PZP: Od piątku zmiany w procedurze przed KIO

Gorsza pozycja przystępujących do postępowania i niejasności co do zdalnych rozpraw – zmiany, które zaczną obowiązywać od najbliższego piątku, wywołują kontrowersje wśród praktyków zajmujących się zamówieniami publicznymi. Są też kłopoty z niektórymi sprawami wnoszonymi drogą elektroniczną, gdyż część arbitrów jej umarza.

Chodzi o ustawę z 21 maja 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego (Dz. U. z 2025 r. poz. 769), która wchodzi w życie w piątek, 13 bm. Gorącą dyskusję wywołały uwagi Anny Prigan, radcy prawnego i partnera w kancelarii Wardyński i Wspólnicy na kancelaryjnym blogu „Co do zasady”, w którym opisuje wchodzące w życie zmiany.

Gorsza pozycja przystępującego

Na zmianach mogą dużo stracić te podmioty, które same się nie odwołały, ale chciałyby przystąpić do postępowania po jednej ze stron.

Po nowelizacji wykonawca może zgłosić przystąpienie do postępowania odwoławczego w terminie trzech dni od dnia otrzymania odwołania albo jego kopii, wskazując stronę, do której przystępuje, interes w uzyskaniu rozstrzygnięcia na korzyść strony, do której przystępuje oraz twierdzenia, a także dołączając dowody na poparcie swoich twierdzeń lub w celu odparcia twierdzeń powołanych w odwołaniu lub odpowiedzi na odwołanie. Termin pozostaje ten sam – trzy dni kalendarzowe – ale jego treść jest jakościowo zupełnie inna. Z prostej deklaracji formalnej przystąpienie staje się pełnym merytorycznie pismem procesowym, do którego złożenia wymagane jest zebranie i przedstawienie dowodów. Pismo takie nie różni od odwołania bądź odpowiedzi na odwołanie – pisze mec. Prigan i podaje skrajny przypadek, gdy na merytoryczna prace może być tylko jeden dzień, gdyż jeśli sprawa wpłynie w piątek wieczorem, to w zasadzie jest jeden dzień roboczy – poniedziałek – na działanie.

A jednocześnie zaostrzono przepisy o prekluzji dowodowej, co jeszcze bardziej osłabia pozycję przystępującego.

Opłakana sytuacja procesowa przystępującego nie jest wypadkiem przy pracy, bo na etapie prac nad nowelizacją pełnomocnicy procesowi postulowali wydłużenie terminów obowiązujących przystępującego. Nadto, biorąc pod uwagę sekwencję zdarzeń w toku postępowania odwoławczego, nie ma żadnych istotnych powodów, aby przystępujący musiał przekazywać swoje stanowisko pisemne wcześniej niż zamawiający. Tymczasem przyjęta konstrukcja jest taka, że zanim zamawiający zacznie pisać odpowiedź na odwołanie, będzie już dysponował całą argumentacją odwołania oraz wniesionych przystąpień. Regulacje zawarte w nowelizacji są efektem postrzegania roli procesowej przystępującego i celowym zabiegiem utrudniającym aktywny udział przystępujących w postępowaniach odwoławczych – uważa mec. Prigan.

(Prawie) zdalne rozprawy

Artykuł 508a ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320), który zaczyna obowiązywać 13 bm., przewiduje rozprawy zdalne, ale nie wyklucza też uczestnictwa w nich osobiście. Tak wynika z brzmienia ust. 2, który stanowi, że w przypadku zdalnej rozprawy lub zdalnego posiedzenia na sali rozpraw są obecni skład orzekający i protokolant, a pozostałe osoby uczestniczące w zdalnej rozprawie lub zdalnym posiedzeniu, w szczególności strony i uczestnicy postępowania odwoławczego, nie muszą być na sali rozpraw obecne.

Przepisy są sformułowane w ten sposób, że zdalny udział stron i uczestników jest ich własnym wyborem. Jeszcze na etapie dyskusji nad projektem pojawiały się głosy, że rozwiązanie to jest niejasne i rodzi obawy, że rezygnacja z przyjazdu do KIO da przewagę tym, którzy stawili się osobiście. Bardziej transparentna byłaby zasada, że w przypadku rozprawy zdalnej żadna ze stron bądź uczestników nie może stawić się osobiście. Natomiast zdalne rozprawy są oczywistą i pożądaną konsekwencją postępu technicznego, a fakt, że rozwiązania funkcjonujące już w Sądzie Zamówień Publicznych dopiero teraz zostaną wdrożone w postępowaniu odwoławczym, powinien raczej zaskakiwać, niż rodzić obawy. Postępowania odwoławcze wymagają bowiem reformy na wielu polach. Mimo to z dużą rezerwą oczekuję nadchodzących tygodni (nowe zasady obejmą dopiero postępowania wszczęte po dacie wejścia w życie nowelizacji) – prognozuje mec. Prigan.

