestru członków rolniczej spółdzielni produkcyjnej. Jeśli osoba pracowała lub prowadziła działalność gospodarczą za granicą to może potwierdzić wykonywanie pracy zarobkowej np. poprzez dokument z instytucji ubezpieczeniowych/podatkowych, dokumentem z rejestru o prowadzeniu działalności gospodarczej i zaświadczeniem wydanym przez zagranicznego pracodawcę.
Kogo obowiązuje termin 24 miesięcy na dostarczenie dokumentów potwierdzających wykonywanie umowy? - zobacz w LEX >
Jak ministerstwa radzą sobie z przeliczaniem stażu
Żeby sprawdzić, jak przeliczanie stażu pracy funkcjonuje w praktyce, wybraliśmy cztery ministerstwa, do których zwróciliśmy się z pytaniami. Chcieliśmy wiedzieć, czy MRPiPS wysłało do nich wytyczne odnośnie do weryfikacji umów, będących podstawą do przeliczenia stażu według nowych zasad i czy same ministerstwa opracowały zalecenia dla podległych jednostek co do postępowania w tego rodzaju sprawach. Zapytaliśmy też o to, czy dla uwiarygodnienia zatrudnienia w przypadku osób, które nie mają zaświadczeń z ZUS (a pracowały w okresie studiów), wystarczy sama umowa zlecenia. A jeśli nie, to jakich dokumentów wymagają.
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, będące pomysłodawcą tych przepisów, przekazało nam, że zgodnie z art. 302(1) par. 12 ustawy z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1423), ZUS wydając zaświadczenie, będzie potwierdzać podleganie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym m.in. z tytułu wykonywania umowy zlecenia/umowy agencyjnej. - Jeżeli okres zatrudnienia nie podlega zgłoszeniu do ZUS, ciężar udowodnienia zatrudnienia spoczywa na pracowniku, na zasadach ogólnych reguł dowodowych. Zaliczenia okresów do okresów zatrudnienia będzie dokonywał pracodawca na podstawie przedłożonych przez pracownika dokumentów. Sam fakt zawarcia umowy zlecenia na określony okres nie oznacza, że zlecenie było faktycznie wykonywane przez cały ten czas - podkreśliło. Według MRPiPS, istnienie, bądź nie, firmy - nie ma znaczenia z perspektywy wliczania danego okresu do stażu pracy. Kluczowe jest przedstawienie dokumentów potwierdzających wykonywanie umowy zlecenia/umowy agencyjnej. Okres nieudokumentowany nie może zostać zaliczony do stażu pracy.
Jak zaznaczył dalej resort, jeśli treść zebranych dokumentów nie budzi wątpliwości co do autentyczności, zakresu i spójności wskazanych danych, pracodawca powinien zaliczyć ten okres do stażu pracy.
Zobacz też w LEX: Ustalanie stażu pracy według nowych zasad – konsekwencje dla pracodawcy >
MRPiPS wskazało też na art. 22(1) k.p., na podstawie którego pracodawca może żądać udokumentowania danych, w tym przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, np. wykonywania zlecenia, umowy agencyjnej. Pracodawca dokonuje weryfikacji przedłożonych dokumentów w celu potwierdzenia rzeczywistego wykonywania zlecenia i podejmie decyzję w zakresie zaliczenia wskazanego okresu do stażu pracy, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. - Jeżeli osoba wykonywała pracę na podstawie umowy zlecenia/umowy agencyjnej dokumentami potwierdzającymi zatrudnienie mogą być m.in.: umowa zlecenie, umowa agencyjna/aneks do umowy, zaświadczenie od zleceniodawcy o okresie wykonywania zlecenia, deklaracje/wnioski z urzędu skarbowego, a także inne dokumenty, które mogłyby w wiarygodny sposób potwierdzić zatrudnienie np., rachunki, referencje od byłego pracodawcy zawierające informacje o okresie i formie zatrudnienia - twierdzi MRPiPS. Jak zaznacza, ostatecznie to pracodawca będzie decydował o zaliczeniu danego okresu, czy przedstawione przez pracownika dokumenty w sposób wystarczający potwierdzają – w jego ocenie - okres wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia czy umowy agencyjnej. Musi mieć jednocześnie świadomość ewentualnego sporu sądowego z pracownikiem.
