Obowiązek uruchomienia PPK ciąży - co do zasady - na wszystkich „podmiotach zatrudniających” w rozumieniu ustawy o pracowniczych planach kapitałowych (dalej: ustawa o PPK). Status ten ma nie tylko pracodawca, ale także np. zleceniodawca zatrudniający zleceniobiorcę, który podlega z tytułu tego zlecenia obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Pracodawca lub zleceniodawca jest „podmiotem zatrudniającym”, jeżeli ma NIP lub REGON - jeżeli nie tego numeru identyfikacyjnego, „podmiotem zatrudniającym” jest płatnik składek na ubezpieczenia społeczne.
Ustawy o PPK nie stosuje się do:
- mikroprzedsiębiorcy, o którym mowa w ustawie – Prawo przedsiębiorców, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione zadeklarowały mu niedokonywanie wpłat do PPK, oraz
- osoby fizycznej, która zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z jej działalnością gospodarczą, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby.
Przykład: Mikroprzedsiębiorca zatrudniał tylko jedną osobę zatrudnioną w rozumieniu ustawy o PPK – pracownika, w wieku 35 lat, który zadeklarował mu niedokonywanie wpłat do PPK, w związku z czym mikroprzedsiębiorca nie wdrożył tego programu. W dniu 23 października mikroprzedsiębiorca zatrudnił drugiego pracownika, w wieku 56 lat. Pracownik w tym wieku, który nie chce zostać „zapisany” do PPK, nie składa deklaracji o rezygnacji - wystarczy, że nie złoży pracodawcy wniosku o zawarcie w jego imieniu i na jego rzecz umowy o prowadzenie PPK. Jeżeli nowy pracownik nie złożył tego wniosku, a deklaracja o rezygnacji pierwszego pracownika nadal jest skuteczna, mikroprzedsiębiorca nie uruchamia PPK. Załóżmy, że mikroprzedsiębiorca zatrudnia opiekunkę do dziecka - nie wdraża PPK także dla tej opiekunki, gdyż jest ona zatrudniona wyłącznie w celach prywatnych.
Ponadto, decyzję o niestosowaniu ustawy o PPK mógł podjąć podmiot zatrudniający objęty jednym z czterech etapów wdrożenia PPK, wskazanych w przepisach przejściowych ustawy o PPK (art. 134), jeżeli prowadził pracowniczy program emerytalny (PPE), w którym uczestniczyło co najmniej 25 proc. osób zatrudnionych, oraz naliczał i odprowadzał składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5 proc. wynagrodzenia. Zwolnienie z obowiązku wdrożenia PPK z uwagi na prowadzenie PPE nie jest bezterminowe – taki podmiot zatrudniający musi stosować ustawę o PPK m.in. począwszy od dnia zawieszenia naliczania i odprowadzania składek podstawowych do PPE w okresie przekraczającym 90 dni. Uprawnienie do niewdrożenia PPK z uwagi na prowadzenie PPE nie przysługuje podmiotowi zatrudniającemu objętemu ustawą o PPK na zasadach ogólnych.
Czytaj również: Możliwość obniżenia wpłaty podstawowej do PPK zależy od wysokości wynagrodzenia>>
Na podstawie informacji z ZUS
PFR co kwartał otrzymuje z ZUS informacje o płatnikach, którzy zadeklarowali składki na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osoby zatrudnione i weryfikuje, czy widnieją oni w prowadzonej przez niego ewidencji PPK. Jeśli podmiot zobowiązany do wdrożenia PPK nie widnieje w tej ewidencji, PFR wzywa go do zawarcia umowy o zarządzanie PPK z funduszem zdefiniowanej daty zarządzanym przez wyznaczoną instytucją finansową (PFR TFI S.A.) w terminie 30 dni od otrzymania wezwania albo do przekazania informacji o zawarciu umowy o zarządzanie PPK z inną instytucją finansową.
