Pracodawca będzie uwzględniał te okresy na podstawie zaświadczeń z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wystawianych na wniosek pracownika. Nie będzie to stanowiło większego problemu, gdy pracownik wcześniej wykonywał działalność albo pracował w oparciu o umowy zlecenia, z tytułu której był zgłoszony do ubezpieczeń społecznych albo przynajmniej do ubezpieczenia zdrowotnego. Zaświadczenie nie tylko będzie potwierdzało sam fakt wykonywania działalności lub zlecenia, ale także okres, przez jaki to trwało.
Sytuacja staje się bardziej skomplikowana, gdy pracownik będzie chciał doliczyć do stażu pracy wykonywanie zlecenia podczas studiów albo sprzed 1999 r. Wyzwaniem dla pracodawców będzie również uwzględnianie okresów wykonywania różnego rodzaju pracy zarobkowej wykonywanej za granicą. W tych przypadkach ZUS nie wystawi bowiem żadnych zaświadczeń.
Czytaj również: Rozliczanie nowych okresów zaliczanych do stażu pracy może być trudne >>
O zaliczeniu zlecenia decyduje pracodawca
Uczeń lub student, który nie ukończył 26 roku życia, nie podlega żadnym ubezpieczeniom z tytułu umowy zlecenia. W tym okresie jest więc dla ZUS „niewidoczny”, dlatego później, gdy pracownik będzie chciał ten okres doliczyć sobie do stażu pracy, będzie musiał go udowodnić w inny sposób. Ciężar dowodu będzie spoczywał oczywiście na pracowniku, który będzie musiał przekonać pracodawcę, że rzeczywiście wykonywał taką umowę zlecenia podczas studiów lub nauki w szkole. Przepisy nie precyzują, w jaki sposób będzie mógł to zrobić. W praktyce pracownik będzie mógł przedstawić swojemu pracodawcy np. umowę zlecenia, wystawiane do niej rachunki, może także oświadczenie od swojego byłego zleceniodawcy. Były zleceniodawca nie będzie jednak zobowiązany do składania takich oświadczeń, a może się również zdarzyć, że zleceniodawca nie będzie już istniał. Nawet jeśli pracownikowi takie oświadczenie uda się zdobyć, to pracodawca może uznać je za niewiarygodne.
Zobacz też w LEX: Jak wdrożyć w organizacji jawność wynagrodzeń w rekrutacji? >
Podobne problemy napotka osoba, która będzie chciała doliczyć sobie do okresu zatrudnienia czas wykonywania umów zlecenia wykonywanych przed 1999 r. Dopiero bowiem w 1999 r. zostały utworzone indywidualne konta ubezpieczonych w ZUS, na których zapisuje się m.in. informacje o okresach podlegania ubezpieczeniom. W tym przypadku pracownik także będzie musiał znaleźć dokumenty potwierdzające wykonywanie zlecenia w latach 90-tych albo wcześniej. Z powodu chociażby upływu czasu może to być jeszcze trudniejsze niż udowodnienie zlecenia na studiach.
- Okres zatrudnienia może być udokumentowany wszelkimi dokumentami, które będą potwierdzać zatrudnienie. Będą to przykładowo zawarte umowy, dowody otrzymywania wynagrodzenia, zaświadczenie o zatrudnieniu lub o objęciu zagranicznym ubezpieczeniem społecznym. Uważam z kolei, że poleganie w tym przypadku wyłącznie na oświadczeniu pracownika – choćby spisanym – będzie ostatecznością i jego wiążące uwzględnienie będzie zależało od woli pracodawcy – zwraca uwagę Krzysztof Gąsior, adwokat z kancelarii PCS Paruch Chruściel Stępień Kanclerz.
Czytaj też w LEX: Liczenie terminów w prawie pracy >
Cena promocyjna: 224.1 zł
|Cena regularna: 249 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 174.3 zł
Inna praca zarobkowa za granicą
Kolejnym okresem, którego udowodnienie będzie bardzo trudne, będzie czas wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą. W tym przypadku przepisy również nie odpowiadają na pytanie, w jaki sposób ten okres trzeba udokumentować. W uzasadnieniu do nowelizacji kodeksu pracy czytamy, że „nie jest zasadne wskazanie konkretnego rodzaju działalności ze względu na fakt, iż wykonywanie pracy w innych krajach może przybierać różne formy i nazwy”. Możemy jednak zakładać, że chodzi o odpowiedniki umów o świadczenie usług oraz prowadzenia działalności gospodarczej. Przepisy nie zawierają wymogu, aby były to okresy, które za granicą rodziły obowiązek ubezpieczeń społecznych.
Zobacz też w LEX: Przejrzystość wynagrodzeń - obowiązki informacyjne przy zatrudnianiu pracownika >
Pracodawca dokonuje zaliczenia tych okresów na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika. Jak podkreślają autorzy projektu nowelizacji, nie ma ograniczenia co do dokumentów, którymi mogą zostać potwierdzone okresy takiej pracy za granicą. Może to być więc każdy dokument, który w wiarygodny sposób potwierdza przebycie za granicą u pracodawcy zagranicznego okresu wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej. W uzasadnienie projektu (ale nie w samej treści przepisów) wymienia się przykładowo dokumenty z instytucji ubezpieczeniowych (zagranicznych odpowiedników ZUS), podatkowych lub zaświadczenie wydane przez zagranicznego pracodawcę.
