Pracodawca jest obowiązany do obliczenia i dokonania finansowanych przez siebie wpłat do instytucji finansowej oraz do obliczenia, pobrania od uczestnika PPK i dokonania wpłat finansowanych przez uczestnika PPK. Wpłaty finansowane przez pracodawcę są obliczane, a wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane od uczestnika PPK w terminie wypłaty wynagrodzenia. Wszystkie powinny być przekazane do instytucji finansowej do 15 dnia kolejnego miesiąca. Zdarzają się jednak sytuacje w których pracodawca „zapomina” o dokonywaniu wpłat do instytucji finansowej albo - np. ze względu na błędne informacje przekazane mu przez osobę zatrudnioną - w ogóle ich nie nalicza i nie pobiera, choć - jak się później okazuje - powinien był to robić. Co w takiej sytuacji?
Czytaj również: Otrzymanie zwrotu nienależnych wpłat do PPK ma skutki podatkowe>>
Wpłaty spóźnione
Wpłaty, które zostały w terminie obliczone i pobrane, a tylko nie zostały dokonane (przekazane) do instytucji finansowej, są wpłatami spóźnionymi i dopuszczalne jest ich dokonanie. W takiej sytuacji pracodawca powinien więc - jak tylko zorientuje się, że „zapomniał” o przekazaniu takich wpłat do instytucji finansowej - naprawić swój błąd, czyli jak najszybciej wpłaty obliczone i pobrane przekazać do instytucji finansowej.
Wpłaty zaległe
Bardziej skomplikowana jest sytuacja, w której pracodawca w ogóle nie naliczał i nie pobierał wpłat do PPK - mimo, że powinien. Są to wpłaty z zaległe, których nie można naliczyć i pobrać po terminie, w jakim powinno to było nastąpić, oraz przekazać do instancji finansowej. Ustawa o PPK nie przewiduje bowiem możliwości wstecznego dokonywania zaległych wpłat. I to bez względu na przyczynę takiego zaniechania. Takie rozwiązanie mogłoby okazać się uciążliwe dla pracownika, np. w przypadku, gdy należałoby pobrać i dokonać jednorazowo wpłat do PPK za kilka lub nawet kilkanaście miesięcy, co mogłoby okazać się dość istotnym obciążeniem finansowym dla zatrudnionej osoby. Z tego względu należy uznać, że nie jest dopuszczalne dokonywanie do PPK zaległych wpłat, nawet za zgodą osoby zatrudnionej.
Ważne! Zgodnie z art. 29 ustawy o PPK do wpłat dokonywanych do PPK - w zakresie nieuregulowanym w tej ustawie - stosuje się przepisy kodeksu cywilnego. Roszczenia z tytułu wpłat ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym wpłaty stały się wymagalne (jest to inny termin przedawnienia roszczeń niż w przypadku roszczeń ze stosunku pracy).
Sprawdź w LEX: Do którego momentu spółka w restrukturyzacji korzysta ze zwolnienia z obowiązku finansowania wpłat do PPK? >
Rekompensata dla uczestnika PPK
Szkoda powstała w związku z niedokonaniem wpłat powinna zostać zrekompensowana uczestnikowi PPK na zasadach wynikających z przepisów Kodeksu cywilnego. Dotyczy to zarówno szkody spowodowanej nieterminowym dokonaniem wpłat do PPK (gdy wpłaty obliczone i pobrane w terminie wypłaty wynagrodzenia zostały przekazane do instytucji finansowej po terminie, w którym powinny były zostać dokonane), jak i ich nieprzekazaniem w ogóle – w związku z tym, że wpłat zaległych pracodawca nie może już dokonać.