W LEX znajdziesz wzór zaświadczenia o okresie świadczenia usług na podstawie umowy cywilnoprawnej >
MRPiPS nie wydaje wytycznych odnośnie stosowania ustawy stażowej dla urzędów administracji publicznej, jako że nie jest uprawnione do dokonywania powszechnie obowiązującej wykładni ustaw - przekazało ministerstwo. Zaraz też stwierdziło: - Ministerstwo, ze swojej strony, udziela odpowiedzi na zadane przez konkretny urząd/instytucje czy obywatela pytania odnośnie interpretacji przepisów ustawy stażowej. Należy jednak zauważyć, iż poglądy prawne wyrażane przez MRPiPS nie są wiążące dla stron konkretnych stosunków pracy, Państwowej Inspekcji Pracy oraz sądów. Jedynymi organami uprawnionymi do wykładni przepisów prawa są sądy.
Zobacz w LEX: Przeliczenie stażu pracy po wejściu w życie nowych zasad ustalania stażu pracy >
Brak wytycznych MRPiPS potwierdzają pozostałe resorty.
Ministerstwo Rozwoju i Technologii przekazało nam, że przepisy nie precyzują konkretnych wymagań w tej kwestii. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zamieszczonymi na stronie, w przypadku braku możliwości uzyskania zaświadczenia z ZUS pracownik powinien przygotować alternatywne dokumenty, które mogłyby w wiarygodny sposób potwierdzić zatrudnienie. Ponadto pracodawca dokonuje zaliczenia okresów na podstawie dokumentów przedstawionych przez pracownika i ma prawo ich nie uznać, jeśli budzą uzasadnione wątpliwości. Wyjaśnienia dotyczące dokumentów, które mogą potwierdzać okresy zatrudnienia przekazywane były również przez osoby prowadzące liczne szkolenia w tym zakresie - czytamy w odpowiedzi MRiT. Jak zapewnia, MRPiPS nie wystosowało bezpośrednio do MRiT wytycznych odnośnie do weryfikacji umów będących podstawą do przeliczenia stażu według nowych zasad. W MRiT nie zostały opracowane zalecenia dla podległych jednostek co do postępowania w tego rodzaju sprawach. Pytane zaś o uwiarygodnienie zatrudnienia MRiT stwierdziło: - Dla uwiarygodnienia zatrudnienia w przypadku osób, które nie mają zaświadczeń z ZUS, nie wystarczy sama umowa zlecenia. W takich przypadkach zazwyczaj wymagane jest jeszcze potwierdzenie otrzymania zapłaty, np. z wyciągu bankowego, zaświadczenie od zleceniodawcy, rozliczenia z urzędem skarbowym.
Zobacz w LEX: Staż pracy 2026 w firmach i administracji - wyjaśnienia praktycznych problemów >
- Ministerstwo Finansów nie przygotowywało zaleceń dla podległych jednostek odnośnie weryfikacji umów będących podstawą do przeliczenia stażu według nowych zasad - zapewnia natomiast MF. Podkreśla przy tym, że zaliczenie takich okresów odbywa się na podstawie zaświadczeń wystawianych przez podmiot, na rzecz którego świadczone były usługi. W przypadku braku możliwości uzyskania takiego zaświadczenia, pracownicy oprócz umowy przedkładają dodatkowo rachunki potwierdzające wykonanie umowy, potwierdzenia przelewów wynagrodzenia za wykonanie umowy lub PIT-11 pod warunkiem, że w umowie określono wynagrodzenie miesięczne kwotowo a nie godzinowo.