- Dostrzegam spore ryzyko do wątpliwości, nieporozumień i sporów z uwagi na roszczenia pracowników do uznania ich okresów zatrudnienia, zwłaszcza za granicą, których pracodawca nie będzie w stanie zweryfikować, biorąc pod uwagę różnorodność form zatrudnienia w samej UE, a tym bardziej poza nią – zwraca uwagę Agata Majewska, radca prawny z kancelarii TDJ Legal Morawiec.
Ciężar udowodnienia tych okresów także spoczywa na pracownika, co oznacza, że pracodawca może żądać od pracownika dostarczenia tłumaczenia przysięgłego wszystkich składanych dokumentów.
Czytaj też w LEX: Zmiany w prawie pracy w 2026 r. >
Sprawdź również książkę: Sądowe postępowanie w sprawach z zakresu prawa pracy >>
Skutki finansowe w jednostkach sektora finansów publicznych
We wszystkich tych przypadkach decyzja, czy dany okres zaliczyć do okresu zatrudnienia będzie należała do pracodawcy. Będzie to miało wpływ na uprawnienia niektórych pracowników.
Możliwość uwzględnienia w stażu pracy dodatkowych okresów wpłynie na szybsze uzyskanie prawa do 26 dni urlopu wypoczynkowego (art. 154 par. 1 pkt 2 k.p.) oraz prawa do urlopu wypoczynkowego (art. 186 par. 1 k.p.), jednak m.in. dla pracowników samorządowych i członków korpusu służby cywilnej będzie to oznaczało przede wszystkim wyższy dodatek za wieloletnią pracę (dodatek stażowy) oraz szybsze nabycie prawa do kolejnej nagrody jubileuszowej. Ci pracownicy, a także zatrudnieni w innych jednostkach sfery finansów publicznych, mają 24 miesiące od wejścia w życie nowych przepisów na potwierdzenie swoim pracodawcom dodatkowego stażu sprzed 1 stycznia 2026 r. Jeśli im się to uda, pracodawcy będą zobowiązani przeliczyć im dodatek stażowy z uwzględnieniem nowego stażu pracy i wypłacić go z wyrównaniem od stycznia 2026 r. Może to również wpłynąć na konieczność przeliczenia i wypłaty wyrównań zasiłków macierzyńskich i świadczenia rehabilitacyjnego. Dodatkowy staż wpłynie również na przyspieszenie wypłaty kolejnej nagrody jubileuszowej.
Czytaj w LEX: Rewolucja w PIP. Nowe uprawnienia inspekcji pracy - projekt >
Podobne skutki może mieć wejście w życie przepisów dla podmiotów prywatnych (1 maja 2026 r.), jednak zależą to od tego, jak skonstruowane są przepisy wewnątrzzakładowe obowiązujące u danego pracodawcy. Kodeks pracy nie nakazuje bowiem, aby wszyscy pracodawcy wypłacali swoim pracownikom dodatek stażowy albo nagrodę jubileuszową ani tym bardziej nie określa, na jakich zasadach takie składniki powinny zostać wypłacone. Dla wspomnianych pracowników samorządowych i członków korpusu służby cywilnej, a także kilku innych grup zatrudnionych w sferze budżetowej, takie uprawnienia wynikają z ustaw szczególnych.
Czytaj również: Staż pracy po nowemu to także wyższe zasiłki i emerytury >>
Pozostaje droga sądowa
I to właśnie pracodawcy z sektora publicznego będą prawdopodobnie szczególnie ostrożni w uwzględnianiu w stażu pracy dodatkowych okresów zatrudnienia. O ile przy okresach potwierdzanych zaświadczeniem z ZUS nie będą mogli odmówić ich zaliczenia do stażu pracy, to przy okresach wykonywania zlecenia podczas studiów lub przed 1999 r., jak również pracy zarobkowej za granicą, takiego przesądzającego o tym dokumentu nie ma. Można się więc spodziewać, że wszelkie wątpliwości będą raczej rozstrzygane na niekorzyść pracownika w obawie przed zarzutami o nieprawidłowe wydatkowanie środków publicznych.
- Przepisy nie mówią, kto i w jakim trybie powinien rozstrzygać wątpliwości w tym zakresie. Widzę tu z jednej strony sporo pracy po stronie działów kard i płac, a z drugiej dociążenie sądów pracy nowym typem sporów dotyczących uprawnień pracowniczych – wyjaśnia Agata Majewska.
Pracownikowi w takiej sytuacji pozostanie jedynie droga sądowa o ustalenie wysokości stażu pracy. Przed sądem pracownik będzie mógł korzystać ze wszystkich środków dowodowych, także z przesłuchania świadków. Sąd będzie miał więcej swobody w ocenianiu przedłożonych dokumentów, zeznań świadków czy wyjaśnień złożonych przez samego pracownika. Jeśli są przyzna mu rację, pracodawca nie będzie miał wyboru, jak tylko uwzględnić sporny okres w stażu pracy. W niektórych przypadkach może to wiązać się także z koniecznością wypłaty wyrównania składników wynagrodzenia takich jak dodatek stażowy.
Czytaj więcej na temat tych zmian w LEX: Ustalanie stażu pracy - zmiana Kodeksu pracy >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