Zobacz też szkolenie online w LEX: Prawo zamówień publicznych 2025/2026 – najnowsze zmiany i ich praktyczne konsekwencje >

Mateusz Bogucki, radca prawny, zwraca uwagę na to, że nawet jeśli – mimo wyznaczenia rozprawy zdalnej – ktoś postanowi stawić się w KIO osobiście, pismo lub dowód z dokumentów otrzyma na adres elektroniczny.

Zgodnie z aktualnym projektem rozporządzenia, pisma wnoszone podczas rozpraw zdalnych będą składane wyłącznie w postaci elektronicznej – uprzedza mec. Bogucki w swoim wpisie na Linkedin i poleca – na wszelki wypadek – chodzić zawsze do KIO z laptopem.

Czytaj też w LEX: Deregulacja prawa administracyjnego w praktyce samorządowej >

Umarzane sprawy inicjowane elektronicznie

Na reformę postępowania przed KIO nakładają się również inne zmiany w prawie, w tym te dotyczące e-doręczeń i e-PUAP. Chodzi o komunikat UZP opublikowany 10 lutego br. Urząd informuje w nim, że odwołania oraz zgłoszenia przystąpienia do postępowania odwoławczego mogą być – zgodnie z obowiązującymi przepisami – wnoszone na trzy równorzędnie dopuszczalne sposoby: na adres do doręczeń elektronicznych, za pośrednictwem platformy e‑PUAP, a także w formie pisemnej, poprzez operatora pocztowego, osobiście lub przez posłańca.

W świetle zbliżających się zmian legislacyjnych rekomendujemy jednak, aby – w miarę możliwości – kierować odwołania i przystąpienia przede wszystkim przez e‑Doręczenia. Projekt nowelizacji Rozporządzenia w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań, wydawanego na podstawie art. 544 PZP, zastrzega dla wnoszenia do KIO odwołań i zgłaszania przystąpień do postępowania odwoławczego w postaci elektronicznej właśnie tą drogę. Projekt ten koresponduje z nowelizacją ustawy PZP – czytamy w lutowym komunikacie UZP.

Projekt rozporządzenia (numer w RCL – 84) w najnowszej wersji z 4 bm. przewiduje nowe brzmienie par. 4, który wyraźnie rozstrzyga, że pisma w postępowaniu odwoławczym wnoszone do Prezesa Izby lub Izby można będzie wnieść w formie pisemnej (na adres korespondencyjny KIO), natomiast elektronicznie na adres do doręczeń elektronicznych. Niektóre pisma w postępowaniu odwoławczym - z wyjątkiem samego odwołania i przystąpienia do postępowania odwoławczego – można byłoby wnieść w postaci elektronicznej i przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, na adres e-mail KIO.

Aktualnie obowiązujący przepis par. 4 ust. 1 zmienianego rozporządzenia stanowi, że pisma w postępowaniu odwoławczym w postaci elektronicznej wnoszone przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z art. 508 ust. 2 ustawy PZP, przekazuje się na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu lub na wskazany adres poczty elektronicznej, przy użyciu których obsługiwana jest korespondencja Izby, przy czym odwołanie i zgłoszenie przystąpienia do postępowania odwoławczego przekazuje się na elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu. Biorąc pod uwagę zmiany wprowadzone ustawą o doręczeniach elektronicznych, które zmierzają do ostatecznego zastąpienia elektronicznej skrzynki podawczej (tzw. e-PUAP) adresem do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych, niezbędne jest wprowadzenie zmiany dostosowującej, która wskazuje adres do doręczeń elektronicznych, a nie jak dotychczas na elektroniczną skrzynkę podawczą – czytamy w uzasadnieniu noweli rozporządzenia przygotowanym w UZP.

Jednak część prawników jest zaskoczonych umarzaniem spraw wnoszonych elektronicznie i wymieniają się oni pomiędzy sobą otrzymanymi uzasadnieniami postanowień KIO.

Kilkoro arbitrów uważa, że wyłączenie formularza odwołania oraz przystąpienia w ePUAP oznacza, że odwołanie i przystąpienie można wnieść tylko na piśmie (w terminie musi znaleźć się w sekretariacie KIO). Postępowania odwoławcze wywołane wniesionymi elektronicznie odwołaniami są więc po sznureczku umarzane. Nie współgra to z reformą e-doręczeń oraz zalecaniami UZP do korzystania z tej formy przesyłania pism – zaznacza mec. Prigan w swojej analizie.

Zobacz szkolenie online w LEX: Zmiany w postępowaniu odwoławczym przed Krajową Izbą Odwoławczą >