Czytaj też w LEX: Nowe zasady ustalania stażu pracy, od którego są uzależnione uprawnienia pracownicze - analiza >
- W resorcie kultury sama umowa zlecenia, np. w przypadku osób, które pracowały w okresie studiów i nie posiadają zaświadczenia z ZUS, nie jest wystarczającym potwierdzeniem zatrudnienia w okresie nauki. Oprócz umowy zlecenia wymagany jest także dowód wypłaty wynagrodzenia lub potwierdzenie przelewu bankowego wpływu wynagrodzenia od zleceniodawcy z tytułu umowy zlecenia. Pracownik może również przedstawić zaświadczenie od zleceniodawcy z potwierdzeniem zawarcia umowy, wykonania pracy i otrzymywania wynagrodzenia. Ministerstwo nie nadzoruje podległych jednostek w zakresie kadrowym - te kwestie pozostają wyłącznie w kompetencji ich dyrektorów - poinformował nas Piotr Jędrzejowski, rzecznik prasowy Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
Czytaj również: Nie ma pieniędzy na wyższe nagrody, bo... pracownicy nie chorowali>>
Nikt nie przejmuje się studentami i uczniami
- Od strony materialnoprawnej sprawa jest oczywista: osobom, które pracowały na umowie cywilnoprawnej okres ten można również zaliczyć do stażu pracy. Problem może być tylko z udowodnieniem tej pracy. W przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę jest świadectwo pracy, musi być wydane, a pracujący od dziesiątek lat wiedzą, że to bardzo ważny dokument. W tym przypadku udowodnienie jest proste. W przypadku umów cywilnoprawnych nie wydaje się świadectwa pracy. Dlatego ustawodawca przewidział możliwość uzyskania z ZUS zaświadczenia potwierdzającego wykonywanie takiej pracy, co pozwala zaliczyć ten okres do stażu pracy. W przypadku pracy uczniów i studentów, której państwo odmawia udzielenia ochrony ubezpieczeniowej, nie ma rejestru, który mógłby potwierdzić wykonywanie pracy w przeszłości - mówi dr Tomasz Lasocki z Wydziału Administracji i Nauk Społecznych Politechniki Warszawskiej, ekspert Federacji Przedsiębiorców Polskich. Jak zauważa, patrząc wstecz - jeszcze kilka czy kilkanaście lat temu nikt nie mógł przewidzieć, że ważne będzie dokumentowanie pracy w okresie nauki lub studiów.
- Nie przejmowano się i nadal nie przejmuje się pracującymi uczniami i studentami. To nie tylko brak ochrony – w tym również od wypadków przy pracy, ale także brak jakiegokolwiek dowodu potwierdzającego nabycie doświadczenia zawodowego. Ani zleceniodawca go nie wystawia, ani państwo tej pracy w żaden sposób nie ewidencjonuje - mówi dr Lasocki. Jednocześnie przyznaje, że sam dokument umowy zlecenie potwierdza jedynie, że strony zamierzały współpracować. - Wszystko zależy od tego, jak do sprawy podejdzie konkretny pracodawca. Jeden powie: podpisałeś umowę, ale skąd mam mieć pewność, że faktycznie wykonywałeś tę pracę. Drugi natomiast stwierdzi: skoro jest umowa, to w przytłaczającej liczbie sytuacji do nawiązania tej współpracy doszło. To wobec tego wyłącznie dobra wola pracodawcy. Na pewno sektor publiczny będzie bardziej nieufny. Dlatego myślę, że część spraw trafi nawet do sądów i byli studenci-zleceniobiorcy będą musieli dodatkowo udokumentować, że tę pracę faktycznie wykonywali - mówi dr Tomasz Lasocki. I dodaje: - Niestety spora część okresów, w których praca była wykonywana po prostu przepadnie wobec braku dowodów. Przypomnę tylko, że jeszcze, gdy trwały prace nad tymi przepisami proponowałem, że na wzór rejestru umów o dzieło, należy wprowadzić obowiązek ewidencjonowania umów zlecenia. Gdyby to zrobiono, to kolejni pracujący nie mieliby tego problemu. A tak dowolność w tym względzie trwała, trwa i będzie trwać. Każdy pracodawca może więc powiedzieć, że do pracownika należy udokumentowanie stażu pracy.