Przykład: Podmiot zatrudniający otrzymał wezwanie PFR do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, ale uważa, że 30-dniowy termin na zawarcie tej umowy jest za krótki. Przepisy ustawy o PPK nie przewidują możliwości jego przedłużenia. Zawarcie umowy o zarządzanie PPK dopiero na wezwanie PFR oznacza, że umowa ta zostaje zawarta po terminie wynikającym z przepisów ustawy o PPK.
Ważne: Podmiot zatrudniający, który nie stosuje ustawy o PPK z uwagi na prowadzenie PPE, w odpowiedzi na wezwanie PFR, ma obowiązek przekazać do PFR oświadczenie o prowadzeniu PPE wraz ze wskazaniem wysokości naliczanej i odprowadzanej składki podstawowej do PPE oraz procentowego udziału osób zatrudnionych, które uczestniczą w PPE. Również mikroprzedsiębiorca lub osoba zatrudniająca inną osobę wyłącznie w celach prywatnych, do których nie stosuje się ustawy o PPK, po otrzymaniu wezwania PFR, mają obowiązek przekazać do PFR oświadczenie o spełnianiu warunków wyłączających w ich przypadku stosowanie ustawy o PPK.
Wezwania na ZUS PUE
W ustawie z 17 września 2021 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2021 r., poz. 1777) przyjęto, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie roku od odwołania ostatniego z nich, wezwania PFR do zawarcia umowy o zarządzanie PPK mogą być wysyłane za pomocą profilu informacyjnego utworzonego w systemie informatycznym udostępnionym przez ZUS. W tym celu PFR przekazuje ZUS nazwę i NIP podmiotu zatrudniającego, który nie dopełnił obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w terminie, a ZUS udostępnia wezwanie do zawarcia umowy o zarządzanie PPK na profilu informacyjnym w systemie teleinformatycznym ZUS - nie wcześniej niż po upływie 14 dni roboczych od otrzymania danych z PFR. Wezwanie to uznaje się za skuteczne:
- w momencie jego odbioru przez podmiot zatrudniający na profilu w PUE ZUS albo
- po upływie 14 dni od dnia umieszczenia wezwania na profilu w PUE ZUS - w przypadku jego nieodebrania.
W wezwaniu do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, udostępnionym podmiotowi zatrudniającemu w systemie ZUS, zawarty jest link przekierowujący ten podmiot bezpośrednio na stronę PFR (wezwania-ppk.pfr.pl), gdzie podmiot zatrudniający może wypełnić formularz, w którym informuje PFR o zawarciu umowy o zarządzanie PPK albo podaje przyczynę jej niezawarcia. Do formularza podmiot zatrudniający loguje się za pomocą podanych w treści wezwania NIP i TOKENU. Odpowiedzi przesłane poprzez formularz są automatycznie zapisywane w bazie danych PFR.
Przykład: Podmiot zatrudniający chce otrzymać potwierdzenie, że udzielił odpowiedzi na wezwanie PFR. Podczas uzupełniania przesłanego mu formularza, proszony jest o podanie w nim m.in. swoich danych kontaktowych, w tym numeru telefonu i maila. Podanie maila umożliwi PFR przesłanie podmiotowi zatrudniającemu potwierdzenia wysłania formularza (złożenia przez podmiot zatrudniający oświadczenia). Podmiot zatrudniający może samodzielnie wygenerować potwierdzenie złożenia oświadczenia, klikając w link podany na końcu formularza - link ten jest jednak aktywny tylko do momentu zamknięcia strony.
Więcej na temat PPK na www.mojeppk.pl i pod nr telefonu 800 775 775. Zachęcamy również do korzystania z bezpłatnych szkoleń prowadzonych przez ekspertów PFR Portal PPK. Na szkolenia można zapisać się tutaj.
Podstawa prawna:
Ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r. poz. 46 ze zm.).
Autorka jest ekspertem PFR Portal PPK