Uczestnikowi PPK przysługują wówczas roszczenia o naprawienie szkody spowodowanej zawinionym działaniem pracodawcy. W art. 481 par. 1 k.c. przyjęto, że jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności. W myśl art. 481 par. 3 k.c., w razie zwłoki dłużnika wierzyciel może ponadto żądać naprawienia szkody na zasadach ogólnych. Zgodnie z art. 361 k.c. zobowiązany do odszkodowania ponosi odpowiedzialność tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego szkoda wynikła. W tych granicach, w braku odmiennego przepisu ustawy lub postanowienia umowy, naprawienie szkody obejmuje straty, które poszkodowany poniósł, oraz korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono. Przepisy ustawy o PPK nie modyfikują zasad odpowiedzialności za szkodę, która została wyrządzona uczestnikowi PPK przez pracodawcę niedokonaniem wpłat do PPK w terminie. Zarówno ustalenie wysokości odsetek, jak i ewentualnego odszkodowania przysługującego uczestnikowi PPK powinno nastąpić zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego.
Zobacz procedurę: Kwalifikowanie świadczeń stanowiących podstawę naliczania wpłat do PPK >
Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Przepisy >>
Wina osoby zatrudnionej
Należy też pamiętać, że są sytuacje, w których pracodawca będzie zwolniony z odpowiedzialności za niedokonanie wpłat do PPK. Zgodnie bowiem z art. 28 ust. 6 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych, podmiot zatrudniający nie ponosi odpowiedzialności za brak lub błędne obliczenie, pobranie lub dokonanie wpłaty, jeżeli jest to spowodowane przekazaniem podmiotowi zatrudniającemu przez osobę zatrudnioną błędnych informacji, skutkujących błędnym ustaleniem w przedmiocie podlegania przez daną osobę zatrudnioną obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu z tytułu zatrudnienia w tym podmiocie zatrudniającym.
Przykład: Zleceniobiorca zatrudniony od 1 kwietnia 2023 r. złożył błędne oświadczenie zleceniodawcy, w wyniku czego został zgłoszony tylko do ubezpieczenia zdrowotnego (powinien być również zgłoszony do ubezpieczeń społecznych) i nie został „zapisany” do PPK. Zleceniodawca dopiero we wrześniu otrzymał informacje o tych okolicznościach. W takiej sytuacji – zgodnie z art. 17 ustawy o PPK – w pierwszym dniu po upływie terminu na zawarcie umowy o prowadzenie dla tego zleceniobiorcy, czyli 11 lipca 2023 r. powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy osobą zatrudnioną a instytucją finansową, z którą podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK. Oznacza to, że od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego po tej dacie powinny być odprowadzane wpłaty do PPK za tego zleceniobiorcę, co jak wiadomo nie miało miejsca. W związany z tym jednak, że zaniechanie podmiotu zatrudniającego wynikało z błędnego oświadczenia złożonego mu przez zleceniobiorcę – podmiot ten nie będzie zobowiązany do zrekompensowania zleceniobiorcy powstałej szkody.
Zobacz procedurę: Wpływ terminu wypłaty wynagrodzenia (do końca miesiąca i do 10. dnia następnego miesiąca) na sposób naliczania i odprowadzanie wpłat do PPK >
Ważne! Jeżeli podmiot zatrudniający nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące (90 dni) zatrudnienia, przyjmuje się, że w pierwszym dniu po upływie tego terminu - z mocy prawa - powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy osobą zatrudnioną a instytucją finansową, z którą podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK. Umowę o prowadzenie PPK uważa się wówczas za zawartą na warunkach wynikających z umowy o zarządzanie PPK.
Więcej na temat PPK na mojeppk.pl i pod nr telefonu 800 775 775. Zachęcamy również do korzystania z bezpłatnych szkoleń prowadzonych przez ekspertów PFR Portal PPK. Na szkolenia można zapisać się tutaj.
Podstawa prawna:
Ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r. poz. 46 ze zm.).
Autorka jest ekspertem PFR Portal PPK
Sprawdź też w LEX:
W jakim terminie należy zawrzeć umowę o prowadzenie PPK dla ponownie zatrudnianego pracownika? >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