Zobacz też w LEX: Nowe uprawnienia PIP do przekształcania umów w umowy o pracę – co to oznacza dla pracodawców >
A problemy mogą być nawet z udowodnieniem otrzymania zapłaty za wykonywaną przed laty pracę na rachunek bankowy.
- Nie ma jednego terminu przechowywania przez banki całej historii rachunku. Obecnie art. 49 ust. 1 pkt 2 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu zobowiązuje banki do przechowywania dowodów i ewidencji transakcji przez 5 lat od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem. Jest to podstawowy okres wynikający z ustawy AML, a nie automatyczny termin usunięcia wszystkich danych. Ich dłuższe przechowywanie wymaga odrębnej podstawy prawnej i musi być ograniczone do okresu niezbędnego do realizacji określonego celu. W szczególnych przypadkach Generalny Inspektor Informacji Finansowej może zażądać przedłużenia retencji maksymalnie o kolejne 5 lat - mówi nam Paweł Zagaj, dyrektor Zespołu Bankowości Detalicznej w Związku Banków Polskich. I dodaje: - Osoba poszukująca potwierdzeń przelewów z 2006 r. może zwrócić się do swojego banku o ich udostępnienie. Nie ma jednak pewności, że bank nadal posiada takie dane, ponieważ przepisy nie ustanawiają ogólnego obowiązku przechowywania pełnej historii operacji przez 20 lat. Możliwość uzyskania zestawienia powinien zatem potwierdzić konkretny bank po sprawdzeniu posiadanych danych.
- To jest podobna sytuacja do wykazywania okresów zatrudnienia przy ubieganiu się o wcześniejszą emeryturę - trzeba różnymi metodami udowodnić, że faktycznie wykonywało się pracę. To jest sytuacja, której nie da się inaczej rozwiązać niż udowodnić, że miało się umowę o świadczenie usług i na jej podstawie praca była wykonywana - zauważa Marcin Frąckowiak, radca prawny z kancelarii Sadkowski i Wspólnicy, ekspert BCC ds. zbiorowego oraz indywidualnego prawa pracy.
Czytaj też w LEX: Obowiązki pracodawcy stosującego AI w HR – praktyczny przewodnik po wymogach AI Act >
Potrzebne domniemanie prawne
Zdaniem dr Tomasza Lasockiego, państwo mogłoby przyjąć domniemanie prawne. - Co do okresów przeszłych też można było ułatwić życie zleceniobiorcom. Można było bowiem wprowadzić zasadę, że o ile brak jest istotnych wątpliwości co do autentyczności dokumentu umowy, to trzeba przyjąć, że została wykonana. Nikt nie prowadził takiej statystyki, ale sądzę, że tylko w pojedynczych przypadkach po zawarciu umowy zlecenia nie była ona wykonywana. Takie domniemanie na przyszłość niekoniecznie by się sprawdziło, ale znacznie pomogłoby byłym zleceniobiorcom - zauważa. I dodaje: - Ustawodawca rozwiązał problem zaliczania umów cywilnoprawnych do stażu pracy, nie rozwiązując jednocześnie problemu ich dokumentowania. W efekcie część osób może posiadać uprawnienie, którego nie będzie w stanie skutecznie wykazać. Dlatego warto rozważyć zarówno wprowadzenie domniemania wykonywania historycznych umów zlecenia, jak i obowiązek ich ewidencjonowania na przyszłość.
Zobacz w LEX: Przewodnik po zmianach w prawie pracy 2026 r. >
